Talanx Aktiengesellschaft
Talanx Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 07.05.2020 in Hannover mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: Talanx Aktiengesellschaft
/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden. Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3, S. 2 Covid-19-Gesetz Ein Auskunftsrecht für Aktionäre besteht nicht. Aktionäre haben ausschließlich die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Hierfür müssen sich Aktionäre zuvor anmelden (siehe unten unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘). Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand ist nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten. Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 5. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) unter Angabe der Aktionärsnummer im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse hvfragen@talanx.com
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angemeldet haben und zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind.
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung nicht blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Eine Verfügung kann jedoch Auswirkungen auf die Berechtigung zur virtuellen Teilnahme und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts haben, da für die Teilnahme- und Stimmberechtigung der Aktienbestand laut Aktienregister zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung maßgeblich ist. Dieser wird dem Bestand des Aktienregisters am 30. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (= technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenanntes Technical Record Date) entsprechen, da aus abwicklungstechnischen Gründen zwischen dem Ablauf der Anmeldefrist und dem Ende der virtuellen Hauptversammlung, d.h. vom 30. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ) bis einschließlich 7. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) keine Umschreibungen im Aktienregister stattfinden.
Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann er das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
Aufgrund der Börsenzulassung der Aktien auch an der Warschauer Börse sind entsprechend den anwendbaren polnischen Rechtsvorschriften bestimmte Daten zu übermitteln: Spätestens am Tag der Hauptversammlung ist der polnischen Finanzmarktaufsicht (Komisja Nadzoru Finansowego – KNF) eine Aufstellung über die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigten Aktionäre nebst der jeweils gehaltenen Aktienzahl und Stimmrechte zu übermitteln. Ferner ist innerhalb von sieben Tagen nach der Hauptversammlung eine Aufstellung über solche Aktionäre, die in der Hauptversammlung mindestens 5 % der Stimmrechte gehalten haben, nebst der jeweiligen Anzahl der gehaltenen Stimmrechte und ihres prozentualen Anteils an den in der Hauptversammlung vertretenen Aktien und an der Gesamtzahl der Aktien, zu veröffentlichen sowie der KNF und der Warschauer Börse zu übermitteln.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten entsprechend den oben unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘ genannten Voraussetzungen Sorge zu tragen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Eine Bevollmächtigung kann per E-Mail, postalisch oder per Telefax an die oben unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer vorgenommen werden. Bitte verwenden Sie hierfür das den Anmeldeunterlagen beigefügte Antwortformular. Außerdem steht Ihnen das Aktionärsportal unter netvote.talanx.de zur Verfügung.
Im Falle der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer sonstigen in § 135 Abs. 8 des Aktiengesetzes genannten Person oder Institution richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an den betreffenden Intermediär, die betreffende Aktionärsvereinigung oder sonstige in § 135 Abs. 8 des Aktiengesetzes genannte Person oder Institution, um Näheres zu erfahren.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.
Die Gesellschaft hat gemäß § 14 Abs. 3 der Satzung Dr. Florian Schmidt (Group Legal) und Bernhard Krebs (Group Corporate Office), beide Mitarbeiter der Gesellschaft, als Stimmrechtsvertreter mit dem Recht, Untervollmacht zu erteilen, benannt, die ebenfalls mit der Stimmabgabe bevollmächtigt werden können. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf Grundlage der vom Aktionär oder Bevollmächtigten erteilten Weisungen aus. Die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können bis spätestens 6. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die oben unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen, soweit Sie sich bis spätestens 30. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) angemeldet haben. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Außerdem steht auch hier das Aktionärsportal unter
netvote.talanx.de
zur Verfügung, über das die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2020 möglich sein werden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wir bitten Sie zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den oben unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘ genannten Voraussetzungen angemeldet sind. Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich Ihrer Briefwahlstimmen können bis spätestens 6. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformulars an die oben unter ‘Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung‘ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen, soweit Sie sich bis spätestens 30. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) angemeldet haben. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Außerdem steht auch hier das Aktionärsportal unter
netvote.talanx.de
zur Verfügung, über das eine Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2020 möglich sein wird.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Aktionärsportal
Als im Aktienregister der Gesellschaft eingetragener Aktionär können Sie über das Internet den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen sowie Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Detailinformationen hierzu finden Sie in dem den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformular sowie im Internet unter
netvote.talanx.de
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2020 unter Angabe der Aktionärsnummer im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse
hvwiderspruch@talanx.com
erklärt werden.
Hinweis zur Aktionärshotline für Aktionäre und Banken
Bei Fragen zur virtuellen Hauptversammlung der Talanx Aktiengesellschaft können sich die Aktionäre und Intermediäre per E-Mail an
talanx.hv@linkmarketservices.de
wenden. Zusätzlich steht Ihnen Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr (MESZ) die Aktionärshotline unter der Telefonnummer 0800 10 16 358 aus Deutschland (kostenfrei) oder +49 (0) 61 96 88 70 709 aus dem Ausland zur Verfügung.
Weitere Informationen erhalten Sie auch im Internet unter
www.talanx.com/hv
Anzahl der Aktien und Stimmrechte
Die Gesamtzahl der Aktien im Zeitpunkt der Einberufung beträgt 252.797.634 Stück. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung beträgt 252.797.634.
Internetseite der Gesellschaft, über die die Informationen gemäß § 124a AktG zugänglich sind
Die Einberufung der virtuellen Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen ist auch über die Internetseite
www.talanx.com/hv
zugänglich. Hier finden Sie zudem die weiteren Informationen gemäß § 124a des Aktiengesetzes.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Talanx Aktiengesellschaft
Datenschutzerklärung für Aktionäre der Talanx AG
Unsere vollständige Datenschutzerklärung für Aktionäre ist über die Internetseite:
https://www.talanx.com/hv/datenschutz
zugänglich. Sie können diese Informationen auch postalisch anfordern. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter unserer Postadresse mit dem Zusatz ‘der Datenschutzbeauftragte’ oder per E-Mail unter
privacy@talanx.com
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die Talanx AG und woher stammen sie?
Wir verarbeiten Name, Geburtsdatum, Postanschrift, elektronische Adresse sowie Stückzahl bzw. Aktionärsnummer unserer Aktionäre. Diese Daten sind bei Namensaktien in das Aktienregister einzutragen und werden uns von der Clearstream Banking AG übermittelt.
Für welche Zwecke verarbeitet die Talanx AG Ihre personenbezogenen Daten?
Eine Verarbeitung findet im Zusammenhang mit den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken statt (insb. Führung und Verwaltung des Aktienregisters, Organisation und Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung sowie Kommunikation mit unseren Aktionären). Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO in Verbindung mit dem Aktiengesetz. Zudem werden Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO). In Einzelfällen verarbeitet die Talanx AG Ihre Daten auch zur Wahrung eigener berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, z.B. zu statistischen Zwecken, insb. zur Entwicklung der Aktionärsstruktur. Soweit Sie unser Aktionärsportal nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Profiling oder die Durchführung automatisierter Einzelfallentscheidungen finden nicht statt.
An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. weiter?
Wir übermitteln personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern: Aktienregister-, Hauptversammlungs-, IT-, Druck- und Versanddienstleister. Darüber hinaus können Ihre Daten an auskunftsberechtigte Behörden übermittelt werden.
Findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland statt?
Eine Verarbeitung Ihrer Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dem jeweiligen Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantie gem. den Art. 44-49 DSGVO vorhanden sind.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Ihnen stehen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten gegen uns zu:
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Recht auf Auskunft |
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Recht auf Berichtigung oder Löschung |
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Recht auf Einschränkung der und/oder Widerspruch gegen die Verarbeitung |
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Recht auf Datenübertragbarkeit |
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Recht auf Widerruf der Einwilligung |
Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, als zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.
Hannover, im März 2020
Talanx Aktiengesellschaft
Der Vorstand