Südzucker AG
Mannheim
WKN 729 700
ISIN DE 0007297004
Einladung und Tagesordnung
zur ordentlichen, virtuellen Hauptversammlung
am Donnerstag, 15. Juli 2021, 10:00 Uhr (MESZ)
Wir laden unsere Aktionäre zu der
am Donnerstag, 15. Juli 2021, 10:00 Uhr (MESZ),
stattfindenden
ordentlichen, virtuellen Hauptversammlung
ein.
Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Gesetzes zur weiteren Verkürzung
des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-
und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung
von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
vom 20. Oktober 2020 bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde (‘COVID-19-Gesetz‘), wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft)
abgehalten.
Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und
keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Bitte beachten Sie dazu die Hinweise in Abschnitt IV. unter “Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung”.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten live in Bild und
Ton im internetgestützten, elektronischen Aktionärsportal der Südzucker AG, welches über die Internetseite der Gesellschaft
unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) zugänglich ist, übertragen.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das Congress Center Rosengarten, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim.
I. TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts (einschließlich der Erläuterungen zu den Angaben nach §
289a Abs. 1 Handelsgesetzbuch) für das Geschäftsjahr 2020/21, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts
(einschließlich der Erläuterungen zu den Angaben nach § 315a Abs. 1 Handelsgesetzbuch) für das Geschäftsjahr 2020/21 und des
Berichts des Aufsichtsrats
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020/21
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21
|
| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/22 sowie des
Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht von unterjährigen Finanzinformationen
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| 6. |
Beschlussfassung über die Billigung des neuen Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder
|
| 7. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
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| 8. |
Beschlussfassung über die Erweiterung der Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien sowie
über den Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechts der Aktionäre
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II. VORSCHLÄGE ZUR BESCHLUSSFASSUNG
| TOP 1 |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts (einschließlich der Erläuterungen zu den Angaben nach §
289a Abs. 1 Handelsgesetzbuch) für das Geschäftsjahr 2020/21, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts
(einschließlich der Erläuterungen zu den Angaben nach § 315a Abs. 1 Handelsgesetzbuch) für das Geschäftsjahr 2020/21 und des
Berichts des Aufsichtsrats
Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung am 19. Mai 2021 den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss
bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu
diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.
|
| TOP 2 |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Südzucker AG für das Geschäftsjahr 2020/21 in Höhe von 41.389.526,13
€ wie folgt zu verwenden:
| Ausschüttung einer Dividende von 0,20 € je Aktie auf 204.183.292 Stückaktien |
40.836.658,40 € |
| Vortrag auf neue Rechnung (Gewinnvortrag) |
552.867,73 € |
| Bilanzgewinn |
41.389.526,13 € |
Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung
ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden, der eine unveränderte Dividende pro dividendenberechtigter
Stückaktie sowie einen entsprechend angepassten Gewinnvortrag vorsieht.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss
folgenden Geschäftstag fällig, also am 20. Juli 2021.
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| TOP 3 |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020/21
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020/21 Entlastung zu erteilen.
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| TOP 4 |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21 Entlastung zu erteilen.
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| TOP 5 |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/22 sowie des
Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht von unterjährigen Finanzinformationen
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses gemäß Art. 16 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr.
537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (EU Abschlussprüferverordnung), vor, die PricewaterhouseCoopers
GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr
2021/22 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von unterjährigen Finanzberichten für das Geschäftsjahr 2021/22
und für das erste Quartal des Geschäftsjahres 2022/23 zu bestellen.
Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist
und ihm keine Klausel der in Art. 16 Abs. 6 der EU Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt wurde.
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| TOP 6 |
Beschlussfassung über die Billigung des neuen Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder
Gemäß § 120a Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG
II) vom 12. Dezember 2019 beschließt die Hauptversammlung über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems
für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre.
Unter Berücksichtigung der Vorgaben von § 87a Abs. 1 i.V.m. § 87 Aktiengesetz hat der Aufsichtsrat am 19. Mai 2021 das als
Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 6 in Abschnitt III. Ziffer 1 dieser Einladung beschriebene Vergütungssystem für die Mitglieder
des Vorstands der Südzucker AG beschlossen.
Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf die Empfehlung seines Präsidiums – vor, dieses Vergütungssystem für die Mitglieder
des Vorstands der Südzucker AG zu billigen.
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| TOP 7 |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
Gemäß § 113 Abs. 3 Aktiengesetz in der Fassung des ARUG II ist mindestens alle vier Jahre durch die Hauptversammlung über
die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Die Beschlussfassung betrifft sowohl das der Hauptversammlung
vorgelegte System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder als auch die konkrete Festsetzung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder,
wobei ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist.
Die aktuelle Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats und das ihr zugrundeliegende Vergütungssystem ergeben sich aus § 12
der Satzung der Südzucker AG. Die Satzungsregelung sowie das Vergütungssystem sind in der Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt
7 in Abschnitt III. Ziffer 2 dieser Einladung wiedergegeben.
Die in § 12 der Satzung der Gesellschaft festgelegte Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist nach Auffassung von Vorstand
und Aufsichtsrat nach wie vor angemessen und soll unverändert bleiben.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, wie sie in § 12 der Satzung festgelegt
und in der Anlage zu Tagesordnungspunkt 7 beschrieben ist, zu bestätigen.
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| TOP 8 |
Beschlussfassung über die Erweiterung der Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien sowie
über den Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechts der Aktionäre
Die zu Tagesordnungspunkt 8 der Hauptversammlung am 18. Juli 2019 gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Aktiengesetz erteilte Ermächtigung
der Gesellschaft zum Erwerb eigener Aktien soll dahingehend erweitert werden, dass die eigenen Aktien auch für die Bedienung
des leistungsbezogenen Aktienprogramms (Share Performance Plan) im Rahmen des neuen Vergütungssystems für den Vorstand verwendet werden können.
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, Folgendes zu beschließen:
Der zu Tagesordnungspunkt 8 (Aufhebung der bestehenden und Schaffung einer neuen Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien einschließlich
der Verwendung unter Ausschluss des Bezugsrechts) gefasste Beschluss der Hauptversammlung am 18. Juli 2019 (Einberufung und
Abstimmungsergebnisse abrufbar auf der Website der Südzucker AG unter
| https://www.suedzucker.de/de/investor-relations/hauptversammlung/archiv/2019 |
wird in lit. c) um folgenden Absatz (4) ergänzt:
‘Der Vorstand wird ermächtigt, die erworbenen eigenen Aktien in anderer Weise als durch Veräußerung über die Börse oder durch
Angebot an alle Aktionäre unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zu allen gesetzlich zulässigen Zwecken zu verwenden
und insbesondere
| (4) |
mit Zustimmung des Aufsichtsrats unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre für die Bedienung des leistungsbezogenen
Aktienprogramms (Share Performance Plan) im Rahmen des neuen Vergütungssystems für den Vorstand, wie in der Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 dieser Einladung beschrieben,
zu verwenden, zu diesem Zweck für die Dauer er in der Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 beschriebenen Leistungszeiträume (Vesting Periods) auf einem eigenen Depot zu verwahren und nach Ablauf der jeweiligen Vesting Period im vertraglich geschuldeten Umfang auf das jeweilige Vorstandsmitglied zu übertragen.
Die Vesting Period beträgt drei Jahre, und die Anzahl der zu Beginn der jeweiligen Vesting Period dem Vorstandsmitglied zugeordneten Aktien bemisst sich nach der vom Aufsichtsrat für das jeweilige Vorstandsmitglied festgelegten
Zielvergütung für die mehrjährige variable Vergütung. Die Anzahl der dem Vorstandsmitglied nach Ablauf der jeweiligen Vesting Period zustehenden Aktien hängt davon ab, inwieweit der vom Aufsichtsrat für den Konzern der Südzucker AG festgelegte betriebswirtschaftliche
Zielwert für den Return on Capital Employed (ROCE – vgl. Glossar in der Anlage zu Tagesordnungspunkt 6) tatsächlich erreicht wurde. Die demgemäß dem Vorstandsmitglied zustehenden Aktien werden im Anschluss auf ein persönliches
Depot des Vorstandsmitglieds zur freien Verfügung übertragen.
Hinsichtlich weiterer Einzelheiten wird auf die Erläuterungen in der Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 (dort in Abschnitt IV.
Ziffer 4.) dieser Einladung verwiesen.’
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Der Bericht des Vorstands zum Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechts der Aktionäre gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4
Satz 2 Aktiengesetz ist als Anlage zu Tagesordnungspunkt 8 in Abschnitt III unter Ziffer 3 dieser Einladung abgedruckt.
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III. ANLAGEN ZU DEN TAGESORDNUNGSPUNKTEN 6, 7 UND 8
| 1. |
Anlage zu Tagesordnungspunkt 6: Beschreibung des neuen Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder
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| I. |
Zielsetzung des Vorstandsvergütungssystems und Strategiebezug
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Das neue Vergütungssystem für den Vorstand der Südzucker AG zielt darauf ab, die Vorstandsmitglieder entsprechend ihren Aufgaben
und Leistungen angemessen zu vergüten. Gleichzeitig soll es mehr als bisher Anreize für eine nachhaltige Unternehmensführung
und eine nachhaltige Unternehmenswertsteigerung setzen. Die neue Vorstandsvergütung hat vier Bestandteile: eine feste leistungsunabhängige,
monatlich zahlbare Grundvergütung, eine einjährige, leistungsbezogene variable Vergütung und eine mehrjährige leistungsbezogene
variable Vergütung; zusätzlich werden die üblichen geldwerten Nebenleistungen gewährt. Die Ziele und betriebswirtschaftlichen
Zielwerte für die einjährige und die mehrjährige variable Vergütung werden aus der Unternehmensplanung des Konzerns der Südzucker
AG abgeleitet. Die strategischen Ziele orientieren sich an Nachhaltigkeitsaspekten, was Anreize für eine auf die langfristige
Entwicklung angelegte Unternehmensführung und nachhaltiges Engagement schafft. Hervorgehoben wird der Aspekt der Nachhaltigkeit
ferner dadurch, dass die mehrjährige variable Vergütung mehr als die Hälfte der variablen Vergütungsbestandteile ausmacht;
der langfristig angelegten variablen Vergütung wird dadurch ein höherer Stellenwert als der kurzfristig angelegten beigemessen,
was die Vorstände ebenfalls verpflichtet und veranlassen soll, sich für eine nachhaltige Unternehmensführung einzusetzen.
Die Einführung von Malus- und Claw-Back-Regelungen stärken die Position des Aufsichtsrates im Falle grober Pflichtverletzungen
durch die Mitglieder des Vorstands.
| II. |
Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung der Vorstandsvergütung
|
Der Aufsichtsrat setzt das Vorstandsvergütungssystem im Einklang mit den Vorgaben der §§ 87a, 87 Abs. 1 Aktiengesetz fest.
Unterstützt wird er dabei durch das Aufsichtsratspräsidium (‘Präsidium‘), das dem Aufsichtsrat Vorschläge insbesondere zu den von den Vorständen zu erreichenden Zielen und Zielwerten unterbreitet
und die Vorbereitungen für die regelmäßige Überprüfung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat trifft.
Der Aufsichtsrat legt das Vergütungssystem der Hauptversammlung zur Billigung vor. Billigt die Hauptversammlung das jeweils
zur Abstimmung gestellte Vergütungssystem nicht, legt der Aufsichtsrat gemäß § 120a Abs. 3 Aktiengesetz spätestens in der
nächsten ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Billigung vor.
Das Präsidium empfiehlt dem Aufsichtsrat Änderungen, wenn es dies für notwendig oder empfehlenswert erachtet. Bei wesentlichen
Änderungen des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre, legt der Aufsichtsrat der Hauptversammlung gemäß § 120a
Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz das Vergütungssystem erneut zur Billigung vor.
Die Vergütung wird regelmäßig durch den Aufsichtsrat überprüft. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden sowohl
die Aufgaben des einzelnen Vorstandsmitglieds und dessen persönliche Leistung als auch die Gesamtleistung des Vorstands, ferner
die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens und schließlich die Üblichkeit der Vergütung
unter Berücksichtigung des Vergleichsumfelds und der Vergütungsstruktur, die ansonsten in der Gesellschaft gilt. Für den Marktvergleich
werden zu Orientierungszwecken die Vergütungsdaten relevanter Unternehmen aus dem S-DAX und dem M-DAX sowie der Nahrungsmittelindustrie
herangezogen. Zusätzlich zu diesem horizontalen Vergleich folgt der Aufsichtsrat den Empfehlungen des Deutschen Corporate
Governance Kodex, soweit nicht in der Entsprechenserklärung nach § 161 Aktiengesetz anders ausgewiesen, und stellt auch einen
vertikalen Vergleich zwischen der Vergütung der Vorstandsmitglieder und der Entwicklung der Vergütung des oberen Führungskreises
und der Belegschaft insgesamt an. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat externe Berater hinzuziehen. Bei der Auswahl externer Berater
wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet.
Zur Vermeidung von Interessenkonflikten sind die Mitglieder des Aufsichtsrats, des Präsidiums und aller Ausschüsse verpflichtet,
jeden Interessenkonflikt dem Aufsichtsratsvorsitzenden mitzuteilen. Im Falle eines Interessenkonflikts nehmen die Aufsichtsratsmitglieder
nicht an den Beschlussfassungen zu den betreffenden Tagesordnungspunkten im Aufsichtsrat beziehungsweise im Präsidium und
in den jeweiligen Ausschüssen teil. Sollten die Interessenkonflikte wesentlich und nicht nur vorübergehend sein, führt dies
zur Beendigung des Aufsichtsratsmandats.
Das vorliegende Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder gilt in jedem Fall für alle Vorstandsmitglieder der Südzucker AG,
die ab dem 1. März 2021 bei der Gesellschaft bestellt werden. Die amtierenden Vorstandsmitglieder können in das neue Vergütungssystem
wechseln. Der Wechsel in das aktuell gültige Vergütungssystem ist obligatorisch, wenn die Dienstverträge der amtierenden Vorstandsmitglieder
verlängert werden.
| III. |
Festlegung der konkreten Maximalvergütung
|
Der Aufsichtsrat legt im Einklang mit dem Vergütungssystem für jedes jeweils bevorstehende Geschäftsjahr die Höhe der Ziel-
und Maximalvergütungen für die Vorstandsmitglieder fest (§ 87a Abs. 1 Nr. 1 Aktiengesetz). Unter der Zielvergütung ist der
Betrag zu verstehen, der neben dem Festgehalt als variabler Vergütungsbestandteil ausbezahlt (oder im Fall der mehrjährigen
variablen Vergütung: durch Übertragung von Aktien geleistet) wird, wenn die gesetzten Ziele vom Vorstand zu 100% erreicht
werden. Die Maximalvergütung beschreibt dagegen die Summe aller Vergütungsbestandteile einschließlich sonstiger geldwerter
Nebenleistungen und des Vorsorgeaufwands (‘Maximalvergütung‘); sie wird vom Aufsichtsrat als Höchstbetrag, der für jedes Geschäftsjahr ausgezahlt werden kann, festgelegt.
Die Leitlinie für die Festlegung der Maximalvergütung ist, dass die Vorstandsmitglieder mit Blick auf ihre Aufgaben und Leistungen
sowie die Lage der Gesellschaft angemessen vergütet werden und die Vergütung die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe
übersteigt. Bei der Festsetzung der Vergütungshöhe achtet der Aufsichtsrat ferner darauf, dass der Anteil der langfristigen
variablen Vergütungsbestandteile den der kurzfristigen Vergütungsbestandteile überwiegt, damit die Vergütungsstruktur langfristige
Anreize für den Vorstand setzt und so die nachhaltige Geschäftsstrategie und Entwicklung der Südzucker AG fördert.
Hinsichtlich der Höhe der Ziel- und der Maximalvergütung ist der Aufsichtsrat gehalten, die Funktion und den Verantwortungsbereich
eines jeden Vorstandsmitglieds angemessen zu berücksichtigen. Nach pflichtgemäßem Ermessen darf der Aufsichtsrat daher funktionsspezifische
Differenzierungen vornehmen, bei denen Parameter wie Aufgaben- und Geschäftsbereich, Erfahrung des jeweiligen Vorstandsmitglieds
und Marktüblichkeit zu berücksichtigen sind. Dabei achtet der Aufsichtsrat darauf, dass die variablen Vergütungsbestandteile
rund die Hälfte der Gesamtvergütung, also der Summe aus Festgehalt, variabler Vergütung und sonstigen geldwerten Nebenleistungen,
ausmachen und die langfristig angelegte variable Vergütung höher gewichtet wird als die kurzfristig angelegte variable Vergütung.
Die Festlegung und Anpassung der Maximalvergütungen erfolgen auf Grundlage des oben beschriebenen Vergleichs im Markt (horizontaler
Vergleich) und des Vergleichs zur Vergütungsentwicklung im oberen Führungskreis sowie in der übrigen Belegschaft der Gesellschaft
(vertikaler Vergleich).
Nach den durchgeführten Vergleichen wird die Maximalvergütung vom Aufsichtsrat wie folgt festgelegt: für den CEO (Vorsitzender
des Vorstands) beträgt die Maximalvergütung 1.822.220,00 €, für die übrigen Vorstandsmitglieder beträgt die Maximalvergütung
1.445.000,00 €. Die Maximalvergütungen beziehen sich jeweils auf die Summe aller Zahlungen und sonstigen geldwerten Leistungen
in einem Geschäftsjahr.
| IV. |
Vergütungselemente im Detail
|
Die Vorstandsvergütung sieht grundsätzlich feste erfolgsunabhängige und variable erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile vor.
Die erfolgsunabhängigen Vergütungsbestandteile umfassen das Festgehalt, die sonstigen Nebenleistungen und die Versorgungszusage.
Die variablen erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteile bestehen aus einer einjährigen variablen Vergütung und einer mehrjährigen
variablen Vergütung.
Um die nachhaltige und langfristig angelegte Geschäftsstrategie und Entwicklung der Südzucker AG zu fördern und entsprechende
Anreize für die Vorstandsmitglieder zu setzen, macht das Festgehalt lediglich rund 40% der Direktbezüge (variable Zielvergütung
inklusive Festgehalt), die einjährige variable Zielvergütung 25% und die mehrjährige variable Zielvergütung 35 % der Direktbezüge
aus.
Die variablen Vergütungselemente sollen gleichzeitig Chance wie notwendige Korrektur der Gesamtvergütung des Vorstands sein,
wenn Ziele nicht erreicht werden. Werden die gesetzten Ziele nicht zu einem bestimmten, vom Aufsichtsrat festgelegten Mindestgrad
erreicht, entfällt die jeweilige variable Vergütung. Hat das Vorstandsmitglied wissentlich seine Pflichten verletzt, kann
die variable Vergütung vom Aufsichtsrat bis auf Null herabgesetzt (Malus) oder auch zurückgefordert werden (Claw-back). Werden die Ziele deutlich übertroffen, sind die Brutto-Auszahlung der kurzfristigen variablen Vergütung auf 130% und der
Brutto-Wert der langfristigen variablen Vergütung auf 150% der jeweils vom Aufsichtsrat festgelegten Zielvergütung, welche
eine Zielerreichung von 100% unterstellt, begrenzt.
| 1. |
Festgehalt
Die Vorstandsmitglieder erhalten ein jährliches Festgehalt in Form einer Barvergütung, die sich nach dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich
des Vorstandsmitglieds bemisst und in zwölf gleichen Raten ausgezahlt wird.
|
| 2. |
Sachbezüge und sonstige Nebenleistungen
Jedes Vorstandsmitglied erhält ferner die folgenden Sachbezüge und Nebenleistungen:
| – |
Bereitstellung eines Dienstwagens, der auch privat genutzt werden darf
|
| – |
Reisegepäckversicherung
|
| – |
D&O-Versicherung mit Selbstbehalt nach § 93 Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz
|
| – |
Unfallversicherung
|
| – |
Teilnahme an Gesundheitsvorsorgemaßnahmen.
|
Im Rahmen der Maximalvergütung können dem Vorstandsmitglied übliche Zuschüsse zu Sozialversicherungsprämien und steuerbegünstigten
Versicherungsprodukten gewährt werden.
|
| 3. |
Einjährige variable Vergütung
Die erfolgsabhängige einjährige variable Vergütung (‘EVV‘) ergibt sich aus der Erreichung eines betriebswirtschaftlichen Zielwerts, hier eines vom Aufsichtsrat für den Konzern als
Ziel festgelegten EBITDA (vgl. Glossar am Ende dieses Abschnitts), und der Erreichung strategischer Ziele. Diese beiden Zielerreichungswerte werden mit der vom Aufsichtsrat zu Beginn eines
Geschäftsjahres für jedes Vorstandsmitglied festgelegten Zielvergütung (‘EVV-Zielvergütung‘) multipliziert. Das Ergebnis dieser Multiplikation ist der Auszahlungsbetrag der EVV (Berechnungsbeispiele finden sich unter Ziffer 3.4).
Die Zielwerte für das EBITDA und die strategischen Ziele werden vom Aufsichtsrat vor dem Beginn eines jeden Geschäftsjahres
auf Vorschlag des Präsidiums des Aufsichtsrats mit dem Gesamtvorstand besprochen, vom Aufsichtsrat nach billigem Ermessen
festgelegt und dem Vorstandsmitglied in Form einer Zielmitteilung übermittelt.
|
| 3.1 |
EBITDA als betriebswirtschaftlicher Zielwert
Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres legt der Aufsichtsrat in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand für das in diesem Geschäftsjahr
zu erreichende Konzern-EBITDA einen Zielwert, einen Mindestwert und einen Maximalwert fest.
Der Zielwert reflektiert eine 100%ige Zielerreichung, der Mindestwert eine 50%ige Zielerreichung und der Maximalwert eine
130%ige Zielerreichung (Übererfüllung, sogenannte ‘Outperformance‘).
Wird der Mindestwert für den EBITDA nicht erreicht, entfällt die EVV auch bei Erreichung der strategischen Ziele. In der Bandbreite
zwischen Mindest- und Zielwert sowie zwischen Ziel- und Maximalwert wird die Auszahlung linear ermittelt.
Maßgeblich für die Bestimmung des tatsächlich erreichten EBITDA ist jeweils der vom Aufsichtsrat gebilligte Konzernabschluss
der Südzucker AG. Nachträgliche Änderungen des Konzernabschlusses, die auf steuerlichen Außenprüfungen oder auf sonstigen
Gründen beruhen, bleiben auf bereits getroffene Feststellungen ohne Einfluss.
|
| 3.2 |
Strategische Ziele
Die strategischen Ziele orientieren sich unter anderem, aber nicht ausschließlich, an den Beiträgen zu einer nachhaltigen
Entwicklung des Konzerns der Südzucker AG und an Stakeholder-Belangen sowie sonstigen Nachhaltigkeitskriterien, insbesondere
der Fortentwicklung der Environmental Social Governance (ESG) und der Corporate Social Responsibility (CSR) im Konzern der Südzucker AG. Nach Ablauf des Geschäftsjahres stellt der Aufsichtsrat nach Anhörung des Vorstands den
Grad der Zielerreichung fest. Anders als beim EBITDA werden die Zielerreichungsgrade für die strategischen Ziele nicht in
Prozent umgerechnet, sondern in einen Multiplikator (‘Modifier‘) umgewandelt. Dieser liegt zwischen 0,8 und 1,2; die Zahl 1,0 reflektiert die 100%ige Zielerreichung.
|
| 3.3 |
Maximale EVV
Der maximal in die Berechnung einzustellende Faktor für das EBITDA beträgt 130%. Maximal als EVV ausbezahlt werden können
daher 130% der EVV-Zielvergütung multipliziert mit dem maximalen Zielerreichungsgrad der strategischen Ziele (1,2), d.h. 156%
der EVV-Zielvergütung (130% x 1,2 = 156%).
|
| 3.4 |
Berechnungsbeispiele (fiktive Werte):
Prämissen der Beispiele 1 bis 4:
|
EVV-Zielvergütung in €
|
Mindestwert EBITDA
|
Ziel-EBITDA
|
Maximalwert EBITDA
|
Modifier
|
| |
AG: 50% |
AG: 100% |
AG: 130% |
|
|
300.000,00
|
500 Mio. €
|
650 Mio. €
|
800 Mio. €
|
1,2
|
AG = Auszahlungsgrad, gemessen an EVV-Zielvergütung
Beispiel 1: Tatsächlich erreichter EBITDA liegt unter 500 Mio. €
Ergebnis: Es ist keine EVV auszuzahlen, da der Mindestwert des Ziel-EBITDA nicht erreicht wurde.
Beispiel 2: Tatsächlich erreichter EBITDA beträgt 500 Mio. €
Berechnungsformel:
|
(EVV-Zielvergütung (300.000,00) x 50% = 150.000,00) x 1,2 = 180.000,00 €
|
Ergebnis: Es sind 180.000,00 € als EVV auszuzahlen.
Beispiel 3: Tatsächlich erreichter EBITDA beträgt 700 Mio. €
Tatsächlicher Zielerreichungswert liegt zwischen Ziel-EBITDA (650 Mio. €) und Maximalwert (800 Mio. €). Dies bedeutet, dass
die bereits erreichten 100% Auszahlungsgrad (=300.000,00 €) wegen Erreichung des Ziel-EBITDA von 650 Mio. € proportional um
den Prozentsatz erhöht werden müssen, um den das Ziel-EBITDA überschritten wurde. Hier ist dies um ein Drittel (50 Mio. €)
erfolgt.
Berechnungsformel:
|
(EVV-Zielvergütung (300.000,00 €) + (90.000,00 x 33,33% = 30.000,00)) x 1,2 = 396.000,00 €
|
Erläuterung:
Von den maximalen 800 Mio. € (die weitere 90.000,00 € Auszahlung triggern würden) wurden 700 Mio. € erreicht. Dies entspricht
einem Drittel (33,33%) der möglichen zusätzlichen Auszahlungssumme (90.000,00 x 33,33% = 30.000,00 €). Dieses Delta ist der
EVV-Zielvergütung hinzuzurechnen, und das Ergebnis ist dann mit dem Modifier zu multiplizieren.
Ergebnis: Es sind 396.000,00 € als EVV auszuzahlen.
Beispiel 4: Tatsächlich erreichter EBITDA liegt bei 550 Mio. €
Tatsächlicher Zielerreichungswert liegt zwischen Mindestwert (500 Mio. €) und Ziel-EBITDA (650 Mio. €). Der bereits erreichte
50% Auszahlungsgrad (= 150.000,00 €) muss wegen Erreichung des Mindestwerts von 500 Mio. € daher proportional um den Prozentsatz
erhöht werden, um den der Mindestwert überschritten wurde. Hier ist dies um ein Drittel (50 Mio. €) erfolgt.
Berechnungsformel:
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(Hälfte EVV-Zielvergütung (150.000,00 €) + (150.000,00 x 33,33% = 50.000,00)) x 1,2 = 240.000,00 €
|
Ergebnis: Es sind 240.000,00 € als EVV auszuzahlen.
|
| 4. |
Mehrjährige variable Vergütung
Zusätzlich zum Festgehalt und zur EVV erhalten die Vorstandsmitglieder eine mehrjährige variable Vergütung (‘MVV‘).
|
| 4.1 |
Leistungsbezogenes Aktienprogramm
Die MVV besteht aus einer Beteiligung an einem vom Aufsichtsrat aufgelegten leistungsbezogenen Aktienprogramm (Performance Share Plan) in Form eines Aktienpakets, das die Gesellschaft zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres (bei unterjähriger Bestellung zu
Beginn des Anstellungsverhältnisses) für jedes Vorstandsmitglied erwirbt und das über einen Zeitraum von jeweils drei Jahren
(‘Vesting Period‘) bis zur Feststellung der Zielerreichung in einem Depot der Gesellschaft verwahrt wird. Nach Ablauf der Vesting Period wird
vom Aufsichtsrat ermittelt, inwieweit der von ihm festgelegte betriebswirtschaftliche Zielwert erreicht wurde. Von der Zielerreichung
ist abhängig, wie viele Aktien dem Vorstandsmitglied final zugeteilt werden. Wird der festgelegte Mindestwert der Zielerreichung
nicht erreicht, entfällt die MVV.
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| 4.2 |
Anfänglich zuzuteilendes Aktienpaket (Initial Grant)
Die Anzahl der zu Beginn der jeweiligen Vesting Period dem Vorstandsmitglied zuzuteilenden Aktien (‘Initial Grant‘) bemisst sich nach der vom Aufsichtsrat für das jeweilige Vorstandsmitglied festgelegten Zielvergütung für die MVV (‘MVV-Zielvergütung‘), dividiert durch den durchschnittlichen Aktienkurs der letzten 3 Monate vor dem Ende des der Zuteilung vorausgehenden Geschäftsjahres.
Bei der Zuteilung des Initial Grant wird unterstellt, dass die Zielwerte vollständig erreicht werden (100% Zielerreichung).
Die Anzahl der Aktien wird auf volle Stücke aufgerundet.
| |
Beispiel (fiktive Werte):
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| |
Beträgt die MVV-Zielvergütung 100.000,00 € und liegt der Durchschnittsaktienkurs bei 10,00 €, beläuft sich der Initial Grant
auf 10.000 Aktien.
|
Die Aktien aus dem Initial Grant werden von der Südzucker AG über die Börse erworben und in einem von der Gesellschaft eröffneten
Aktiendepot für den Zeitraum der jeweils laufenden Vesting Period verwahrt, bis die finale Anzahl der dem Vorstandsmitglied
zuzuteilenden Aktien ermittelt wurde. Das Vorstandsmitglied kann folglich über den jeweiligen Initial Grant vor Ablauf der
jeweiligen Vesting Period und der Feststellung der endgültigen Zuteilung (Final Grant – vgl. Ziffer 4.3) nicht verfügen. Die Dividenden, die während der jeweiligen Vesting Period auf den Final Grant entfallen, werden am Ende
der Vesting Period addiert und dem Final Grant in Form von weiteren Aktien gemäß der nachstehenden Ziffer 4.3 zugeschlagen.
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| 4.3 |
Tatsächlich zuzuteilendes Aktienpaket (Final Grant), ROCE
Die Anzahl der dem Vorstandsmitglied nach Ablauf der Vesting Period zustehenden Aktien (‘Final Grant‘) hängt davon ab, inwieweit der vom Aufsichtsrat für den Konzern der Südzucker AG festgelegte betriebswirtschaftliche Zielwert
für den Return on Capital Employed (ROCE – vgl. Glossar am Ende dieses Abschnitts) tatsächlich erreicht wurde. Der Zielwert für den ROCE im Konzern der Südzucker AG wird vom Aufsichtsrat jeweils zu Beginn
der Vesting Period mit einem Mindest-, einem Maximal- und einem Hundert-Prozent-Wert festgelegt. Die Festlegungen beziehen
sich auf den Durchschnittswert der drei Jahre der jeweiligen Vesting Period.
Der Final Grant setzt sich zusammen aus denjenigen Aktien, die entsprechend der ROCE-Zielerreichung vom Vorstandsmitglied
erdient wurden, und denjenigen Aktien, die wertmäßig den Dividendenzahlungen entsprechen, die während der Vesting Period auf
die erdienten Aktien entfallen. Um die Dividenden in die Berechnung des Final Grant einfließen zu lassen, werden die Dividenden
in Aktien umgerechnet. Dieser Umrechnung wird derselbe Aktienkurs zugrunde gelegt, der für die Berechnung des Final Grant
anhand der ROCE-Zielerreichung herangezogen wird, d.h. der ex-Dividende-Kurs am ersten Börsenhandelstag, der der Hauptversammlung
folgt, in der der Konzernabschluss für das letzte Geschäftsjahr der jeweiligen Vesting Period vorgelegt wird.
Für die Berechnung des Final Grant wird der Initial Grant mit der tatsächlichen prozentualen Zielerreichung für den ROCE nach
Maßgabe der nachstehenden Erläuterungen multipliziert.
Je nach Zielerreichung wird die Anzahl der Aktien nach dem Ende der Vesting Period erhöht oder verringert. Ist der Initial
Grant zu erhöhen, kauft die Südzucker AG weitere Aktien zur Auskehrung an das jeweilige Vorstandsmitglied an; ist der Initial
Grant zu verringern, kann die Südzucker AG über die verbleibenden Aktien frei verfügen. Der nach vorstehendem Mechanismus
ermittelte Final Grant (einschließlich der Aktien, die dem Dividendenwert entsprechen) wird dem Vorstandsmitglied sodann auf
einem persönlichen Depot zur freien Verfügung übertragen; die Anzahl der zu übertragenden Aktien ist auf 150% der Anzahl der
Aktien, die dem Vorstandsmitglied als Initial Grant zugeteilt werden, zuzüglich der Aktien, die dem Dividendenwert entsprechen,
begrenzt. Für die Berechnung des Final Grant wird der Zielerreichungswert für den ROCE nur dann herangezogen, wenn er den
jeweiligen Mindestwert erreicht. Bei einer Unterschreitung des Mindestwerts verfällt der Initial Grant.
Der für den Brutto-Wert des Final Grant maßgebliche Aktienkurs ist der ex-Dividende-Kurs am ersten Börsenhandelstag, der der
Hauptversammlung folgt, in der der Konzernabschluss für das letzte Geschäftsjahr der jeweiligen Vesting Period vorgelegt wird.
Überschreitet der Wert des Final Grant auf Grundlage dieses Aktienkurses die Höchstgrenze von 150% der MVV-Zielvergütung (vgl. unten Ziff. 4.5), ist die Anzahl der Aktien, die als Final Grant gewährt wird, entsprechend zu reduzieren.
Der tatsächlich erreichte ROCE kann bei bestimmten, vom Aufsichtsrat gebilligten Sondermaßnahmen (etwa Investitionen in neue
Geschäftsfelder oder Akquisitionen) um deren Auswirkungen auf das operative Ergebnis und das eingesetzte Kapital (Capital Employed) bereinigt werden, wenn und soweit diese Sondermaßnahmen nicht bei der Festlegung des Zielwerts für den ROCE berücksichtigt
wurden. Auf Vorschlag des Vorstands legt der Aufsichtsrat in diesem Fall zugleich mit dem Beschluss über die Sondermaßnahme
fest, ob und inwiefern Auswirkungen, die die Sondermaßnahme auf den ROCE hat, bei der Ermittlung des im jeweiligen Zeitraum
erwirtschafteten ROCE unberücksichtigt bleiben.
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| 4.4 |
Berechnungsbeispiele (fiktive Werte):
Prämissen der Beispiele 1 bis 3:
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ROCE Durchschnitt 3 Jahre
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Minimum
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Ziel
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Maximum
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5%
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7%
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9%
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AG: 50%
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AG: 100%
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AG: 150%
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AG = Auszahlungsgrad, gemessen an MVV-Zielvergütung
| MVV-Zielvergütung = |
400.000,00 € |
| Aktienwert zu Beginn der Vesting Period = |
12,00 € |
Beispiel 1: ROCE zu 100% erreicht (7%)
Berechnungsformel Initial Grant:
Initial Grant = MVV-Zielvergütung / Aktienwert zu Beginn
= 400.000,00 € / 12,00 €
= 33.333 Aktien |
Berechnungsformel Final Grant:
Initial Grant (33.333) x Zielerreichung (hier: 100%) = 33.333 Aktien
Zu den 33.333 Aktien müssen für die Ermittlung des Final Grant noch die hierauf entfallenden Dividenden hinzugerechnet werden.
Wurden beispielsweise während der Vesting Period im Jahr 1 0,20 €, im Jahr 2 0,28 € und im Jahr 3 0,25 € Dividende pro Aktie
ausgeschüttet, lautet die Berechnungsformel (unterstellt, der Aktienkurs liegt zum maßgeblichen Zeitpunkt bei 16,00 €) wie
folgt:
(33.333 x 0,2) + (33.333 x 0,28) + (33.333 x 0,25) = 24.333,09 €
24.333,09 € (Dividende) / 16,00 € (Aktienkurs) =
1.521 Stück Aktien (aufgerundet)
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Ergebnis: Final Grant: 34.854 Aktien
Berechnungsformel MVV-Vergütung, falls die Aktie bei Auskehrung an das Vorstandsmitglied einen Wert von 16,00 € hat:
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Final Grant (34.854) x 16,00 € = 557.664,00 €
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Ergebnis: Der Brutto-Wert des Final Grant beträgt 557.664,00 €.
Beispiel 2: ROCE-Mindestwert nicht erreicht (< 5%)
Berechnungsformel Final Grant:
Der Final Grant fällt nicht an, da der ROCE den Mindestwert nicht erreicht hat; der Initial Grant verfällt und steht der Südzucker
AG zu.
Beispiel 3: ROCE erreicht Wert zwischen Ziel- und Maximalwert / Korrektur der Überschreitung der Maximalvergütung in der MVV,
wenn maßgeblicher Aktienkurs 16,00 € beträgt
Initial Grant (33.333) x Zielerreichung ROCE von 8% (Auszahlungsgrad von 125%) = 41.666 Aktien
Hinzuzurechnen sind ferner die Dividenden (angenommene Höhe wie in Beispiel 1) wie folgt:
(41.666 x 0,2) + (41.666 x 0,28) + (41.666 3 x 0,25) = 30.417,00 €
30.417,00 € (Dividende) / 16,00 € (Aktienkurs) =
1901 Stück Aktien (abgerundet)
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Ergebnis: Final Grant (vorläufig) = 43.567 Aktien
Berechnungsformel MVV-Vergütung, falls die Aktie bei Auskehrung an das Vorstandsmitglied einen Wert von 16,00
€ hat:
Final Grant (43.567) x 16,00 €
Depotwert = 697.072,00 €
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Korrektur: Der maximale Depotwert beläuft sich auf brutto 600.000,00 €, da die Deckelung bei 150% der MVV-Zielvergütung (400.000,00 €
x 150% = 600.000,00 €) liegt.
Ergebnis: Daraus ergibt sich bei einem Kurs von 16,00 € am Ende der Vesting Period ein Final Grant von 37.500 Aktien mit einem Brutto-Gesamtwert
von 600.000,00 €.
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| 4.5 |
Maximale MVV
Der maximale Brutto-Wert des Final Grant beträgt 150% der jeweiligen MVV-Zielvergütung. Hierauf ist seitens des Aufsichtsrats
bei der Ermittlung und der Übertragung des Final Grant auf das Vorstandsmitglied zu achten. Bei der Einhaltung des vorstehenden
Grenzwerts ist die Erhöhung des Final Grant durch etwaige Dividendenzahlungen zu berücksichtigen.
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| 5. |
Eintritt des Vorstandsmitglieds im Laufe eines Geschäftsjahres
Beim Eintritt eines Vorstandsmitglieds im Laufe eines Geschäftsjahres werden die einjährige und die mehrjährige variable Vergütung
zeitanteilig (pro rata temporis) gewährt.
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| 6. |
Altersversorgung
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| 6.1 |
Als Regelaltersversorgung ist ein beitragsorientiertes Altersversorgungssystem vorgesehen. Die Gesellschaft wird für jedes
Vorstandsmitglied bei einer Versicherungsgesellschaft, bei einem Pensionsfonds oder über eine Unterstützungskasse eine Versicherung
beziehungsweise einen Versorgungsvertrag mit einem unwiderruflichen Bezugsrecht zugunsten des Vorstandsmitglieds bzw. seiner
Hinterbliebenen abschließen. Hierfür wird die Gesellschaft einen jährlichen Beitrag bis zur Höhe von maximal 150.000,00 €
für den CEO und einen jährlichen Betrag bis zur Höhe von maximal 100.000,00 € für sonstige Vorstandsmitglieder an die Versicherung,
den Pensionsfonds oder die Unterstützungskassen leisten (beitragsorientierte Zusage). Etwaige hierauf entfallende Steuern
und Sozialversicherungsbeiträge trägt das Vorstandsmitglied.
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| 6.2 |
Bei Vorstandsmitgliedern, die am 1. März 2021 bereits bestellt waren, können die bisherigen Vereinbarungen über Versorgungszusagen
auch dann unverändert fortgeführt werden, wenn ihr Anstellungsverhältnis im Übrigen dem neuen Vergütungssystem unterworfen
wird oder zu unterwerfen ist. Die betroffenen Vorstandsmitglieder dürfen dadurch weder besser noch schlechter gestellt werden.
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| 7. |
Malus- und Claw-Back-Regelungen für die variable Vergütung
Für den Fall wissentlicher Verstöße des Vorstandsmitglieds gegen seine vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten oder gegen
konzerninterne Richtlinien, sehen die unter dem neuen Vergütungssystem geschlossenen Dienstverträge vor, dass der Aufsichtsrat
die für den jeweiligen Bemessungszeitraum ausgezahlten variablen Vergütungsbestandteile, in den der Pflichtverstoß fällt,
ganz oder teilweise vom Vorstandsmitglied zurückfordern (Claw-Back-Regelung) beziehungsweise bis auf Null setzen und einbehalten kann (Malus-Regelung). Das Vorstandsmitglied schuldet im erstgenannten Fall (Claw back) die Rückzahlung der Netto-Beträge.
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| 8. |
Vertragslaufzeiten
Die jeweiligen Dienstverträge sind befristet abgeschlossen und enden mit Fristablauf ohne dass sie gesondert zu kündigen wären.
Im Übrigen sind die Dienstverträge an die organschaftliche Bestellung des jeweiligen Vorstandsmitglieds gekoppelt und enden
auch dann, wenn das Organverhältnis vorzeitig endet, insbesondere aufgrund eines Widerrufs wegen eines wichtigen Grundes nach
§ 84 Abs. 3 Aktiengesetz oder einer berechtigten Amtsniederlegung durch das Vorstandsmitglied.
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| 9. |
Zusagen im Zusammenhang mit der Beendigung der Vorstandstätigkeit (Fortzahlung von Vergütungen)
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| 9.1 |
Die einjährige variable Vergütung und die mehrjährige variable Vergütung werden dem betreffenden Vorstandsmitglied zusammen
mit dem Festgehalt bis zum Zeitpunkt der Beendigung des Dienstverhältnisses gezahlt, soweit die variablen Vergütungsbestandteile
bis dahin erdient wurden. Bei Ausscheiden des Vorstandsmitglieds vor Ablauf des jeweiligen Bemessungszeitraums für die einjährige
variable Vergütung und die mehrjährige variable Vergütung werden die einjährige variable Vergütung und die mehrjährige variable
Vergütung unter Berücksichtigung der beim Ablauf des jeweiligen Bemessungszeitraums tatsächlich erreichten Ergebnisse zeitanteilig
(pro rata temporis) gewährt.
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| 9.2 |
Im Fall vorzeitigen Ausscheidens erhält das Vorstandsmitglied eine Zahlung in Höhe der für die restliche Vertragslaufzeit
vereinbarten Direktbezüge (variable Vergütung inklusive Festgehalt), jedoch gedeckelt auf einen Betrag, der den Direktbezügen
für zwei volle Geschäftsjahre entspricht. Die variablen Vergütungsbestandteile werden erst zu dem Zeitpunkt und in der Höhe
erbracht, zu dem und in der sie gewährt worden wären, wenn das Dienstverhältnis fortbestanden hätte.
Die vorstehend beschriebenen Leistungen werden nicht erbracht, wenn der Dienstvertrag wirksam aus wichtigem Grund gekündigt
wird oder der Dienstvertrag lediglich infolge des Ablaufs seiner Befristung ausläuft und nicht verlängert wird.
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| 10. |
Nachvertragliche Wettbewerbsverbote
Mit den Vorstandsmitgliedern werden nachvertragliche Wettbewerbsverbote vereinbart, die eine von der Gesellschaft zu zahlende
Karenzentschädigung für die Dauer des Bestehens des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots von maximal zwei Jahren vorsehen.
Diese Entschädigung beträgt für beide Jahre jeweils 50 % der durchschnittlichen Direktbezüge – bestehend aus Festgehalt, EVV
und MVV – der letzten zwölf (12) Monate vor dem Ausscheiden. Auf eine eventuelle Zahlung bei vorzeitigem Ausscheiden des Vorstandsmitglieds
nach der vorstehenden Ziffer 9.2 wird die Karenzentschädigung angerechnet. Für jede Handlung, durch die das Vorstandsmitglied
das nachvertragliche Wettbewerbsverbot verletzt, hat das Vorstandsmitglied eine Vertragsstrafe zu zahlen. Unternehmensseitig
kann mit einer Frist von 12 Monaten auf das nachvertragliche Wettbewerbsverbot verzichtet werden mit der Folge, dass insoweit
die Verpflichtung zur Zahlung einer Karenzentschädigung entfällt.
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| 11. |
Mandatsbezüge
Soweit Vorstandsmitglieder konzerninterne Aufsichtsratsmandate wahrnehmen, steht die Vergütung hieraus der Gesellschaft zu.
Externe Mandate sollen für jedes Vorstandsmitglied auf zwei Mandate begrenzt bleiben und können nur nach vorheriger Zustimmung
durch den Aufsichtsrat übernommen werden.
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| V. |
Vorübergehende Abweichungen vom Vergütungssystem
|
Der Aufsichtsrat kann auf Vorschlag des Präsidiums beschließen, gemäß § 87a Abs. 2 Satz 2 Aktiengesetz zeitweise oder in einzelnen
Fällen von dem bestehenden Vergütungssystem abzuweichen, wenn und soweit dies im Interesse der Gesellschaft und ihres langfristigen
Wohlergehens erforderlich ist. Davon können grundsätzlich alle Vergütungsbestandteile betroffen sein. Durch diese Abweichungsmöglichkeiten
wird dem Aufsichtsrat entsprechend der gesetzgeberischen Intention die Flexibilität eingeräumt, auf außergewöhnliche Entwicklungen
angemessen zu reagieren beziehungsweise Sonderkonstellationen Rechnung zu tragen.
| VI. |
Glossar
EBITDA
Das EBITDA (Earnings before Interest, Tax, Depreciation and Amortization) beschreibt das operative Ergebnis vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen auf Sachanlagen und auf immaterielle Vermögensgegenstände.
Maßgeblich für die Ermittlung des EBITDA ist der als EBITDA ausgewiesene Posten im Konzernabschluss der Südzucker AG.
ROCE
Der ROCE (Return on Capital Employed) bezieht sich auf den Konzern der Südzucker AG und beschreibt das Verhältnis von operativem Ergebnis zum langfristig eingesetzten
Kapital. Dieses definiert sich als Summe des Anlagevermögens, der Vorräte und der Forderungen abzüglich der kurzfristigen
Verbindlichkeiten.
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| 2. |
Anlage zu Tagesordnungspunkt 7: Beschreibung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
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| I. |
Satzungsregelung zur Vergütung des Aufsichtsrats
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Die Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 12 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Die Satzungsregelung lautet wie folgt:
| (1) |
Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält neben dem Ersatz seiner baren Auslagen und seiner ihm für die Aufsichtsratstätigkeit
zur Last fallenden Umsatzsteuer eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung von 60.000,– € sowie eine
variable Vergütung von 500,– € für je angefangene 0,01 € ausgeschüttete Dividende auf die Stammaktie, die 0,50 € übersteigt.
Bei der Berechnung der Vergütung werden steuerlich begründete Sonderdividenden nicht berücksichtigt.
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| (2) |
Der Vorsitzende erhält das Dreifache und dessen Stellvertreter das Anderthalbfache dieser Vergütungen. Sollte aufgrund der
Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ein Präsidium gewählt werden, so erhalten Mitglieder des Präsidiums, die dem Aufsichtsrat
nicht als Vorsitzender und stellvertretender Vorsitzender angehören, ebenfalls das Anderthalbfache dieser Vergütungen.
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| (3) |
Die Beträge nach Absatz 1 erhöhen sich um 25 % je Mitgliedschaft in einem Ausschuss des Aufsichtsrats; für den Vorsitz in
einem Ausschuss beträgt der Erhöhungssatz 50 %. Dies setzt voraus, dass der jeweilige Ausschuss im Geschäftsjahr getagt hat.
Ausgenommen von dieser Vergütungsregelung ist die Mitgliedschaft im Präsidium und im Vermittlungsausschuss.
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| (4) |
Veränderungen im Aufsichtsrat und/oder seinen Ausschüssen werden bei der Vergütung im Verhältnis der Amtsdauer berücksichtigt,
dabei erfolgt eine Auf- oder Abrundung auf volle Monate.
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| II. |
Vergütungssystem für den Aufsichtsrat
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| 1. |
Verfahren zur Überprüfung der Struktur und Höhe der Vergütung
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Der Aufsichtsrat soll gemäß § 113 Abs. 1 Satz 3 Aktiengesetz eine Vergütung erhalten, die in einem angemessenen Verhältnis
zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder sowie zur Lage der Gesellschaft steht. Die Höhe der Vergütungen und das Vergütungssystem
für den Aufsichtsrat werden vom Aufsichtsrat regelmäßig überprüft. Maßgeblich sind dabei insbesondere die zeitliche Inanspruchnahme
der Aufsichtsratsmitglieder, ihre Verantwortung sowie die von anderen, vergleichbaren Gesellschaften gewährten Aufsichtsratsvergütungen.
Aufgrund der besonderen Natur der Aufsichtsratstätigkeit, die sich grundlegend von der Tätigkeit der Arbeitnehmer der Gesellschaft
und des Konzerns unterscheidet, kommt ein sogenannter vertikaler Vergleich mit der Arbeitnehmervergütung nicht in Betracht.
Dementsprechend ist auch die Festlegung eines Kreises von Arbeitnehmern, die in einen solchen Vergleich einzubeziehen sind,
nicht möglich.
Der Aufsichtsrat leistet durch die ihm obliegende Überwachung und Beratung der Geschäftsführung einen Beitrag zur Förderung
der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft. Durch die Angemessenheit der Aufsichtsratsvergütung
ist sichergestellt, dass die Südzucker AG auch weiterhin in der Lage ist, hervorragend qualifizierte Kandidatinnen oder Kandidaten
für eine Mitgliedschaft im Aufsichtsrat zu gewinnen. Dadurch trägt die Aufsichtsratsvergütung nachhaltig zur Förderung der
Geschäftsstrategie sowie zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft bei.
Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist abschließend in § 12 der Satzung der Südzucker AG geregelt; Neben- oder Zusatzvereinbarungen
bestehen nicht. Die Vergütungsregeln gelten gleichermaßen sowohl für Anteilseignervertreter als auch Arbeitnehmervertreter
im Aufsichtsrat.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind aufgrund der gesetzlich vorgesehenen Kompetenzverteilung in das Verfahren für die Überprüfung
ihres Vergütungssystems eingebunden. Dem damit verbundenen Interessenkonflikt wird begegnet, indem die Entscheidung über die
letztendliche Ausgestaltung des Vergütungssystems kraft Gesetzes der Hauptversammlung zugewiesen ist und der entsprechende
Beschlussvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat unterbreitet wird.
| 3. |
Komponenten der Vergütung
|
| 3.1 |
Festvergütung und variable Vergütung
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Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer baren Auslagen und der ihnen für die Aufsichtsratstätigkeit
zur Last fallenden Umsatzsteuer eine jährliche Vergütung, die sich aus einer festen Vergütung und einer variablen Vergütung
zusammensetzt. Die feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung beträgt 60.000,00 €. Zusätzlich erhalten die
Mitglieder des Aufsichtsrats eine variable Vergütung von 500,00 € für je angefangene 0,01 € ausgeschüttete Dividende auf die
Stammaktie, die 0,50 € übersteigt. Die Gewährung der variablen Vergütung richtet sich damit ausschließlich nach der Dividende
der Südzucker AG. Bei der Berechnung der Vergütung werden steuerlich begründete Sonderdividenden nicht berücksichtigt. Eine
Verpflichtung zum Aktienerwerb sowie eine Möglichkeit der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern, besteht
nicht.
Vorstand und Aufsichtsrat sind der Überzeugung, dass eine Kombination einer festen Vergütungskomponente und einer variablen
Vergütungskomponente am besten geeignet ist, um die herausgehobene Stellung, die gewachsenen und zunehmend komplexer werdenden
Aufgaben sowie die Verantwortung der Mitglieder des Aufsichtsrats zu berücksichtigen und diesen angemessen Rechnung zu tragen.
Die Anknüpfung der variablen Vergütung an die Dividende ermöglicht es, dass der Aufsichtsrat in einer einfachen und unkomplizierten
Weise im Gleichlauf mit den Interessen der Aktionäre an der Leistungsentwicklung der Gesellschaft partizipiert und trägt damit
nach Überzeugung von Vorstand und Aufsichtsrat zum Erfolg der Gesellschaft bei. Nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat
ist die bestehende Vergütung nach Struktur und Höhe weiterhin angemessen – auch im Hinblick auf die Aufsichtsratsvergütung
bei anderen vergleichbaren Unternehmen.
| 3.2 |
Erhöhte Vergütung für Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats
|
Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Dreifache und dessen Stellvertreter das Anderthalbfache der Vergütung eines einfachen
Aufsichtsratsmitglieds.
Die erhöhte Vergütung trägt dem höheren zeitlichen Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden sowie den
Mitgliedern des Präsidiums Rechnung und entspricht der Empfehlung G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex.
| 3.3 |
Vergütung für Ausschusstätigkeiten
|
Die Mitglieder des Präsidiums, die dem Aufsichtsrat nicht als Vorsitzender und stellvertretender Vorsitzender angehören, erhalten
ebenfalls das Anderthalbfache der unter 3.1) dargestellten Vergütungen.
Bei der Mitgliedschaft in einem anderen Ausschuss als dem Präsidium erhöhen sich die unter 3.1) dargestellten Beträge jeweils
um 25 %; für den Vorsitz in einem Ausschuss beträgt der Erhöhungssatz 50 %. Die Erhöhung der Vergütungen infolge einer Ausschusstätigkeit
setzt voraus, dass der jeweilige Ausschuss im Geschäftsjahr getagt hat. Ausgenommen von dieser Vergütungsregelung ist die
Mitgliedschaft im Präsidium und im Vermittlungsausschuss.
Die erhöhte Vergütung trägt dem höheren zeitlichen Aufwand für die Ausschusstätigkeit Rechnung und entspricht der Empfehlung
G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex.
| 3.4 |
Vergütung bei unterjährigem Eintritt oder Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat; Auszahlung der Vergütung
|
Aufsichtsrats- und Ausschussmitglieder, die dem Aufsichtsrat oder Ausschuss nicht während eines vollen Geschäftsjahres angehört
haben, erhalten eine zeitanteilige Vergütung im Verhältnis der Amtsdauer. Dabei erfolgt eine Auf- oder Abrundung auf volle
Monate.
Die Auszahlung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats erfolgt jeweils zu Beginn eines Geschäftsjahres rückwirkend
für das abgelaufene Geschäftsjahr. Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteile bestehen nicht.
Die Südzucker AG hat eine D&O-Versicherung (Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung) abgeschlossen. In deren Deckung ist
die Tätigkeit der Mitglieder des Aufsichtsrats der Südzucker AG eingeschlossen.
| 3. |
Anlage zu Tagesordnungspunkt 8: Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 Satz 2
Aktiengesetz
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Der Vorstand erstattet hiermit gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz seinen Bericht über die Gründe für
die in TOP 8 der Einladung vorgeschlagene Erweiterung der zu TOP 8 der Hauptversammlung am 18. Juli 2019 erteilten Ermächtigung
zum Erwerb eigener Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre.
Verwendung eigener Aktien und Ausschluss des Bezugsrechts
Zu TOP 8 (Aufhebung der bestehenden und Schaffung einer neuen Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien einschließlich der Verwendung
unter Ausschluss des Bezugsrechts) der Hauptversammlung am 18. Juli 2019 wurde der Beschluss gefasst, der Südzucker AG gemäß
§ 71 Abs. 1 Nr. 8 Aktiengesetz die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien für die im Beschluss aufgeführten Zwecke unter Ausschluss
des Bezugsrechts der Aktionäre zu erteilen. Diese Ermächtigung soll nun um den Zweck erweitert werden, die eigenen Aktien
auch zur Bedienung des leistungsbezogenen Aktienprogramms (Share Performance Plan) unter dem nach den Vorgaben der §§ 87a, 87 Aktiengesetz neu aufgesetzten Vergütungssystem für den Vorstand verwenden zu
können. Um die jeweils von der Gesellschaft erworbenen und – abhängig von der Zielerreichung – erdienten Aktien im Anschluss
an die dreijährige Leistungsperiode (Vesting Period) an die Vorstandsmitglieder übertragen zu können, ist ein Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre erforderlich.
Das leistungsbezogene Aktienprogramm stärkt die Bindung der Vorstandsmitglieder an die Gesellschaft und setzt Anreize für
eine nachhaltige Unternehmensführung und eine nachhaltige Unternehmenswertsteigerung. Entsprechend seiner gesetzlichen Pflicht
aus § 87 Aktiengesetz sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass die Gesamtvergütung (einschließlich des leistungsbezogenen Aktienprogramms,
auf dem die mehrjährige variable Vergütung beruht) in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds
sowie zur Lage der Gesellschaft steht und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt.
Die Verwendung eigener Aktien zu diesem Zweck ist gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Aktiengesetz, der insoweit keine präzisen Zielvorgaben
trifft, zulässig. Da der am 18. Juli 2019 gefasste Ermächtigungsbeschluss diesen Zweck noch nicht berücksichtigt hatte, muss
die Ermächtigung zur Umsetzung des vom Aufsichtsrat beschlossenen neuen Vorstandsvergütungssystems unter Ausschluss des Bezugsrechts
der Aktionäre erweitert werden.
Die übrigen Bestimmungen des Ermächtigungsbeschlusses der Hauptversammlung am 18. Juli 2019, insbesondere die Bestimmungen
zur zeitlichen Befristung und zur Begrenzung des Umfangs der eigenen Aktien, die die Gesellschaft erwerben darf, bleiben hiervon
unberührt.
Der Vorstand wird der einer jeden Ausnutzung der Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien folgenden Hauptversammlung nach §
71 Abs. 3 S. 1 Aktiengesetz Bericht erstatten.
IV. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
| 1. |
GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE IM ZEITPUNKT DER EINBERUFUNG
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Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 204.183.292,00 € und ist in 204.183.292
Stückaktien eingeteilt. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit jeweils 204.183.292. Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.
| 2. |
DURCHFÜHRUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE UND IHRER BEVOLLMÄCHTIGTEN
|
Das COVID-19-Gesetz eröffnet die Möglichkeit, Hauptversammlungen auch im Jahr 2021 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder
ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Angesichts der auf absehbare Zeit andauernden COVID-19-Pandemie
hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die ordentliche
Hauptversammlung der Gesellschaft am 15. Juli 2021 wird daher als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können demzufolge
nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie haben vielmehr die nachstehend aufgezeigten Möglichkeiten zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung über den als
‘Aktionärsportal‘ bezeichneten virtuellen Hauptversammlungsraum.
Das Aktionärsportal erreichen Sie unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) mit den Zugangsdaten, die Sie mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung
erhalten haben.
Wir bitten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen
Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie den weiteren Aktionärsrechten.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung führt insbesondere zu den folgenden Modifikationen
in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre:
| a) |
Bild- und Tonübertragung im Internet
|
Die einleitenden Worte des Versammlungsleiters sowie der Bericht des Vorstands werden am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr (MESZ) ohne Zugangsbeschränkung für die interessierte Öffentlichkeit live im Internet auf unserer Internetseite unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) übertragen. Dieser Teil steht auch nach der Hauptversammlung als Aufzeichnung
zur Verfügung.
Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung
live im Internet verfolgen. Bitte benutzen Sie dazu im Aktionärsportal (dazu oben Ziffer 2) die Funktion ‘Livestream’.
Die Live-Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz
2 Aktiengesetz.
| b) |
Ausübung des Stimmrechts
|
Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht nur durch elektronische Briefwahl oder
durch Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Zur Ausübung des Stimmrechts, zum Verfahren
für die Stimmabgabe und zur Änderung einer Stimmrechtsausübung finden Sie unter Ziffer 3. weitere Erläuterungen.
Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben ein Fragerecht. Dieses kann nur im Wege der elektronischen
Kommunikation ausgeübt werden. Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sind berechtigt, bis zum 13. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), Fragen einzureichen. Bitte benutzen Sie dazu im Aktionärsportal (dazu oben Ziffer 2) die Funktion ‘Fragenaufnahme’. Weitere Erläuterungen zur Fragemöglichkeit finden Sie unter Ziffer 3.
| d) |
Widerspruch gegen die Beschlussfassungen der Hauptversammlung
|
Die teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht gemäß Buchstabe b) ausgeübt haben, können
während der Hauptversammlung, also längstens bis zum Schluss der Hauptversammlung, Widerspruch gegen eine oder mehrere Beschlussfassungen
der Hauptversammlung erheben. Dies ist ausschließlich über das Aktionärsportal (dazu oben Ziffer 2) möglich. Bitte benutzen
Sie dazu die Funktion ‘Widerspruch’.
Die Gesellschaft kann keine Gewähr übernehmen, dass die Übertragung im Internet technisch ungestört verläuft und bei jedem
teilnahmeberechtigten Aktionär ankommt. Wir empfehlen Ihnen daher, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten, insbesondere
zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
Das Aktionärsportal ist für teilnahmeberechtigte Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten ab dem 24. Juni 2021 geöffnet, und steht ihnen auch am Tag der Hauptversammlung und während deren vollständiger Dauer zur Verfügung. Dort können
sie auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung per elektronischer Briefwahl ihr Stimmrecht ausüben sowie
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Der Versammlungsleiter wird
in der Hauptversammlung den Beginn der Abstimmung ankündigen. Darüber hinaus können die teilnahmeberechtigten Aktionäre oder
ihre Bevollmächtigten dort vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung gegebenenfalls Widerspruch gegen einen Beschluss der
Hauptversammlung erklären.
| 3. |
TEILNAHME AN DER VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG UND AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS
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| a) |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
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Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt,
die sich bei der Gesellschaft fristgerecht angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben.
Die Anmeldung muss in Textform und in deutscher oder englischer Sprache bis spätestens 8. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse zugehen:
Südzucker AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
Telefax: +49 89 309037-4675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Nach § 15 Abs. 2 der Satzung der Südzucker AG haben die Aktionäre darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
nachzuweisen. Zum Nachweis der Berechtigung reicht gemäß § 15 Abs. 2 der Satzung der Südzucker AG die Vorlage in Textform
durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 Aktiengesetz aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der
Hauptversammlung zu beziehen, d. h. auf den 24. Juni 2021, 00:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag – auch Record Date genannt). Ebenso wie die Anmeldung muss auch der Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft
unter der vorgenannten Adresse bis spätestens 8. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.
Für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts gilt als Aktionär nur derjenige, der
den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts richten sich
– neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
ist keine Sperre für die Veräußerung von Aktien verbunden; diese können insbesondere unabhängig vom Nachweisstichtag erworben
und veräußert werden. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag
ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen
von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben daher keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang
des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Aktienerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag
noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur teilnahme- und stimmberechtigt,
soweit sie sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der vorstehend bezeichneten, zentralen
Anmeldestelle der Südzucker AG werden den teilnahmeberechtigten Aktionären die Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung
nebst Zugangsdaten für das ‘Aktionärsportal’ übersandt. Gemeinsam mit der Anmeldebestätigung werden darüber hinaus auch Formulare
für die Bevollmächtigung Dritter und der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter übermittelt. Um den rechtzeitigen
Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, gegebenenfalls über ihre depotführenden Institute
(Letztintermediäre), frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises Sorge zu tragen.
Stimmberechtigt zu den Tagesordnungspunkten sind die teilnahmeberechtigten Aktionäre.
Wir weisen darauf hin, dass im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des
Stimmrechts als Aktionär nur gilt, wer den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. zur Ausübung
des Stimmrechts erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises
einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Nach ordnungsgemäßer Anmeldung können Sie Ihr Stimmrecht ausüben.
| c) |
Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
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Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben. Hierzu sind eine fristgerechte
Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes des Aktionärs nach den vorstehenden
Bestimmungen erforderlich (siehe Buchstabe a)).
Für die Übermittlung elektronischer Briefwahlstimmen bzw. für deren Widerruf oder Änderung steht den teilnahmeberechtigten
Aktionären oder ihren Bevollmächtigten ab dem 24. Juni 2021 das Aktionärsportal zur Verfügung (siehe Ziffer 2. und Ziffer 3. a)). Bitte benutzen Sie dort die Funktion ‘per Briefwahl abstimmen‘.
Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl einschließlich eines Widerrufs oder einer Änderung einer Stimmabgabe über das
Aktionärsportal ist bis zum Beginn der Abstimmung möglich.
Wenn neben elektronischen Briefwahlstimmen auch Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
für ein und denselben Aktienbestand eingehen, werden stets die elektronischen Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; die
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden insoweit von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen
und die betreffenden Aktien nicht vertreten.
| d) |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
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Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht auch über Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Dabei ist Folgendes zu beachten:
Auch im Falle der Bevollmächtigung sind eine fristgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform,
sofern keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird oder können alternativ über das Aktionärsportal vorgenommen werden.
Für die Vollmachtserteilung kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären nach der Anmeldung zusammen mit der Anmeldebestätigung
zur virtuellen Hauptversammlung übersandt wird.
Nachweise über die Bestellung eines Bevollmächtigten können der Gesellschaft an die Adresse
Südzucker AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
Telefax: +49 89 309037-4675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
bis zum Ablauf (24:00 Uhr MESZ) des 14. Juli 2021 übermittelt werden. Maßgeblich ist der Zugang bei der Gesellschaft.
Alternativ kann Vollmacht auch elektronisch bis zum Ende der Versammlung über das Aktionärsportal (siehe Ziffer 2. und Ziffer 3. a)) erteilt, geändert oder widerrufen
werden. Hierdurch wird zugleich der Nachweis über die Bevollmächtigung erbracht. Bitte benutzen Sie hierfür im Aktionärsportal
die Funktion ‘Vollmacht an Dritte’.
Bei Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder diesen gemäß § 135 Abs. 8 Aktiengesetz
gleichgestellten Personen oder Institutionen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
zu erfragen sind. Wir bitten daher Aktionäre, die Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen gemäß
§ 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Personen oder Institutionen mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen,
sich mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.
| e) |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
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Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären und deren Bevollmächtigten die Möglichkeit, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene
Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern
bereits vor der Hauptversammlung eine Vollmacht erteilen wollen, können hierzu ebenfalls das Formular verwenden, das den Aktionären
nach der Anmeldung zusammen mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt wird. Alternativ kann die
Bevollmächtigung und ihr Widerruf über das Aktionärsportal über die Internetseite der Gesellschaft erfolgen.
Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung
und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich (siehe oben Ziffer 3.
a)).
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht nur aufgrund ausdrücklicher und eindeutiger
Weisungen ausüben. Deshalb müssen die Aktionäre zu den Gegenständen der Tagesordnung, zu denen sie eine Stimmrechtsausübung
wünschen, ausdrückliche und eindeutige Weisungen erteilen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet,
gemäß diesen Weisungen abzustimmen. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen. Sie stehen nur für die Abstimmung über solche Beschlussvorschläge
von Vorstand, Aufsichtsrat oder Aktionären zur Verfügung, die mit dieser Einberufung oder später gemäß § 124 Abs. 1 oder 3
Aktiengesetz bekannt gemacht worden sind.
Die Vollmacht samt Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann bis zum Beginn der Abstimmung elektronisch über das Aktionärsportal (siehe Ziffer 2. und Ziffer 3. a)) erteilt oder widerrufen werden. Hierdurch wird zugleich der Nachweis
über die Bevollmächtigung erbracht. Bitte benutzen Sie hierfür im Aktionärsportal die Funktion ‘Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft’.
Alternativ kann eine Vollmacht samt Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in Textform erteilt und der Nachweis
der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bis zum Ablauf (24:00 Uhr MESZ) des 14. Juli 2021 an die nachfolgend genannte Anschrift
Südzucker AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
Telefax: +49 89 309037-4675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
übermittelt werden. Maßgeblich ist jeweils der Zugang bei der Gesellschaft. Bitte beachten Sie, dass im Fall einer zusätzlichen
Bevollmächtigung über das Aktionärsportal eine der Gesellschaft in Textform übermittelte Vollmachts- und Weisungserteilung
gegenstandslos wird.
| 4. |
ANGABEN ZU DEN RECHTEN DER AKTIONÄRE NACH § 122 ABS. 2, §§ 126 ABS. 1, 127, 131 ABS. 1 AKTIENGESETZ UND § 1 ABS. 2 COVID-19-GESETZ
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| a) |
Ergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 Aktiengesetz
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Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals (das entspricht 10.209.164,60 € oder 10.209.165 Aktien) oder den anteiligen
Betrag von 500.000,00 € des Grundkapitals (dies entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf
die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Ergänzungsverlangen ist schriftlich an den Vorstand der Südzucker AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens
30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher
Zugangstermin ist also der 14. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt. Bitte richten Sie entsprechende Ergänzungsverlangen
an die folgende Adresse
Südzucker AG
Vorstand
Maximilianstraße 10
68165 Mannheim
Deutschland
Anderweitig adressierte Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden nicht berücksichtigt.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der
Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. § 121 Abs. 7 Aktiengesetz
ist für die Berechnung der Frist entsprechend anzuwenden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung der Hauptversammlung
bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung
zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der ganzen Europäischen Union verbreiten.
Sie werden außerdem unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
| b) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 Aktiengesetz i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz
|
Aktionäre der Gesellschaft können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der
Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern unterbreiten. Solche Anträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge
sind ausschließlich an
Südzucker AG
Investor Relations
Maximilianstraße 10
68165 Mannheim
Deutschland
oder per Telefax an Nr.: +49 621 421-449
oder per E-Mail an: investor.relations@suedzucker.de
zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und / oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Gegenanträge müssen begründet werden, für Wahlvorschläge gilt das nicht.
Mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. spätestens am 30. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorstehenden Adresse zugegangene und ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich
unter der Internetadresse
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls
unter der vorgenannten Adresse zugänglich gemacht.
Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung bzw. eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen,
wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 Aktiengesetz (i.V.m. § 127 Satz 1 Aktiengesetz) vorliegt, etwa weil
der Wahlvorschlag oder Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die
Begründung eines Gegenantrags braucht dabei auch nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen
beträgt. Ein Wahlvorschlag muss auch nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf
und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält (vgl. § 127 Satz 3 i. V. m. § 124 Abs. 3 Aktiengesetz).
Aktionäre werden gebeten, ihre im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags bestehende Aktionärseigenschaft
nachzuweisen.
Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge, die von der Gesellschaft gemäß § 126 Aktiengesetz bzw. § 127 Aktiengesetz zugänglich
zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert
und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
| c) |
Fragerecht des Aktionärs
|
Aktionäre haben kein Recht, in der virtuellen Hauptversammlung vom Vorstand gemäß § 131 Abs. 1 und Abs. 4 Aktiengesetz mündlich
Auskunft zu verlangen. Den teilnahmeberechtigten Aktionären und ihren Bevollmächtigten wird allerdings gemäß § 1 Abs. 2 Satz
1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz eine elektronische Fragemöglichkeit eingeräumt. Eine Fragenbeantwortung erfolgt im Rahmen der Bild-
und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung.
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats festgelegt, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung,
das heißt bis zum 13. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Nach § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz entscheidet der Vorstand
nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Die Beantwortung häufig gestellter Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen, bleibt vorbehalten.
Im Rahmen der Fragenbeantwortung behält sich der Vorstand darüber hinaus vor, Fragesteller namentlich zu benennen, sofern
der Fragesteller sein Einverständnis zur namentlichen Nennung bei Einreichung der Fragen erklärt hat.
Teilnahmeberechtigte Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können Ihre Fragen nur elektronisch über das Aktionärsportal, zugänglich
unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) übermitteln.
Bitte benutzen Sie dazu im Aktionärsportal die Funktion ‘Fragenaufnahme’. Die Übermittlung von Fragen ist vom 24. Juni 2021 bis zum 13. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), über das Aktionärsportal möglich. Anderweitig oder nach Ablauf der vorstehenden Frist eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt.
Eine Nachfragemöglichkeit während der Hauptversammlung besteht nicht. Die notwendigen Zugangsdaten für das Aktionärsportal
können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten der Anmeldebestätigung entnehmen, die ihnen nach fristgerechter Anmeldung
und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes übersandt wird (dazu oben Ziffer 3. a)).
| d) |
Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
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Zum Recht der teilnahmeberechtigten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
zu erklären, wird auf die Hinweise unter Ziffer 2. d) verwiesen.
| e) |
Weitergehende Erläuterungen
|
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß den §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz und § 1 Abs.
2 des COVID-19-Gesetzes finden Sie auf der Website der Gesellschaft unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung)
V. WEITERE INFORMATIONEN UND UNTERLAGEN ZUR VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG
| 1. |
HINWEIS AUF DIE WEBSITE DER GESELLSCHAFT
|
Diese Einladung zur virtuellen Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere
Informationen, insbesondere zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, zur Briefwahl und zur Vollmachts- und Weisungserteilung
sowie die Informationen nach § 124a Aktiengesetz sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der
Gesellschaft unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) zugänglich. Die vorgenannten Unterlagen und Informationen sind auch während
der virtuellen Hauptversammlung über die vorgenannte Internetseite der Gesellschaft zugänglich. Dort stehen außerdem im Anschluss
an die Hauptversammlung die Abstimmungsergebnisse zur Verfügung.
| 2. |
INFORMATION ZUM DATENSCHUTZ FÜR AKTIONÄRE UND BEVOLLMÄCHTIGTE
|
Die
Südzucker AG
Maximilianstraße 10
68165 Mannheim
verarbeitet als verantwortliche Stelle gemäß Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung, “DSGVO”)
die nachfolgend genannten personenbezogenen Daten (Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Aktienanzahl,
Besitzart der Aktien und Zugangsdetails für den Zugang zum Aktionärsportal; ggf. Name, Vorname und Anschrift eines vom Aktionär
benannten Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere zu dem Zweck den Aktionären und Bevollmächtigten
die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die gesamte Hauptversammlung (einschließlich Beantwortung übermittelter Fragen) wird in Bild und Ton in Echtzeit über das
Aktionärsportal der Gesellschaft im Internet übertragen (Funktion “Livestream”). Dieses Aktionärsportal ist ausschließlich
für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und Bevollmächtigte zugänglich, die über die entspreche Anmeldebestätigung verfügen.
Auch für in die Organisation der Hauptversammlung eingebundene Mitarbeiter, ggf. für Organmitglieder, die an der Hauptversammlung
nicht physisch teilnehmen werden, für Gäste und Vertreter der Rundfunk-, Druck- oder Online-Presse (‘Journalisten’), die wir
zugelassen haben, sowie für etwaige zur Durchführung der Hauptversammlung eingesetzte Dienstleister der Südzucker AG wird
die Bild- und Tonübertragung über einen separaten, gesicherten Kanal verfügbar sein. Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit
besteht, dass Ihre bei Anfragen mitgeteilten personenbezogenen Daten – insbesondere Ihr Namen – nach Maßgabe dieser Datenschutzhinweise
versammlungsöffentlich wiedergegeben und hierbei auch von den anwesenden Journalisten und Gästen wahrgenommen werden können.
Bitte teilen Sie uns solche Informationen, soweit nicht zwingend für Ihre Anfrage erforderlich, daher nicht mit. Wir werden
Ihre personenbezogenen Daten nur versammlungsöffentlich äußern, wenn dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage von Ihnen gewünscht,
erforderlich oder in unserem berechtigten Interesse liegt. Weitere Einzelheiten zur Durchführung der Hauptversammlung können
Sie dem obigen Abschnitt IV. entnehmen. Das Aktionärsportal ist auf der Website der Gesellschaft unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) zugänglich.
Bitte beachten Sie ergänzend zu diesen Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise, die unter dieser Internetadresse vom
Betreiber der Internetseite hinterlegt sind.
Im Einzelnen:
Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten ist für die Vorbereitung, Durchführung und die Teilnahme der Aktionäre
und Bevollmächtigten an der Hauptversammlung sowie für die Ausübung von deren Rechte im Rahmen der Hauptversammlung und zur
Erfüllung aktienrechtlicher Vorgaben (z.B. für die Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses) zwingend erforderlich; Rechtsgrundlagen
für diese Verarbeitung sind das Aktiengesetz und die relevanten Vorschriften des COVID-19-Gesetzes, jeweils in Verbindung
mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Ferner verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung
weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher
Aufbewahrungspflichten; Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit
Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, wie
die rechtskonforme Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
f) DSGVO. Werden uns personenbezogene Daten in Zusammenhang mit einer Anfrage übermittelt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO zum Zweck der Beantwortung.
Aktionäre können nach der virtuellen Hauptversammlung die zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung erfassten Daten nach §
129 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz einsehen.
Sofern wir die oben genannten personenbezogenen Daten nicht direkt vom betroffenen Aktionär erhalten, werden uns diese von
Finanz- oder Kreditinstituten zur Verfügung gestellt.
Die Dienstleister der Südzucker AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von
der Südzucker AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich
sind und verarbeiten die personenbezogenen Daten ausschließlich nach Weisung der Südzucker AG. Jede/r unserer Mitarbeiter/Innen
und alle Mitarbeiter/Innen von Dienstleistern, die Zugriff auf die oben genannten personenbezogenen Daten haben und/oder diese
verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
Journalisten und Gäste können ihre personenbezogenen Daten ebenfalls wahrnehmen, soweit diese – insbesondere bei der Beantwortung
von Fragen – versammlungsöffentlich mitgeteilt werden. Auf die Verarbeitung von auf der Hauptversammlung nach Maßgabe dieser
Datenschutzhinweise öffentlich bekanntgegebenen personenbezogenen Daten durch die anwesenden Journalisten oder Gäste haben
wir keinen Einfluss und sind insoweit nicht verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO.
Die Südzucker AG kann unter Umständen verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die
personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie
etwa die zuständige Aufsichtsbehörde.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht, soweit nicht
ein berechtigtes Interesse der Südzucker AG eine längere Speicherung rechtfertigt (etwa im Falle drohender oder tatsächlicher
gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten in Zusammenhang mit der Hauptversammlung).
Aktionäre bzw. Bevollmächtigte haben in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen
ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung
ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO.
Diese Rechte können gegenüber der Südzucker AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
datenschutz@suedzucker.de
oder über die folgenden Kontaktdaten unserer betrieblichen Datenschutzbeauftragten geltend gemacht werden:
Südzucker AG
Datenschutzbeauftragte
Maximilianstraße 10
68165 Mannheim
Deutschland
Zudem steht den Aktionären bzw. Bevollmächtigten ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO
zu.
Ausführlichere Datenschutzhinweise sind auf der Website der Gesellschaft unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) verfügbar.
Die vom Versammlungsleiter festgestellten Abstimmungsergebnisse werden auf der Website der Gesellschaft unter
www.suedzucker.de
(Rubrik: Investor Relations/Hauptversammlung) veröffentlicht.
| 4. |
VERÖFFENTLICHUNG DER EINLADUNG
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Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom 28. Mai 2021 veröffentlicht und wurde solchen Medien zur Veröffentlichung
zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der ganzen Europäischen Union i.S.d. § 121
Abs. 4a Aktiengesetz verbreiten.
Mannheim, im Mai 2021
Südzucker AG
Der Vorstand
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