IMMOFINANZ AG
IMMOFINANZ AG: Einladung zur auĂerordentlichen Hauptversammlung
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/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
IMMOFINANZ AG: Einladung zur auĂerordentlichen Hauptversammlung Der Vorstand hat zum Schutz der AktionĂ€re und der sonstigen Teilnehmer beschlossen, die Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG, BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 246/2021 und der COVID-19-GesV, BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II Nr. 609/2021, durchzufĂŒhren. Dies bedeutet, dass die AktionĂ€re aus GrĂŒnden des Gesundheitsschutzes bei der Hauptversammlung der IMMOFINANZ AG am 31. MĂ€rz 2022 nicht physisch anwesend sein können. Der Vorstand bittet um VerstĂ€ndnis dafĂŒr, dass die AktionĂ€re nicht selbst zur Hauptversammlung kommen können. Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen fĂŒr die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung gemÀà § 2 Abs 4 COVID-19-GesV sind in Punkt C. der Einberufung erlĂ€utert. A. Tagesordnung (§ 106 Z 3 AktG) 1. Wahlen in den Aufsichtsrat. Die Einberufung der Hauptversammlung erfolgt aufgrund eines schriftlichen Verlangens der AktionĂ€rin WXZ1 a.s. (Tochtergesellschaft der CPI Property Group S.A.) im Sinne von § 105 Abs 3 AktG. B. Bereitstellung von Informationen (§ 106 Z 4 AktG)
– Verlangen auf Einberufung einer auĂerordentlichen Hauptversammlung der IMMOFINANZ AG gemÀà § 105 Abs 3 AktG der AktionĂ€rin WXZ1 a.s. – Tagesordnung samt BeschlussvorschlĂ€gen und BegrĂŒndung der AktionĂ€rin WXZ1 a.s. – LebenslĂ€ufe und ErklĂ€rungen gemÀà § 87 Abs 2 AktG der von der AktionĂ€rin WXZ1 a.s. zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten – Einberufung – Fragenformular – Vollmachtsformulare (Vollmachtserteilung samt Weisungen, Widerruf) an die vier von der Gesellschaft namhaft gemachten unabhĂ€ngigen besonderen Stimmrechtsvertreter C. Informationen zur virtuellen Hauptversammlung und zu organisatorischen und technischen Voraussetzungen fĂŒr die Teilnahme
1. Ăbertragung der Hauptversammlung im Internet Die Hauptversammlung wird gemÀà § 3 Abs 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG vollstĂ€ndig in Bild und Ton in Echtzeit im Internet ĂŒbertragen. Alle AktionĂ€re der Gesellschaft können die Hauptversammlung daher am 31. MĂ€rz 2022 ab ca. 11:00 Uhr im Internet unter www.immofinanz.com verfolgen. Dadurch hat jeder AktionĂ€r die Möglichkeit, der Hauptversammlung durch diese optische und akustische Einwegverbindung in Echtzeit zu folgen. Technische Voraussetzungen auf Seiten der AktionĂ€re sind ein leistungsfĂ€higer Internetzugang sowie ein internetfĂ€higes EmpfangsgerĂ€t zur Ton- und Videowiedergabe ĂŒber einen aktuellen Internetbrowser. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich. Es wird darauf hingewiesen, dass diese LiveĂŒbertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Ăbertragung im Internet keine Zweiwege-Verbindung ist. Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft fĂŒr den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer SphĂ€re zuzurechnen sind. 2. Vertretung der AktionĂ€re durch besondere Stimmrechtsvertreter
(i) RechtsanwĂ€ltin Dr. Marie-Agnes Arlt, LL.M. (NYU) (ii) Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M. (iii) Dr. Martin Foussek (iv) RechtsanwĂ€ltin Dr. Maria Brandstetter Zur Stimmabgabe, allfĂ€lligen Stellung von BeschlussantrĂ€gen oder der Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung muss einer der oben genannten besonderen Stimmrechtsvertreter ausgewĂ€hlt und bevollmĂ€chtigt werden. Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht, das Antragsrecht und das Widerspruchsrecht nur gemÀà Weisung ausĂŒben. Es wird eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit dem von Ihnen gewĂ€hlten Stimmrechtsvertreter empfohlen, wenn dem Stimmrechtsvertreter AuftrĂ€ge zur Antragstellung oder zur Erhebung eines Widerspruchs zu einem oder mehreren Punkt/en der Tagesordnung erteilt werden sollen. FĂŒr die vier besonderen Stimmrechtsvertreter ist ein Vollmachtsformular auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.immofinanz.com abrufbar sowie auch ein Formular fĂŒr den allfĂ€lligen Widerruf der Vollmacht. Wir bitten, im Interesse einer reibungslosen Abwicklung die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Einzelheiten zur BevollmĂ€chtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den AktionĂ€ren zur VerfĂŒgung gestellten Vollmachtsformular. Zur Erleichterung der Abwicklung senden Sie die von Ihnen ausgefĂŒllte Vollmacht (in Textform) bitte so zeitgerecht ab, dass diese bis 30. MĂ€rz 2022, 16:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien), auf einem der folgenden Kommunikationswege einlangt: Vollmachten an die besonderen Stimmrechtsvertreter können per E-Mail an die oben angegebene Adresse der von Ihnen gewĂ€hlten Person ĂŒbermittelt werden, wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschlieĂen ist. Durch diese Art der Ăbermittlung hat der von Ihnen gewĂ€hlte Stimmrechtsvertreter unmittelbar Zugriff auf die Vollmacht und Weisungen. Im Ăbrigen stehen folgende Kommunikationswege und Adressen fĂŒr die Ăbermittlung von Vollmachten zur VerfĂŒgung: – per Post oder Kurierdienst an die Anschrift HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, AT-8242 St. Lorenzen am Wechsel; – per Telefax an + 43 (0) 1 8900-50089; – von Kreditinstituten gemÀà § 114 Abs 1 Satz 4 AktG per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, Message Type MT598 oder MT599 (unbedingt unter Angabe der ISIN AT0000A21KS2 oder AT0000A2UUN5). Bitte beachten Sie, dass eine persönliche Ăbergabe einer Vollmacht am Tag der Hauptversammlung nicht möglich ist. Eine erteilte Vollmacht kann vom AktionĂ€r widerrufen werden. Die voranstehenden Vorschriften ĂŒber die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemÀà fĂŒr den Widerruf der Vollmacht. Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er der Gesellschaft zugegangen ist. Bitte beachten Sie, dass zusĂ€tzlich zur Vollmachtserteilung zum Nachweis der Teilnahmeberechtigung an der virtuellen Hauptversammlung auch eine DepotbestĂ€tigung gemÀà § 10a AktG notwendig ist, die zeitgerecht bis spĂ€testens 28. MĂ€rz 2022 bei der Gesellschaft eintreffen muss (siehe Punkt E.). 3. Auskunftsrecht der AktionĂ€re Das Auskunftsrecht der AktionĂ€re gemÀà § 118 AktG kann in der virtuellen Hauptversammlung wie folgt ausgeĂŒbt werden: Die AktionĂ€re werden gebeten, ihre Fragen vorab per E-Mail an die Adresse fragen.immofinanz@hauptversammlung.at zu senden und zwar wenn möglich so, dass diese am zweiten Werktag vor der Hauptversammlung, das ist Dienstag, der 29. MĂ€rz 2022, bei der Gesellschaft einlangen. Dadurch können die Antworten vorab vorbereitet werden und es wird eine zĂŒgige Behandlung in der Hauptversammlung ermöglicht. Bitte verwenden Sie fĂŒr Ihre Fragen das auf der Internetseite der Gesellschaft www.immofinanz.com zur VerfĂŒgung gestellte Fragenformular, um eine möglichst effiziente Abwicklung zu unterstĂŒtzen. Fragen können auch mit einfacher E-Mail ĂŒbermittelt werden. Die E-Mail ist mit Ihrem Namen zu beenden (Nachbildung der Namensunterschrift gemÀà § 13 Abs 2 AktG). Zwecks PrĂŒfung Ihrer IdentitĂ€t als AktionĂ€r fĂŒr die Ăbermittlung der Fragen verwenden Sie bitte die in dem Vollmachtsformular fĂŒr Ihren besonderen Stimmrechtsvertreter – in dem dafĂŒr vorgesehenen Feld – angegebene E-Mail-Adresse. Mit Ihrer Unterschrift auf dem Vollmachtsformular bestĂ€tigen Sie, dass nur Sie Zugriff auf diese E-Mail-Adresse haben. Wird in dem Vollmachtsformular keine E-Mail-Adresse des AktionĂ€rs bekannt gegeben oder werden Fragen von einer anderen E-Mail-Adresse gesendet, muss die Person des ErklĂ€renden durch Name/Firma und Geburtsdatum/Firmenbuchnummer sowie Angabe der Depotnummer, des Kreditinstitutes und der StĂŒckzahl der Aktien des AktionĂ€rs genannt werden. Sollten wĂ€hrend der DurchfĂŒhrung der Hauptversammlung Zweifel an der IdentitĂ€t einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers aufkommen, behĂ€lt sich die Gesellschaft vor, diese auf geeignete Weise zu prĂŒfen. Wenn das Auskunftsrechts durch einen BevollmĂ€chtigten ausgeĂŒbt wird, ist auch ein Vollmachtsnachweis in Textform zu erbringen. Bitte beachten Sie, dass die besonderen Stimmrechtsvertreter nicht bevollmĂ€chtigt werden können, das Auskunftsrecht auszuĂŒben. 4. Rechte wĂ€hrend der Hauptversammlung Ein AktionĂ€r kann auch wĂ€hrend der virtuellen Hauptversammlung Fragen per einfacher E-Mail an fragen.immofinanz@hauptversammlung.at ĂŒbermitteln (siehe voranstehend zum Auskunftsrecht der AktionĂ€re). Die bei der Gesellschaft von AktionĂ€ren vor oder wĂ€hrend der Hauptversammlung eingegangenen Fragen werden in der Hauptversammlung nach MaĂgabe des § 118 AktG durch die Vorsitzende oder einer von dieser bestimmten Person verlesen. Die Vorsitzende der Hauptversammlung wird den Ablauf der Hauptversammlung zeitlich strukturieren und insbesondere wĂ€hrend der Hauptversammlung einen bestimmten Zeitpunkt bekanntgeben, bis zu dem Fragen gestellt werden können. Ebenso kann der AktionĂ€r dem jeweils bevollmĂ€chtigten besonderen Stimmrechtsvertreter bis zu den von der Vorsitzenden in der Hauptversammlung bestimmten Zeitpunkten per E-Mail Instruktionen erteilen (oder Ă€ndern), insbesondere Weisungen zur Stimmabgabe, zur Erstattung von AntrĂ€gen aber auch zum Erheben von WidersprĂŒchen. Bitte beachten Sie, dass der besondere Stimmrechtsvertreter fĂŒr den AktionĂ€r aber nicht das Fragerecht ausĂŒbt. Bitte senden Sie fĂŒr Instruktionen an den Stimmrechtsvertreter eine einfache E-Mail an die unter Punkt 2. genannte E-Mail-Adresse Ihres besonderen Stimmrechtsvertreters. Die E-Mail ist mit Ihrem Namen zu beenden (Nachbildung der Namensunterschrift gemÀà § 13 Abs 2 AktG). Verwenden Sie bitte fĂŒr die PrĂŒfung Ihrer IdentitĂ€t und der Ăbereinstimmung mit der erteilten Vollmacht die im Vollmachtsformular angegebene E-Mail-Adresse oder nennen Sie die Person des ErklĂ€renden durch Name/Firma und Geburtsdatum/Firmenbuchnummer sowie Depotnummer, Kreditinstitut und StĂŒckzahl der Aktien des AktionĂ€rs, wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse verwenden (siehe voranstehend zu den Anforderungen zur AusĂŒbung des Auskunftsrechts der AktionĂ€re). Bitte beachten Sie, dass wĂ€hrend der Hauptversammlung mit Ihrem besonderen Stimmrechtsvertreter nur per E-Mail kommuniziert werden kann und nicht per Telefon oder Mitteilungsdiensten. D. Hinweise zu den Rechten der AktionĂ€re (§ 106 Z 5 AktG) 1. Beantragung von Tagesordnungspunkten durch AktionĂ€re (§ 109 AktG) AktionĂ€re, die einzeln oder zusammen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Aktien in Höhe von 5% des Grundkapitals halten, können schriftlich verlangen, dass zusĂ€tzliche Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. FĂŒr jeden solchen Tagesordnungspunkt muss der Antrag einen Beschlussvorschlag samt BegrĂŒndung enthalten. Der Antragsteller muss seinen Anteilsbesitz nachweisen. Dazu genĂŒgt bei depotverwahrten Inhaberaktien eine DepotbestĂ€tigung gemÀà § 10a AktG. Sie muss vom depotfĂŒhrenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des EuropĂ€ischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein. Die DepotbestĂ€tigung darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht Ă€lter als sieben Tage sein und es muss bestĂ€tigt werden, dass die AktionĂ€re seit mindestens drei Monaten vor der Antragstellung die Aktien durchgehend halten. Bei mehreren AktionĂ€ren, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des Grundkapitals erreichen, mĂŒssen sich die DepotbestĂ€tigungen fĂŒr alle AktionĂ€re auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Zum weiteren erforderlichen Inhalt der DepotbestĂ€tigung wird auf die AusfĂŒhrungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt E) verwiesen. Der schriftliche Antrag zur Aufnahme eines weiteren Tagesordnungspunktes muss der Gesellschaft samt obigem Nachweis zum Anteilsbesitz spĂ€testens am 19. Tag vor der auĂerordentlichen Hauptversammlung, somit spĂ€testens am 12. MĂ€rz 2022 (Samstag), – per Post, Kurierdienst oder persönlich, eigenhĂ€ndig unterschrieben, wĂ€hrend der ĂŒblichen GeschĂ€ftszeiten an ihrer GeschĂ€ftsanschrift AT-1100 Wien, WienerbergstraĂe 9, oder – per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die Adresse: hauptversammlung@immofinanz.com, oder – von Kreditinstituten gemÀà § 114 Abs 1 Satz 4 AktG per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, Message Type MT598 oder MT599 (unbedingt unter Angabe der ISIN AT0000A21KS2 oder AT0000A2UUN5). zugehen. 2. BeschlussvorschlĂ€ge von AktionĂ€ren (§ 110 AktG) AktionĂ€re, deren Anteile einzeln oder zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können der Gesellschaft zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform (schriftlich, Unterschrift ist nicht erforderlich) VorschlĂ€ge zur Beschlussfassung samt BegrĂŒndung ĂŒbermitteln und verlangen, dass diese VorschlĂ€ge zusammen mit den Namen der betreffenden AktionĂ€re, der anzuschlieĂenden BegrĂŒndung und einer allfĂ€lligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft (www.immofinanz.com) zugĂ€nglich gemacht werden. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der BegrĂŒndung die ErklĂ€rung der vorgeschlagenen Person gemÀà § 87 Abs 2 AktG. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Wahlen in den Aufsichtsrat der Gesellschaft die Quotenregelung gemÀà § 86 Abs 7 AktG nur dann zur Anwendung kommt, wenn die Wahlen zu sechs Kapitalvertretern als Aufsichtsratsmitglieder fĂŒhren. In diesem Fall ist der Mindestanteil gemÀà § 86 Abs 9 AktG vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfĂŒllen, sofern weder die Mehrheit der gemÀà Satzung bestellten Kapitalvertreter, noch die Mehrheit der gemÀà § 110 ArbVG entsandten Aufsichtsratsmitglieder (Arbeitnehmervertreter) spĂ€testens sechs Wochen vor einer Wahl oder Entsendung der GesamterfĂŒllung gegenĂŒber dem Aufsichtsratsvorsitzenden widersprechen. Da kein Widerspruch erfolgt ist, ist eine GesamterfĂŒllung nach § 86 Abs 7 AktG erforderlich. Wenn die Wahlen zu sechs Kapitalvertretern fĂŒhren, sind – um das Mindestanteilsgebot gemÀà § 86 Abs 7 AktG zu erfĂŒllen – mindestens zwei Sitze im Aufsichtsrat mit Frauen und mindestens zwei Sitze im Aufsichtsrat mit MĂ€nnern zu besetzen. Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sind drei Frauen und drei MĂ€nner als Kapitalvertreter in den Aufsichtsrat gewĂ€hlt, wobei zwei Frauen und zwei MĂ€nner ihre Mandate mit Ablauf der auĂerordentlichen Hauptversammlung niederlegen. Wenn sich die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bis zur Hauptversammlung Ă€ndert, wird die Gesellschaft darĂŒber auf der Internetseite der Gesellschaft (www.immofinanz.com) sinngemÀà nach § 106 Z 5 AktG informieren. Der Antragsteller muss seinen Anteilsbesitz nachweisen. Dazu genĂŒgt bei depotverwahrten Inhaberaktien eine DepotbestĂ€tigung gemÀà § 10a AktG. Sie muss vom depotfĂŒhrenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des EuropĂ€ischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein. Die DepotbestĂ€tigung darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht Ă€lter als sieben Tage sein. Bei mehreren AktionĂ€ren, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, mĂŒssen sich die DepotbestĂ€tigungen fĂŒr alle AktionĂ€re auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Zum weiteren erforderlichen Inhalt der DepotbestĂ€tigung wird auf die AusfĂŒhrungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt E) verwiesen. Der Vorschlag zur Beschlussfassung sowie VorschlĂ€ge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern samt den ErklĂ€rungen gemÀà § 87 Abs 2 AktG fĂŒr jede vorgeschlagene Person mĂŒssen der Gesellschaft samt obigem Nachweis zum Anteilsbesitz spĂ€testens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spĂ€testens am 22. MĂ€rz 2022, – per E-Mail an die Adresse: hauptversammlung@immofinanz.com, oder – per Post, Kurierdienst oder persönlich an ihrer GeschĂ€ftsanschrift AT-1100 Wien, WienerbergstraĂe 9, oder – per Telefax unter der Telefax-Nummer +43 (0) 1 88090-8915 zugehen. Gesetzeskonforme VorschlĂ€ge werden spĂ€testens zwei Werktage nach Zugang auf der Internetseite der IMMOFINANZ AG veröffentlicht (§ 110 AktG). 3. Auskunftsrecht (§ 118 AktG) Jedem AktionĂ€r ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft ĂŒber Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemĂ€Ăen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschĂ€ftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit 1. sie nach vernĂŒnftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufĂŒgen, oder 2. ihre Erteilung strafbar wĂ€re. Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung gemÀà den unter Punkt C.3. erlĂ€uterten ModalitĂ€ten auch wĂ€hrend der Hauptversammlung von den AktionĂ€ren selbst ausgeĂŒbt werden. 4. AntrĂ€ge von AktionĂ€ren in der Hauptversammlung (§ 119 AktG)
Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere AntrĂ€ge vor, so bestimmt gemÀà § 119 Abs 3 AktG die Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. E. Nachweisstichtag und Voraussetzungen fĂŒr die Teilnahme an der Hauptversammlung (§ 106 Z 6 und Z 7 AktG) Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur AusĂŒbung der AktionĂ€rsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), das ist der 21. MĂ€rz 2022 (Montag), 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer am Ende des Nachweisstichtags AktionĂ€r ist und dies der Gesellschaft nachweist. AktionĂ€re, die das von CPI Property Group S.A. am 12. JĂ€nner 2022 veröffentlichte antizipatorische Pflichtangebot gemÀà §§ 22 ff ĂbG fĂŒr ihre Aktien wĂ€hrend der derzeit laufenden Nachfrist bereits angenommen haben oder noch vor dem Nachweisstichtag der Hauptversammlung annehmen werden, können sich ohne weiters auch weiterhin zur Teilnahme an der Hauptversammlung anmelden und an dieser teilnehmen. Die zur Annahme des Ăbernahmeangebots wĂ€hrend der Nachfrist eingereichten Aktien erhalten gemÀà Angebotsunterlage der CPI Property Group S.A. die ISIN AT0000A2UUN5. In diesem Fall können dann die Anmeldung zur Hauptversammlung und alle Angaben im Zusammenhang mit der Hauptversammlung mit dieser ISIN (AT0000A2UUN5) erfolgen. Es wird darauf hingewiesen, dass es nicht möglich ist, dass AktionĂ€re selbst zum Hauptversammlungsort kommen und an der Hauptversammlung physisch teilnehmen können (virtuelle Hauptversammlung). Bei depotverwahrten Inhaberaktien genĂŒgt fĂŒr den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag eine DepotbestĂ€tigung gemÀà § 10a AktG. Sie muss vom depotfĂŒhrenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des EuropĂ€ischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein. Die DepotbestĂ€tigung hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG): – Angaben ĂŒber den Aussteller: Name (Firma) und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebrĂ€uchlicher Code – Angaben ĂŒber den AktionĂ€r: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natĂŒrlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen – Angaben ĂŒber die Aktien: Anzahl der Aktien des AktionĂ€rs, die Bezeichnung der Gattung oder die international gebrĂ€uchliche Wertpapierkennnummer – Depotnummer bzw eine sonstige Bezeichnung – Die Angabe, dass sich die BestĂ€tigung auf den Depotstand am 21. MĂ€rz 2022 um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) bezieht. Die DepotbestĂ€tigung kann in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt werden. Die DepotbestĂ€tigung muss spĂ€testens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spĂ€testens am 28. MĂ€rz 2022, um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) ausschlieĂlich auf einem der folgenden Wege einlangen: – als Papierdokument mit firmenmĂ€Ăiger Zeichnung seitens des ausstellenden Kreditinstituts per Post oder Kurierdienst an die Anschrift HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, AT-8242 St. Lorenzen am Wechsel; – per Telefax unter der Telefax-Nummer + 43 (0) 1 8900-50089; – per E-Mail an die Adresse: anmeldung.immofinanz@hauptversammlung.at (DepotbestĂ€tigung im pdf-Format dem E-Mail angefĂŒgt); – per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, Message Type MT598 oder MT599 (unbedingt unter Angabe der ISIN AT0000A21KS2 oder AT0000A2UUN5). Die Kreditinstitute werden ersucht, DepotbestĂ€tigungen nach Möglichkeit gesammelt (in Listenform) zu ĂŒbermitteln. F. Bestellung von Vertretern Jeder AktionĂ€r, der an der virtuellen Hauptversammlung teilnahmeberechtigt ist und dies der Gesellschaft gemÀà den Bestimmungen in Punkt E. dieser Einberufung nachweist, ist berechtigt, einen Vertreter fĂŒr die Hauptversammlung (§ 113 AktG) zu bestellen. Bei der virtuellen Hauptversammlung am 31. MĂ€rz 2022 kann zur Stimmabgabe, Stellung von BeschlussantrĂ€gen und Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung ausschlieĂlich einer der oben unter Punkt C.2. genannten besonderen Stimmrechtsvertreter ĂŒber die dort genannten Kommunikationswege bevollmĂ€chtigt werden. Die BevollmĂ€chtigung anderer Personen als jene der vier besonderen Stimmrechtsvertreter zur AusĂŒbung dieser Rechte in der virtuellen Hauptversammlung ist im Sinne von § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht möglich. ZulĂ€ssig ist jedoch die BevollmĂ€chtigung anderer Personen zur AusĂŒbung sonstiger Rechte, insbesondere des Auskunftsrechts. Werden andere Personen als einer der vier von der Gesellschaft namhaft gemachten besonderen Stimmrechtsvertreter von AktionĂ€ren zur Vertretung bevollmĂ€chtigt, etwa das depotfĂŒhrende Kreditinstitut, ist zu beachten, dass durch eine wirksame Vollmachtskette (Subvollmacht) sichergestellt werden muss, dass fĂŒr die AusĂŒbung des Stimmrechts, der Stellung von BeschlussantrĂ€gen und des Widerspruchsrechts in der virtuellen Hauptversammlung selbst einer der vier besonderen Stimmrechtsvertreter bevollmĂ€chtigt wird. FĂŒr die Erteilung der Vollmacht gilt die Textform (§ 13 Abs 2 AktG). Hat der AktionĂ€r seinem depotfĂŒhrenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genĂŒgt es, wenn dieses zusĂ€tzlich zur DepotbestĂ€tigung, auf dem fĂŒr dessen Ăbermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die ErklĂ€rung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Eine erteilte Vollmacht kann vom AktionĂ€r widerrufen werden. Die Vorschriften ĂŒber die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemÀà fĂŒr den Widerruf der Vollmacht. Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er der Gesellschaft zugegangen ist. FĂŒr die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.immofinanz.com ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten, dieses Vollmachtsformular zu verwenden. G. Datenschutzinformation Bei der Vorbereitung und DurchfĂŒhrung der Hauptversammlung verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten der AktionĂ€re sowie deren BevollmĂ€chtigten (insbesondere jene gemÀà § 10a Abs 2 AktG, das sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des AktionĂ€rs sowie gegebenenfalls Bezeichnung der Gattung oder ISIN/WKN, Nummer der Stimmkarte sowie Name und Geburtsdatum eines allenfalls vom AktionĂ€r benannten BevollmĂ€chtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der EuropĂ€ischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den AktionĂ€ren die AusĂŒbung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Stellen AktionĂ€re und/oder deren BevollmĂ€chtigte die Daten nicht oder nicht im erforderlichen Umfang zur VerfĂŒgung, so ist die Teilnahme an der Hauptversammlung nicht möglich. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt fĂŒr die Zwecke der ĂberprĂŒfung der Teilnahmeberechtigung der AktionĂ€re und/oder deren BevollmĂ€chtigten und AusĂŒbung der AktionĂ€rsrechte sowie der Abwicklung der Hauptversammlung der Gesellschaft einschlieĂlich der Erstellung der Anmelde- und Teilnehmerverzeichnisse und des Hauptversammlungsprotokolls und ist fĂŒr diese Zwecke zwingend erforderlich. Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage fĂŒr die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der AktionĂ€re und/oder deren BevollmĂ€chtigten sind die Bestimmungen des Aktiengesetzes, insbesondere die §§ 111 – 114, 117 und 120 AktG, welche rechtliche Verpflichtungen der Gesellschaft im Sinne des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO darstellen. FĂŒr die Verarbeitung ist IMMOFINANZ AG Verantwortliche gemÀà Art 4 Z 7 DSGVO. Die IMMOFINANZ AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen (insbesondere Notare, RechtsanwĂ€lte, Banken und IT- sowie Back-Office-Dienstleister). Dienstleister und Auftragsverarbeiter der IMMOFINANZ AG erhalten von IMMOFINANZ AG nur solche personenbezogenen Daten, die fĂŒr die AusfĂŒhrung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschlieĂlich nach Weisung der IMMOFINANZ AG. Soweit rechtlich notwendig, hat IMMOFINANZ AG mit Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein AktionĂ€r durch BevollmĂ€chtigung eines der besonderen Stimmrechtsvertreter an der virtuellen Hauptversammlung teil, können alle vertretenen AktionĂ€re bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u.a. Name, Wohnort, BeteiligungsverhĂ€ltnis) einsehen. Bitte beachten Sie, dass eine Einsicht von AktionĂ€ren in das Teilnehmerverzeichnis in der virtuellen Hauptversammlung nur durch den bevollmĂ€chtigten besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. In ErfĂŒllung der gesetzlichen Verpflichtung ĂŒbermittelt IMMOFINANZ AG zudem personenbezogene Daten von AktionĂ€ren und deren BevollmĂ€chtigten an öffentliche Stellen: Die personenbezogenen Daten des AktionĂ€rs, welche in die Teilnehmerliste gemÀà § 117 AktG aufgenommen werden mĂŒssen, werden gemÀà § 120 Abs 4 AktG an das zustĂ€ndige Firmenbuchgericht ĂŒbermittelt. Das Teilnehmerverzeichnis wird dem Protokoll der Hauptversammlung angeschlossen, das im Firmenbuch in die öffentlich einsehbare Urkundensammlung aufzunehmen ist. Anlassfallbezogen können Daten auch an die Wiener Börse, die Warschauer Börse, die Finanzmarktaufsicht, die Ăbernahmekommission oder die Ăsterreichische Kontrollbank ĂŒbermittelt werden. DarĂŒber hinaus werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben. Die Speicherung der personenbezogenen Daten der AktionĂ€re und/oder deren BevollmĂ€chtigten erfolgt bis zum Ablauf der siebenjĂ€hrigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. DarĂŒber hinaus können die personenbezogenen Daten fĂŒr maximal weitere drei Jahre gespeichert werden, sofern sie fĂŒr ein anhĂ€ngiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem IMMOFINANZ AG Parteistellung hat, von Bedeutung sind (§ 212 UGB). Danach werden die Daten der Teilnehmer gelöscht. Unter den geltenden gesetzlichen Voraussetzungen hat jeder AktionĂ€r und/oder BevollmĂ€chtigte ein jederzeitiges Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder EinschrĂ€nkung der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf DatenĂŒbertragbarkeit. Diese Rechte können die AktionĂ€re und/oder BevollmĂ€chtigten gegenĂŒber IMMOFINANZ AG unentgeltlich geltend machen ĂŒber das unter https://immofinanz.com/de/dsgvo abrufbare Webformular oder schriftlich an: IMMOFINANZ AG Zudem steht den AktionĂ€ren ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) nach Art 77 DSGVO zu. H. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte (§ 106 Z 9 AktG) Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Gesellschaft 138.257.760 StĂŒck Inhaberaktien ausgegeben, wobei jede Aktie eine Stimme gewĂ€hrt. IMMOFINANZ AG hĂ€lt 1.028 StĂŒck eigene Aktien der Gesellschaft. Die Stimmrechte aus diesen Aktien können nicht ausgeĂŒbt werden (§ 65 Abs 5 AktG). Es können sohin derzeit 138.256.732 Stimmrechte ausgeĂŒbt werden. Wenn sich die Anzahl der ausgegebenen Aktien oder die Anzahl der eigenen Aktien und damit verbunden die Anzahl der ausĂŒbbaren Stimmrechte bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung Ă€ndert, wird die Gesellschaft darĂŒber gemÀà § 120 Abs 2 Z 1 BörseG informieren. Wien, 10. MĂ€rz 2022
Der Vorstand der IMMOFINANZ AG International Securities Identification Number (ISIN) AT0000A21KS2 AT0000A2UUN5
10.03.2022 |
Sprache: | Deutsch |
Unternehmen: | IMMOFINANZ AG |
WienerbergstraĂe 9 | |
1100 Wien | |
Ăsterreich | |
Telefon: | +43 (0) 1 88090 – 2290 |
Fax: | +43 (0) 1 88090 – 8290 |
E-Mail: | investor@immofinanz.com |
Internet: | http://www.immofinanz.com |
ISIN: | AT0000A21KS2 |
WKN: | A2JN9W |
Börsen: | Freiverkehr in Berlin, Frankfurt, MĂŒnchen, Stuttgart; Warschau, Wiener Börse (Amtlicher Handel) |
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