EASY SOFTWARE AG
EASY SOFTWARE AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 23.12.2020 in Mülheim an der Ruhr mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Beschlussfassung über die Zustimmung zu einem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der EASY SOFTWARE AG und der deltus 36. AG

Die EASY SOFTWARE AG und die deltus 36. AG mit Sitz in Frankfurt am Main, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRB 119660, haben am 15. November 2020 einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen.

Die zur Wirksamkeit des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags benötigte Zustimmung der Hauptversammlung der deltus 36. AG ist für den 16. November 2020 geplant.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Abschluss des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags vom 15. November 2020 zwischen der EASY SOFTWARE AG als beherrschtem Unternehmen und der deltus 36. AG als herrschendem Unternehmen zuzustimmen.

Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag hat folgenden Wortlaut:

Beschlussfassung über die Neuwahl der Mitglieder des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 14 Abs. 1 der Satzung derzeit aus drei Mitgliedern zusammen, die durch die Hauptversammlung zu wählen sind.

Sämtliche Aufsichtsratsmitglieder der EASY SOFTWARE AG, namentlich Herr Stefan ten Doornkaat, Herr Armin Steiner und Herr Serkan Katilmis, haben vor dem Hintergrund der durch das vollzogene Übernahmeangebot der deltus 36. AG eingetretenen Veränderung der Mehrheitsverhältnisse an der Gesellschaft und angesichts des von Battery Ventures geäußerten Wunsches, den Aufsichtsrat der Gesellschaft vollständig neu zu besetzen, jeweils ihre Aufsichtsratsmandate mit Wirkung zu dieser Hauptversammlung niedergelegt.

Es sind daher alle Mitglieder des Aufsichtsrats neu zu wählen.

An Wahlvorschläge ist die Hauptversammlung nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

jeweils mit Wirkung ab Beendigung der außerordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 23. Dezember 2020 als Aufsichtsratsmitglieder in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Bestellung erfolgt gemäß § 15 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft als Nachfolger für die jeweilige restliche Amtszeit von Herrn Stefan ten Doornkaat, Herrn Armin Steiner und Herrn Serkan Katilmis, also für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt.

Herr Richard Wiegmann hat mitgeteilt, dass er im Fall seiner Wahl für das Amt des Vorsitzenden des Aufsichtsrats zur Verfügung steht.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Wahlen zum Aufsichtsrat entscheiden zu lassen.

Unter Abschnitt II. Ziffer 10 dieser Einberufung finden sich die Lebensläufe der zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten sowie weitere Angaben.

Beschlussfassung über die Erweiterung des Aufsichtsrats auf vier Mitglieder sowie entsprechende Änderungen der Satzung

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht derzeit aus der gesetzlichen Mindestzahl von drei Mitgliedern. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass eine Erweiterung des Aufsichtsrats auf vier Mitglieder sachgerecht ist, um hierdurch im Fall der Verhinderung eines Mitglieds trotzdem weiterhin beschlussfähig zu bleiben. Eine Erweiterung des Aufsichtsrats erfordert es, die Regelungen der Satzung der Gesellschaft betreffend die Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats zu ändern.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

Beschlussfassung über die Wahl eines weiteren Aufsichtsratsmitglieds

Um die Unterbesetzung des Aufsichtsrats für den Fall zu vermeiden, dass der Beschlussvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat unter Tagesordnungspunkt 3 zur Erweiterung des Aufsichtsrats auf vier Personen angenommen wird, soll die Hauptversammlung ein weiteres Mitglied des Aufsichtsrats für den Fall wählen, dass die entsprechende Satzungsänderung mit Eintragung in das Handelsregister wirksam wird.

An Wahlvorschläge ist die Hauptversammlung nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

mit Wirkung ab Eintragung der unter Tagesordnungspunkt 3 zu beschließenden Änderung von § 14 Abs. 1 der Satzung im Handelsregister bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, zum Aufsichtsratsmitglied der EASY SOFTWARE AG zu wählen.

Unter Abschnitt II. Ziffer 10 dieser Einberufung finden sich der Lebenslauf des zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten sowie weitere Angaben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.442.039,00. Es ist eingeteilt in 6.442.039 Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.442.039 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.442.039 Stimmen.

Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten; Übertragung der Hauptversammlung im HV-Aktionärsportal

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die außerordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Dieser Beschluss erfolgte gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (im Folgenden ‘COVID-19-Gesetz‘).

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich.

Die Durchführung der außerordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung, zur Stellung von Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation.

Die gesamte in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Am Hauptbahnof 4, 45468 Mülheim an der Ruhr, stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 23. Dezember 2020 ab 10:00 Uhr über das internetbasierte Aktionärsportal der Gesellschaft (‘HV-Aktionärsportal‘) unter der Internetadresse

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ in Bild und Ton live übertragen.

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal verfolgen.

Nur diejenigen Aktionäre, die sich wie nachstehend in Ziffer 3 beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, können darüber hinaus persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben. Ausschließlich die elektronische Briefwahl oder die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters stehen den Aktionären bzw. ihren ordnungsgemäß Bevollmächtigten für eine Ausübung des Stimmrechts zur Verfügung.

Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts, der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme).

Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zum HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre eigenen Zugangsdaten mit der übersandten Zugangskarte. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im HV-Aktionärsportal der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des HV-Aktionärsportals der Gesellschaft und zu den Nutzungsbedingungen können die Aktionäre den dort hinterlegten Informationen entnehmen.

Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind nur ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre berechtigt. Die Anmeldung muss gemäß § 9 der Satzung der Gesellschaft spätestens bis

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

EASY SOFTWARE AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München

oder per Telefax an:
+49 89 30903-74675

oder per E-Mail an:
anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären auch an, sich online über das HV-Aktionärsportal unter der Internetadresse

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ anzumelden.

Formulare, die Aktionäre für die Anmeldung nutzen können, sowie die Tagesordnung zur Hauptversammlung werden an die bis zum 09. Dezember 2020 (0:00 Uhr) im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen der Aktionäre übermittelt. Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt. Die automatische Übersendung der Anmeldeunterlagen nebst Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist nur bei Eintragung im Aktienregister bis spätestens 09. Dezember 2020 (0:00 Uhr) gewährleistet. Bei späterer Eintragung im Aktienregister steht ausschließlich die Möglichkeit der Anmeldung unter der vorgenannten Anschrift zur Verfügung; in diesem Fall bitten wir bei der Anmeldung um Nennung des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums. Sollten Aktionäre die Einladungsunterlagen – weil sie an dem für den Versand maßgeblichen Tag noch nicht im Aktienregister eingetragen sind – nicht unaufgefordert erhalten, werden diese den betreffenden Aktionären auf Verlangen zugesandt. Ein entsprechendes Verlangen ist an die oben genannte Anmeldeanschrift zu richten.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist. Für die Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit vom 17. Dezember 2020 (0:00 Uhr) bis einschließlich 23. Dezember 2020 keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 16. Dezember 2020, 24:00 Uhr, (‘Technical Record Date’). Der Handel mit Aktien der Gesellschaft wird durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre daher über ihre Aktien weiter frei verfügen.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des wirtschaftlichen Eigentümers der Aktien ausüben.

Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 16. Dezember 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (siehe Ziffer 3). Unseren Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte steht hierzu das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ zur Verfügung – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.

Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern im Sinne des § 134a Abs. 1 Nr. 3 AktG sowie sonstigen diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen, können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Im Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 33 ff. WpHG hingewiesen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die zum Ablauf des 16. Dezember 2020 (24:00 Uhr) im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen sowie eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Auch die Bevollmächtigten können das Stimmrecht in der Hauptversammlung ausschließlich durch elektronische Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen mindestens der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG). Für die Bevollmächtigung von und Stimmrechtsausübung durch Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen gelten die besonderen Regelungen in § 135 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form von Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen mit diesen abzustimmen.

Bevollmächtigte können (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen, Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben.

Zur Abgabe einer Vollmacht stehen mehrere Wege zur Verfügung:

Zum einen haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ zu nutzen, um eine Vollmacht zu erteilen, zu ändern oder zu widerrufen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.

Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Bevollmächtigung in mindestens Textform (§ 126b BGB), d. h. per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte.

Per Post, per Telefax oder per E-Mail erteilte Bevollmächtigungen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) der so erfolgten Bevollmächtigung müssen spätestens bis zum Ablauf des 22. Dezember 2020 (24:00 Uhr) in mindestens Textform (§ 126b BGB) unter der Adresse

EASY SOFTWARE AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München

Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: easy-aohv2020@computershare.de

bei der Gesellschaft eingehen.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG).

Verfahren für die Stimmabgabe durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Ferner bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Eine rechtzeitige Anmeldung ist auch im Falle der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erforderlich. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen, und wird die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, wird sich der Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bitte beachten Sie, dass der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung der Fragemöglichkeit, zur Stellung von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen die Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen wird.

Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der Weisungen.

Um Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu erteilen sowie gegebenenfalls zu ändern oder zu widerrufen, haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte zum einen die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ zu nutzen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.

Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Vollmachten und Weisungen per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte.

Per Post, per Telefax oder per E-Mail abgegebene Vollmachten inklusive Weisungen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) müssen spätestens bis zum Ablauf des 22. Dezember 2020 (24:00 Uhr) in mindestens Textform unter der Adresse

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80249 München

Telefax: +49 89 30903-74675

E-Mail: easy-aohv2020@computershare.de

bei der Gesellschaft eingehen.

Fragemöglichkeit des Aktionärs gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz). Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten sind spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. In der virtuellen Hauptversammlung selbst besteht keine Fragemöglichkeit der Aktionäre und ihren Bevollmächtigten.

Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten müssen der Gesellschaft daher bis spätestens 20. Dezember 2020, 24:00 Uhr, auf dem vorgenannten Übermittlungsweg zugehen. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.

Eine Beantwortung der eingereichten Fragen kann gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen des Vorstands erfolgen.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, haben das Recht, gegen einen Beschluss der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ während der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll zu erklären.

Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG wie folgt zu:

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (entsprechend 322.102 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entsprechend 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, mithin bis zum Ablauf des 22. November 2020, zugehen. Wir bitten, derartige Verlangen an folgende Adresse zu richten:

EASY SOFTWARE AG
Investor Relations
Am Hauptbahnhof 4
45468 Mülheim an der Ruhr

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden zudem den Aktionären mitgeteilt und auf der Internetseite

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ veröffentlicht.

Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Mit der Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Briefwahl oder der Beauftragung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters geht nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes kein Recht der Aktionäre einher, in der virtuellen Hauptversammlung Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln, und solche ordnungsgemäß übermittelten Gegenanträge und Wahlvorschläge in der Hauptversammlung als gestellt behandeln.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:

EASY SOFTWARE AG
Investor Relations
Am Hauptbahnhof 4
45468 Mülheim an der Ruhr

Telefax: +49 (0) 208 45016 108

E-Mail: investorrelations@easy.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen nicht zugänglich gemacht werden. Über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.

In Abweichung zu § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG (Frist von 14 Tagen vor der Hauptversammlung) ermöglichen wir unseren Aktionären, dass die spätestens bis zum Ablauf des 15. Dezember 2020, 24:00 Uhr, (d.h. 7 Tage vor der Hauptversammlung) unter vorstehender Anschrift eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sowie eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu Gegenanträgen bzw. des Aufsichtsrats zu Wahlvorschlägen von Aktionären auf der Internetseite

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ zugänglich gemacht werden. Anträge und Wahlvorschläge, die sich nicht in der Ablehnung eines Vewaltungsantrags erschöpfen, werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs mit Großbuchstaben gekennzeichnet.

Ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge, die entsprechend der vorstehenden Ausführungen im Vorfeld der Hauptversammlung zugänglich gemacht wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt werden, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.

Informationen und zu veröffentlichende Unterlagen

Diese Einberufung der Hauptversammlung, weitere Informationen im Zusammenhang mit dieser Hauptversammlung und insbesondere, aber nicht ausschließlich, folgende Unterlagen sind von der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’ zugänglich:

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die EASY SOFTWARE AG erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen.

Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Aktionäre gemäß der Datenschutzgrundverordnung finden sich auf der Internetseiteder Gesellschaft unter

in der Rubrik ‘EASY GRUPPE’, dort ‘INVESTOR RELATIONS’ unter dem Abschnitt ‘Hauptversammlung’.