Aareal Bank AG
Aareal Bank AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.05.2024 in Wiesbaden mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Aareal Bank AG

Wiesbaden

ISIN: DE000A37FT90_WKN A37 FT9

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
der Aareal Bank AG, Wiesbaden,
am 3. Mai 2024

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre¹⁾,

wir laden Sie herzlich ein zu unserer ordentlichen Hauptversammlung

am Freitag, dem 3. Mai 2024, 10:30 Uhr MESZ,
 

die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) gemäß § 118a Absatz 1 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) in Verbindung mit § 15 Absatz 4 der Satzung am Ort der Hauptversammlung stattfindet.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Kommunikation im Aktionärsportal der Gesellschaft übertragen. Das Aktionärsportal ist über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zu erreichen, worunter sich die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Versammlung teilnehmen und ihre Rechte ausüben können. Unabhängig von der Anmeldung und Ausübung von Teilnahmerechten im Wege der elektronischen Zuschaltung erfolgt die Übertragung der gesamten Hauptversammlung für Aktionäre live in Bild und Ton über das vorbenannte Aktionärsportal.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist die Unternehmenszentrale der Aareal Bank AG, Paulinenstraße 15, 65189 Wiesbaden. Für Aktionäre und deren Bevollmächtigte besteht kein Recht und keine Möglichkeit der physischen Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung, ausgenommen sind Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

¹ Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.

Tagesordnung
 

TOP 1: Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss gemäß § 172 Satz 1 AktG am 19. März 2024 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Mit dem Jahresabschluss wird auch der dort im Anhang enthaltene Vorschlag für die Gewinnverwendung vorgelegt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen keinen Beschluss zu fassen.

TOP 2: Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Aareal Bank AG des abgelaufenen Geschäftsjahres 2023 in Höhe von 452.310.000 € wie folgt zu verwenden:

Vorstand und Aufsichtsrat sind sich einig, dass der Bilanzgewinn für das künftige Wachstum der Gesellschaft zu investieren ist.

TOP 3: Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nachfolgend unter 3.1 bis 3.4 genannten Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2023 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen:

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands entscheiden zu lassen.

TOP 4: Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nachfolgend unter 4.1 bis 4.14 genannten Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen:

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats entscheiden zu lassen.

TOP 5: Beschlussfassung zur Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte im Sinne von Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde.

TOP 6: Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der Aareal Bank AG auf die Atlantic BidCo GmbH gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gem. §§ 327a ff AktG

Das Grundkapital der Aareal Bank AG beträgt 179.571.663,00 € und ist eingeteilt in 59.857.221 nennbetragslose auf den Namen lautende Aktien. Die Atlantic BidCo GmbH, Frankfurt am Main, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRB 124165, hält gegenwärtig 57.162.573 auf den Namen lautende Stückaktien an der Aareal Bank AG und damit insgesamt rund 95,50 % des Grundkapitals der Aareal Bank AG im Sinne des § 327a Abs. 2 AktG i.V.m. § 16 Abs. 2 AktG. Die Atlantic BidCo GmbH ist damit die Hauptaktionärin der Aareal Bank AG im Sinne des § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG.

Die Atlantic BidCo GmbH hat zunächst mit Schreiben vom 22. November 2023 den Vorstand der Aareal Bank AG darüber informiert, dass sie sich mehr als 95% der Aktien der Aareal Bank AG gesichert hat und beabsichtigt, einen Squeeze-out der verbleibenden Minderheitsaktionäre einzuleiten, um damit alle ausstehenden Aktien der Aareal Bank AG zu erwerben. Mit Schreiben vom 11. Dezember 2023 hat die Atlantic BidCo GmbH sodann das förmliche Verlangen gemäß § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG an den Vorstand der Aareal Bank AG übermittelt, dass die Hauptversammlung der Aareal Bank AG die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) auf die Atlantic BidCo GmbH gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen soll (sog. aktienrechtlicher Squeeze-out).

Die Atlantic BidCo GmbH hat dieses Verlangen mit Schreiben vom 13. März 2024 unter Angabe der von ihr gem. § 327b AktG festgelegten angemessenen Barabfindung in Höhe von 33,20 € je auf den Namen lautende Aktie der Aareal Bank AG gegenüber dem Vorstand der Aareal Bank AG erneuert und konkretisiert. Die von der Atlantic BidCo GmbH festgelegte angemessene Barabfindung basiert auf der Grundlage einer gutachtlichen Stellungnahme der von ihr beauftragten ValueTrust Financial Advisors Deutschland GmbH, München.

In einem schriftlichen Bericht gemäß § 327c Abs. 2 Satz 1 AktG an die Hauptversammlung der Aareal Bank AG hat die Atlantic BidCo GmbH die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre dargelegt und die Angemessenheit der von ihr festgesetzten Barabfindung erläutert und begründet (sog. Übertragungsbericht). Die Angemessenheit der Barabfindung wurde durch die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, die auf Antrag der Atlantic BidCo GmbH durch das Landgericht Frankfurt am Main ausgewählt und mit Beschluss vom 22. Dezember 2023 zum sachverständigen Prüfer für die Prüfung der Angemessenheit der Barabfindung bestellt wurde, geprüft und bestätigt. Die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft hat hierüber gemäß § 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4 AktG einen Prüfungsbericht erstattet.

Zudem hat die Atlantic BidCo GmbH dem Vorstand der Aareal Bank AG eine Gewährleistungserklärung der BNP Paribas S.A., Niederlassung Deutschland, Frankfurt am Main gemäß § 327b Abs. 3 AktG übermittelt. Durch diese Erklärung übernimmt die BNP Paribas S.A., Niederlassung Deutschland die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung der Atlantic BidCo GmbH, den Minderheitsaktionären der Aareal Bank AG nach Eintragung des Übertragungsbeschlusses im Handelsregister unverzüglich die festgelegte Barabfindung für die übergegangenen Aktien der Aareal Bank AG zuzüglich etwaiger gesetzlicher Zinsen nach § 327b Abs. 2 AktG zu zahlen.

Von der Einberufung der Hauptversammlung an und damit auch während der virtuellen Hauptversammlung werden den Aktionären die folgenden Unterlagen über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/

zugänglich gemacht:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß des konkretisierten Verlangens der Atlantic BidCo GmbH folgenden Beschluss zu fassen:

Die auf den Namen lautenden Stückaktien der übrigen Aktionäre der Aareal Bank AG mit Sitz in Wiesbaden (Minderheitsaktionäre) werden gemäß §§ 327a ff. Aktiengesetz gegen Gewährung einer von der Atlantic BidCo GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRB 124165 (Hauptaktionärin), zu zahlenden Barabfindung in Höhe von 33,20 € je auf den Namen lautender Stückaktie der Aareal Bank AG auf die Hauptaktionärin übertragen.

TOP 7: Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Mit Ablauf der diesjährigen Hauptversammlung vom 3. Mai 2024 enden die regulären Amtszeiten der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat, Herrn Prof. Dr. Hermann Wagner, Herrn Denis Hall und Herrn Hans-Hermann Anton Lotter. Daher sind in der diesjährigen Hauptversammlung Neuwahlen zum Aufsichtsrat in entsprechendem Umfang durchzuführen.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 2 Abs. 1 der Mitbestimmungsvereinbarung in Verbindung mit § 9 der Satzung und §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG aus acht von der Hauptversammlung und vier von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen. Bei der Wahl der Anteilseignervertreter ist die Hauptversammlung an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Die nachfolgenden Wahlvorschläge des Aufsichtsrats berücksichtigen die vom Aufsichtsrat beschlossenen Leitlinien für die Auswahl von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern. Diese enthalten Anforderungen an die Eignung der Kandidaten und können der aktuellen Erklärung zur Unternehmensführung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.aareal-bank.com/ueber-uns/corporate-governance
 

entnommen werden.

Die Kandidaten verfügen nach Auffassung des Aufsichtsrats über die persönliche Zuverlässigkeit und fachliche Qualifikation, um Aufgaben im Aufsichtsrat der Aareal Bank AG zu erfüllen. Die Ziele zur Zusammensetzung und Vielfalt im Aufsichtsrat würden durch ihre Wahl weiterhin erreicht.

Gestützt auf die Empfehlung des Präsidial- und Nominierungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, folgende Kandidaten als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen bzw. wiederzuwählen:

7.1 Herrn Maximilian Rinke, London (Großbritannien), Managing Director der Centerbridge Partners, L.P.

7.2 Herrn Denis Hall, Chalfont St Giles (Großbritannien), ausgeübte Mandate in verschiedenen Kontrollgremien, zurzeit bei Auxmoney Europe Holdings Ltd., Moneta Money Bank A.S. und der Skipton Building Society; zuvor ehemaliger Chief Risk Officer, Global Consumer Banking, GE Capital, London (Großbritannien)

7.3 Herrn Hans-Hermann Anton Lotter, Como (Italien), Geschäftsführer der Atlantic BidCo GmbH, Frankfurt am Main

Die Wahl der Herren Maximilian Rinke, Denis Hall und Hans-Hermann Anton Lotter erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung und gemäß § 9 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt.

Freiwillige Angaben nach Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex

Herr Maximilian Rinke (Kandidat 7.1) ist Managing Director im Private Equity-Team von Centerbridge Partners L.P., einer Gesellschaft der Centerbridge-Gruppe, die über die CB Atlantic (Luxembourg) SCA an der Atlantic Lux HoldCo S.à r.l. und diese wiederum über die Atlantic BidCo GmbH an der Gesellschaft wesentlich beteiligt ist. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats unterhält Herr Maximilian Rinke (Kandidat 7.1) damit eine geschäftliche Beziehung zu einem indirekt wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär im Sinne der Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats unterhält Herr Denis Hall (Kandidat 7.2) keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der Gesellschaft oder zu deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär im Sinne der Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Herr Hans-Hermann Anton Lotter (Kandidat 7.3) ist einer der Geschäftsführer der Atlantic BidCo GmbH, Frankfurt am Main, die wesentlich an der Gesellschaft beteiligt ist. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats unterhält daher auch Herr Hans-Hermann Anton Lotter (Kandidat 7.3) damit eine geschäftliche Beziehung zu einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär im Sinne der Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Freiwillige Angaben nach Empfehlung C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex

Am Ende dieser Tagesordnung sind diesen Wahlvorschlägen unter Informationen zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitgliedern die Lebensläufe der Kandidaten beigefügt, die über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten, fachliche Erfahrungen und wesentliche Tätigkeiten der Kandidaten Auskunft geben. Die Lebensläufe der Kandidaten sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

verfügbar.

TOP 8: Beschlussfassung über die Erhöhung der Obergrenze für die variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der Aareal Bank AG gemäß § 25a Abs. 5 Satz 5 KWG

Kreditinstitute haben gemäß § 25a Abs. 5 Satz 2 KWG u.a. für Geschäftsleiter ein angemessenes Verhältnis zwischen der variablen und der fixen Vergütung festzulegen. Grundsätzlich darf die jährliche variable Vergütung dabei jeweils 100 % der jährlichen fixen Vergütung nicht übersteigen. Gemäß § 25a Abs. 5 Satz 5 KWG kann die Hauptversammlung diese Obergrenze auf 200 % der jährlichen fixen Vergütung anheben.

Der Aufsichtsrat bittet die Hauptversammlung, eine Anhebung der Obergrenze für die jährliche variable Vergütung aller Vorstandsmitglieder der Aareal Bank AG (im Folgenden auch „Gesellschaft“) von derzeit 100% auf 200% der jährlichen fixen Vergütung der Vorstandsmitglieder zu billigen. Die Erhöhung der Obergrenze soll zum 1. Januar 2024 wirksam werden.

Der Aufsichtsrat hält die Erhöhung der Obergrenze mit Blick auf die Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit der Gesellschaft vor dem Hintergrund der Vergütungspraxis anderer international agierender Kreditinstitute und insbesondere die angestrebte Erfolgsorientierung und langfristige Anreizwirkung der Vorstandsvergütung zur Erhaltung möglichst großer Flexibilität für sachgerecht und erforderlich.

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands besteht aus zwei Komponenten:

Um sicherzustellen, dass die Gesellschaft wettbewerbsfähig bleibt, muss die Gesellschaft den Vorstandsmitgliedern eine wettbewerbsfähige Gesamtvergütung zahlen, die sich entsprechend den regulatorischen Vorgaben und entsprechend dem derzeitigen System der Vorstandsvergütung aus fixen und variablen Komponenten mit Anreizcharakter zusammensetzt. Dabei ist es im Interesse der Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit zukünftig ggf. auch erforderlich, bestehende variable Vergütungskomponenten auszuweiten oder neue einzuführen. Würde die Möglichkeit zur Gewährung variabler Vergütungskomponenten weiterhin auf das Verhältnis 1:1 beschränkt, müssten die fixen Vergütungskomponenten höher ausgestaltet werden, um eine wettbewerbsfähige Gesamtvergütung zu ermöglichen. Insofern würde die Heraufsetzung der Obergrenze der jährlichen variablen Vergütung dazu beitragen, dass ein Großteil der Gesamtvergütung nach Maßgabe der regulatorischen Vorgaben mit Fristen und Vorbehalten versehen und eine langfristige und nachhaltige Vergütungsstruktur sichergestellt werden könnte. 60% der variablen Vergütung der Vorstandsmitglieder werden über einen Zeitraum von fünf Jahren zurückbehalten. Zudem wird durch Malus- und Clawback-Regelungen sichergestellt, dass die variablen Vergütungskomponenten bei Vorliegen bestimmter Bedingungen vollständig verfallen bzw. zurückgefordert werden können. 55% der variablen Vergütung werden i.S.v. § 20 Abs. 5 InstitutsVergV instrumentenbasiert gewährt und orientieren sich während der Zurückbehaltung und der Haltefrist an der Wertentwicklung der Gesellschaft. Diese Mechanismen der Risikoadjustierung sind bei fixen Vergütungskomponenten gemäß den Vorgaben der Institutsvergütungsverordnung nicht möglich.

Durch die Heraufsetzung der Obergrenze für die variablen Vergütungskomponenten der Vorstandsmitglieder wird die Angemessenheit der variablen Vergütung nicht berührt. Bereits durch die für die Festlegung der konkreten Höhe der variablen Vergütung maßgeblichen Parameter (im Rahmen der Konzernkomponente und der strategischen Komponente) trägt der Aufsichtsrat dafür Sorge, dass eine angemessene Balance zwischen der Setzung positiver Leistungs- und Verhaltensanreize und der Vermeidung von Fehlanreizen, insbesondere zur Eingehung unangemessen hoher Risiken, besteht.

Derzeit sind die Vergütungsstrukturen aller Vorstandsmitglieder angesichts der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder für die Leitung der Gesellschaft im Wesentlichen einheitlich ausgestaltet. Daran soll festgehalten werden, so dass in Bezug auf alle Vorstandsmitglieder, derzeit also für vier Personen, aber auch für alle künftigen Vorstandsmitglieder, die Obergrenze auf 1:2 angehoben werden soll.

Der Aufsichtsrat hat die Obergrenze von 1:2 am 19. März 2024 beschlossen. Bei Billigung durch die Hauptversammlung und Umsetzung dieses Beschlusses würde sich die Vorstandsvergütung für das Geschäftsjahr 2024 bei Zugrundelegung der aktuellen Vorstandszusammensetzung und Vertragslage (Stand 19. März 2024) wie folgt darstellen: Das Gesamtvolumen der jährlichen fixen Vergütung der Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2024 beläuft sich (Stand: 19. März 2024) auf rund 4.806.000,00 €. Bei einer Anhebung der Beschränkung der variablen Vergütung auf 200 % der fixen Vergütung beliefe sich die Gesamtsumme der zulässigen variablen Vergütung für die Vorstandsmitglieder folglich auf rund 9.612.000 €. Ohne die Anhebung der Beschränkung der variablen Vergütung (d.h. bei der derzeitigen „Obergrenze von 1:1″) beliefe sich bei Zugrundelegung der aktuellen Vorstandszusammensetzung und Vertragslage (Stand 19. März 2024) die Gesamtsumme der zulässigen variablen Vergütung für die Vorstandsmitglieder dagegen auf rund 4.806.000 €.

Aus der vorgeschlagenen Erhöhung der Obergrenze für die variable Vergütung der Vorstandsmitglieder erwarten wir keinen relevanten Einfluss auf die Fähigkeit der Gesellschaft, eine angemessene Eigenmittelausstattung vorzuhalten. Die SREP-Gesamtkapitalanforderung (Säule 1 und Säule 2) betrug per 31. Dezember 2023 11 %. Die Säule-2-Anforderung (Pillar 2 additional own funds requirement – P2R) betrug per 31. Dezember 2023 3 %. Die Eigenmittel der Aareal Bank Gruppe betrugen per 31. Dezember 2023 3.218 € Mio., was einer Gesamtkapitalquote von 23,5 %. entspricht. Der Aufwand der über 100 % der fixen Vergütung hinausgehenden variablen Vergütung beträgt maximal 4.806.000 €. Vor dem Hintergrund des überschaubaren Mehraufwands, bestehen keine Bedenken, dass die Gesamtkapitalquote unter die SREP-Gesamtkapitalanforderung sinkt. Der mögliche Mehraufwand ist im Verhältnis zu den Eigenmitteln der Aareal Bank AG folglich von untergeordneter Bedeutung. Der quantitative Einfluss eines um 4.806.000 € erhöhten Aufwands auf die Gesamtkapitalquote beträgt weniger als 0,2% Prozent. Abgesehen davon droht auch keine Herbeiführung eines Bilanzverlusts.

Der Aufsichtsrat schlägt daher vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

Die Erhöhung der Obergrenze der jährlichen variablen Vergütungskomponenten für alle jeweiligen Vorstandsmitglieder der Aareal Bank AG auf 200% der jeweiligen jährlichen fixen Vergütung ab dem Geschäftsjahr 2024 wird gebilligt.

TOP 9: Beschlussfassung über die Zustimmung zu dem Verschmelzungsvertrag zwischen der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG

Die Vorstände der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG, Wiesbaden, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Wiesbaden unter HRB 12806, beabsichtigen einen Verschmelzungsvertrag zwischen der Aareal Estate AG als übertragendem Rechtsträger mit der Aareal Bank AG als übernehmendem Rechtsträger durch Aufnahme der Aareal Estate AG in die Aareal Bank AG nach Zustimmung der Hauptversammlungen der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG abzuschließen und notariell beurkunden zu lassen.

Die Vorstände der Aareal Estate AG und der Aareal Bank AG haben beim Landgericht Frankfurt am Main einen Antrag auf Bestellung eines gemeinsamen Verschmelzungsprüfers gemäß § 10 Abs. 1 des Umwandlungsgesetzes (UmwG) gestellt. Das Landgericht Frankfurt am Main hat mit Beschluss vom 4. März 2024 die IVA Valuation & Advisory AG, Frankfurt am Main, zum gemeinsamen Verschmelzungsprüfer bestellt.

Der Entwurf des Verschmelzungsvertrages wurde gemäß § 61 Satz 1 UmwG jeweils zum Handelsregister der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG eingereicht.

Die nach § 63 Abs. 1 UmwG erforderlichen Unterlagen (Entwurf des Verschmelzungsvertrages, die Jahresabschlüsse und Lageberichte der Aareal Estate AG und Aareal Bank AG für die Geschäftsjahre 2021, 2022 und 2023, der gemeinsame Verschmelzungsbericht sowie der Prüfungsbericht des gerichtlich bestellten Verschmelzungsprüfers) liegen seit dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung 2024 in den Geschäftsräumen der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG zur Einsicht der Aktionäre aus und stehen den Aktionären auf der Internetseite der Aareal Bank AG unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zur Verfügung und werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich gemacht. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen.

Der als Anlage dieser Einladung beigefügte Entwurf des Verschmelzungsvertrages hat folgenden wesentlichen Inhalt:

Die Aareal Estate AG als übertragende Gesellschaft überträgt ihr Vermögen als Ganzes mit allen Rechten und Pflichten unter Auflösung ohne Abwicklung gemäß § 2 Nr. 1 UmwG auf die Aareal Bank AG als übernehmende Gesellschaft (Verschmelzung durch Aufnahme). Der Verschmelzung wird die mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehene Bilanz der Aareal Estate AG zum 31. Dezember 2023 als Schlussbilanz zugrunde gelegt. Die Übernahme des Vermögens der Aareal Estate AG durch die Aareal Bank AG erfolgt im Innenverhältnis mit Wirkung zum Ablauf des 31. Dezember 2023 (steuerlicher Übertragungsstichtag). Von Beginn (0:00 Uhr) des 1. Januar 2024 an gelten alle Handlungen und Geschäfte der Aareal Estate AG als für Rechnung der Aareal Bank AG vorgenommen (Verschmelzungsstichtag).

Eine Gegenleistung für die Vermögensübertragung wird nicht gewährt. Sämtliche Aktien an der Aareal Estate AG befinden sich in der Hand der Westdeutsche Immobilien Servicing AG, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mainz unter HRB 40640, die auf eine Gewährung von Aktien an der Aareal Bank AG gemäß § 68 Abs. 1 Satz 3 UmwG verzichtet. Es werden keine Rechte im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 7 UmwG für einzelne Aktionäre oder für Inhaber besonderer Rechte gewährt. Es sind auch keine Maßnahmen im Sinne dieser Vorschrift für solche Personen vorgesehen. Es werden keine besonderen Vorteile im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 8 UmwG für ein Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglied oder für einen Abschlussprüfer einer der beteiligten Gesellschaften oder für den Verschmelzungsprüfer gewährt.

Die Aareal Estate AG beschäftigt derzeit fünf Arbeitnehmer. Mit dem Wirksamwerden der Verschmelzung gehen die Arbeitsverhältnisse, die mit der Aareal Estate AG bestehen, auf Arbeitgeberseite im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf die Aareal Bank AG über. Soweit die Aareal Estate AG Zusagen auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (“Pensionszusagen”) erteilt hat, tritt die Aareal Bank AG mit Wirksamwerden der Verschmelzung kraft Gesetzes in diese Pensionszusagen ein. Das gilt für Versorgungszusagen gegenüber Betriebsrentnern oder gegenüber bereits mit unverfallbarer Anwartschaft ausgeschiedenen (ehemaligen) Arbeitnehmern ebenso wie für Versorgungszusagen gegenüber aktiven Arbeitnehmern. Der bei der Aareal Estate AG bestehende Betriebsrat erhielt den Entwurf des Verschmelzungsvertrages am 21. März 2024. Der Empfang wurde bestätigt. Der Entwurf des Verschmelzungsvertrages wurde zudem den Betriebsräten der Aareal Bank AG für den Betrieb in Wiesbaden, dem Gesamtbetriebsrat sowie dem Konzernbetriebsrat am 21. März 2024 zugeleitet. Der Empfang wurde jeweils bestätigt. Hinsichtlich der Folgen der Verschmelzung für die Arbeitnehmer und ihre Vertretungen sowie insoweit vorgesehene Maßnahmen im Einzelnen wird auf § 4 des Entwurfes des Verschmelzungsvertrages verwiesen.

Der zwischen der Westdeutsche Immobilien Servicing AG als herrschendem Unternehmen und der Aareal Estate AG als beherrschtem Unternehmen bestehende Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 18. Februar 2020 erlischt mit Wirksamwerden der Verschmelzung. Die Verschmelzung wird wirksam mit Eintragung der Verschmelzung in das Handelsregister der Aareal Bank AG als übernehmendem Rechtsträger (§ 20 UmwG). Die durch den Verschmelzungsvertrag und seine Durchführung entstehenden Kosten trägt die Aareal Bank AG, und zwar auch dann, wenn die Verschmelzung wider Erwarten nicht wirksam werden sollte.

Schließlich enthält der Vertrag Schlussbestimmungen zum Umgang mit nichtigen oder unwirksamen Vertragsbestimmungen sowie zum Wirksamwerden der Verschmelzung im Allgemeinen. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf § 8 des Verschmelzungsvertrages ergänzend Bezug genommen.

Der gemeinsame Verschmelzungsbericht des Vorstands der Aareal Bank AG und des Vorstands der Aareal Estate AG zu dem Entwurf des Verschmelzungsvertrages enthält vertiefende Ausführungen auch zu den einzelnen Regelungen des Vertragsentwurfs. Auf diese Erläuterungen wird ergänzend verwiesen. Der Verschmelzungsbericht gehört zu den Unterlagen, die den Aktionären zugänglich gemacht werden.

Eine Zustimmung der Aktionäre zum Entwurf des Verschmelzungsvertrages hat zur Folge, dass der anschließend von den Vorständen der Aareal Bank AG und der Aareal Estate AG geschlossene Verschmelzungsvertrag mit der Entwurfsfassung übereinstimmen muss. Inhaltliche Änderungen, die über redaktionelle Anpassungen hinausgehen, sind ausgeschlossen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Dem im Entwurf vorliegenden Verschmelzungsvertrag zwischen der Aareal Bank AG mit Sitz in Wiesbaden, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Wiesbaden unter HRB 13184, als übernehmendem Rechtsträger, und der Aareal Estate AG mit Sitz in Wiesbaden, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Wiesbaden unter HRB 12806, als übertragendem Rechtsträger, wird zugestimmt. Der Vorstand wird ermächtigt, die für die Durchführung der Verschmelzung erforderlichen Einzelheiten festzulegen und Maßnahmen zu ergreifen.

***************
 

A. Informationen zu den unter TOP 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitgliedern

Der Lebenslauf der Kandidaten ist zusätzlich auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/

verfügbar.

Zu TOP 7.1: Wahl von Maximilian Rinke

Managing Director der Centerbridge Partners L.P., London

1. Persönliche Angaben

2. Ausbildung

3. Beruflicher Werdegang und fachliche Erfahrungen

Expertise: Bank- und Finanzdienstleistungen, strategische Planung, M&A,
Digitalisierung, Risikomanagement im Kreditgeschäft, ESG und Rechnungslegung

4. Weitere Mandate und Betätigungen gemäß der freiwilligen Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG und Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex

Keine

5. Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Zu TOP 7.2: Wahl von Denis Hall

Ehemaliger Chief Risk Officer, Global Consumer Banking, GE Capital, London (Großbritannien)

1. Persönliche Angaben

2. Ausbildung

Bankausbildung, Barclays Bank

3. Beruflicher Werdegang und fachliche Erfahrungen

Expertise: Bankgeschäft, Risikomanagement, M&A, Technologie/IT-Sicherheit, Abschlussprüfung, Rechnungslegung, ESG

4. Weitere Mandate und Betätigungen gemäß der freiwilligen Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG und Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex

Für Herrn Denis Hall bestehen keine Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten.

Es bestehen folgende Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

5. Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Keine

Zu TOP 7.3: Wahl von Hans-Hermann Anton Lotter
Diplom-Wirtschaftsmathematiker, Geschäftsführer der Atlantic BidCo GmbH

1. Persönliche Angaben

2. Ausbildung

3. Beruflicher Werdegang und fachliche Erfahrungen

Expertise: Bankgeschäft, Governance-Themen, internationale M&A und Joint Venture, strategische Planung, Abschlussprüfung

4. Weitere Mandate und Betätigungen gemäß der freiwilligen Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG und Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex

Für Herrn Hans-Hermann Anton Lotter bestehen folgende Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

Es besteht folgende weitere Mitgliedschaft in einem vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremium gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

5. Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Keine

B. Anlage zu Tagesordnungspunkt 9: Entwurf des Verschmelzungsvertrages zwischen der Aareal Bank AG als übernehmendem Rechtsträger und der Aareal Estate AG als übertragendem Rechtsträger

Verschmelzungsvertrag
(“Vertrag”)

zwischen:

und

Die Parteien zu (1) und (2) werden nachfolgend auch gemeinsam als die “Parteien” und einzeln als eine “Partei” bezeichnet.

VORBEMERKUNG

Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien was folgt:

§ 1
Vermögensübertragung

§ 2
Gegenleistung

Eine Gegenleistung für die Vermögensübertragung wird nicht gewährt. Sämtliche Aktien an der Übertragenden Gesellschaft befinden sich in der Hand der Westdeutsche Immobilien Servicing AG, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mainz unter HRB 40640, die auf eine Gewährung von Aktien an der Übernehmenden Gesellschaft gemäß § 68 Abs. 1 Satz 3 UmwG verzichtet.

§ 3
Besondere Rechte und Vorteile

§ 4
Folgen der Verschmelzung für die Arbeitnehmer und ihre Vertretungen
sowie insoweit vorgesehene Maßnahmen

§ 5
Wirksamwerden der Verschmelzung

Die Verschmelzung wird wirksam mit Eintragung der Verschmelzung in das Handelsregister der Übernehmenden Gesellschaft als übernehmendem Rechtsträger (§ 20 UmwG).

§ 6
Folgen für den Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag

Der zwischen der Westdeutsche Immobilien Servicing AG, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mainz unter HRB 40640, als herrschendem Unternehmen und der Übertragenden Gesellschaft als beherrschtem Unternehmen bestehende Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 18. Februar 2020 erlischt mit Wirksamwerden der Verschmelzung.

§ 7
Kosten

Die durch diesen Vertrag und seine Durchführung entstehenden Kosten trägt die Übernehmende Gesellschaft, und zwar auch dann, wenn die Verschmelzung wider Erwarten nicht wirksam werden sollte.

§ 8
Schlussbestimmungen

***
 

C. Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zugänglich.

Etwaige bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden. Die gesamte Hauptversammlung wird für im Aktienregister eingetragene Aktionäre und ihre ordnungsgemäß angemeldeten Bevollmächtigten in Bild und Ton über das Online-Portal der Gesellschaft (Aktionärsportal) übertragen, das unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zu erreichen ist. Auch unabhängig von der Anmeldung und Ausübung von Teilnahmerechten im Wege der elektronischen Zuschaltung erfolgt die Übertragung der gesamten Hauptversammlung für Aktionäre live in Bild und Ton über das vorbenannte Aktionärsportal. Über das Aktionärsportal wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten unter anderem eine Ausübung des Stimmrechts vor und während der Hauptversammlung ermöglicht. Über die vorgenannte Internetseite der Gesellschaft werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

Die Gesellschaft wird den Aktionären als besonderen Service die vorgenannten Unterlagen auf Anforderung kostenfrei übersenden. Es wird darauf hingewiesen, dass der gesetzlichen Verpflichtung mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan ist.

Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von 179.571.663 € ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 59.857.221 auf den Namen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt der Einberufung dementsprechend 59.857.221. Zum Zeitpunkt der Einberufung hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.

Auf der Grundlage von § 118a AktG in Verbindung mit § 15 Abs. 4 der Satzung hat der Vorstand entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Versammlungsleiters sowie von Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats, die gegebenenfalls im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen, und des mit der Niederschrift der Versammlung beauftragen Notars sowie der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter am Sitz der Gesellschaft, Paulinenstraße 15, 65189 Wiesbaden, dem Ort der Hauptversammlung i.S.d. § 121 Abs. 3 AktG, statt. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.

Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach der gesetzlichen Neuregelung in § 118a AktG führt zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte sowohl gegenüber einer physischen Hauptversammlung als auch gegenüber der virtuellen Hauptversammlung nach der Sondergesetzgebung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie. Daher bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts, des Rechts zur Einreichung von Stellungnahmen, des Antragsrechts, des Rederechts, des Auskunftsrechts und des Widerspruchsrechts.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich über das Aktionärsportal zur Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung am Freitag, 3. Mai 2024, ab 10:30 Uhr (MESZ) live durch Nutzung des Aktionärsportals unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen, die Hauptversammlung live in Bild und Ton verfolgen und Aktionärsrechte ausüben. Ohne ordnungsgemäße Anmeldung können sich Aktionäre weder elektronisch als Teilnehmer zuschalten noch Aktionärsrechte ausüben.

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht ausschließlich über Briefwahl oder Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie nachstehend näher bestimmt ausüben. Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten haben verbindlichen Charakter und es besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja, Nein oder Enthaltung zu stimmen.

Eine Aufzeichnung der Rede des Vorstands steht nach der virtuellen Hauptversammlung unter derselben, vorgenannten Internetadresse zur Verfügung.

Die Gesellschaft hat für Zwecke der Teilnahme an der Hauptversammlung und der Ausübung von teilnahmegebundenen Aktionärsrechten ein zugangsgeschütztes Aktionärsportal eingerichtet, das unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zugänglich ist. Über das Aktionärsportal können alle im Aktienregister eingetragenen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung verfolgen. Darüber hinaus können sich über das Aktionärsportal ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen und ihre Rechte ausüben.

Für die Nutzung des Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Daten für den Zugang zum Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Passwort) werden mit den Hauptversammlungsunterlagen übersandt; hierin werden auch weitere Informationen zur Rechteausübung und zu den Zugangsdaten enthalten sein. Etwaige bereits vorhandene Zugangsdaten zum Aktionärsportal für vergangene Hauptversammlungen haben keine Gültigkeit mehr.

Sofern ein Aktionär einen Dritten bevollmächtigt, der nicht Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist, so ist für die Ausübung von Rechten über das zugangsgeschützte Aktionärsportal ggf. die rechtzeitige Weitergabe der Zugangsdaten zum zugangsgeschützten Aktionärsportal erforderlich bzw. die Erteilung der Vollmacht, mit der damit die Anmeldung inkludiert ist (siehe unten Abschnitt „Stimmrechtsausübung durch andere Bevollmächtigte“).

Das Aktionärsportal ist voraussichtlich ab dem 5. April 2024 für im Aktienregister eingetragene Aktionäre sowie nach ihrer Anmeldung auch ihren Bevollmächtigten geöffnet. Über das Aktionärsportal können die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Stellungnahmen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte mit den Zugangsdaten einloggen. Detaillierte Hinweise zur Nutzung des Aktionärsportals und zu den verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erhalten die Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

Dort können auch weitere Einzelheiten zu den Anmelde- und Nutzungsbedingungen abgerufen werden. Aktionäre und deren Bevollmächtigte werden um Beachtung der technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung gebeten.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 26. April 2024 bis 24.00 Uhr MESZ auf elektronischem Weg über das zugangsgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

oder in Textform unter folgender Adresse zugehen:

Für die Anmeldung in Textform kann das zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandte Anmeldeformular verwendet werden.

Aktionärsrechte kann im Verhältnis zur Gesellschaft nach § 67 Absatz 2 Satz 1 AktG nur ausüben, wer als Aktionär im Aktienregister eingetragen ist. Maßgeblich für die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte und sonstigen Aktionärsrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 26. April 2024 (sogenanntes „Technical Record Date“) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 26. April 2024. Der Umschreibestopp bedeutet keine Sperre für die Verfügung über die Aktien. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 26. April 2024 bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte aus diesen Aktien nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.

Intermediäre im Sinne des § 67a Abs. 4 AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigungen oder Personen dürfen das Stimmrecht für Namensaktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.

Die Stimmabgabe kann durch Briefwahl erfolgen. Dabei ist für eine rechtzeitige Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung Sorge zu tragen (siehe oben unter Abschnitt 5.). Aktionäre und deren Bevollmächtigte können ihr Stimmrecht mittels Briefwahl ausüben, auch ohne sich zu der Hauptversammlung zuzuschalten. Die Briefwahl kann wahlweise in Textform per Post oder E-Mail oder elektronisch über das Aktionärsportal (elektronische Briefwahl) erfolgen.

Vor der Hauptversammlung steht Aktionären und deren Bevollmächtigten für die Briefwahl in Textform das zusammen mit den Einladungsunterlagen versandte Formular bzw. mit der Anmeldebestätigung übersandte Briefwahlformular zur Verfügung. Darüber hinaus kann das Briefwahlformular auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

heruntergeladen werden. Briefwahlstimmen in Textform können ausschließlich

bis zum 2. Mai 2024 (18:00 Uhr (MESZ)) abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Briefwahlstimmen, die nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Vor und während der Hauptversammlung steht Aktionären und deren Bevollmächtigten für die elektronische Stimmabgabe per Briefwahl (einschließlich Änderung oder Widerruf) auch das unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

erreichbare Aktionärsportal der Aareal Bank AG zur Verfügung. Die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal ist voraussichtlich ab dem 5. April 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 3. Mai 2024 durch den Versammlungsleiter für die jeweilige Abstimmung angekündigten Zeitpunkt möglich. Über das Aktionärsportal können Aktionäre und deren Bevollmächtigte auch während der Hauptversammlung bis zu diesem Zeitpunkt etwaige zuvor im Wege der Briefwahl – auch auf anderem Wege – erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben, erhalten von der Gesellschaft eine elektronische Bestätigung über die auf diesem Wege abgegebenen Stimmen nach den Anforderungen gemäß § 118 Abs. 2 Satz 2, Abs. 1 Satz 3 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 1 und Art. 9 Abs. 5 Unterabs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212. Diese Bestätigung wird nach der Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal oder elektronisch per E-Mail im Aktionärsportal der Gesellschaft dem Aktionär oder – für den Fall der Bevollmächtigung – dem Bevollmächtigten unmittelbar nach Verarbeitung bereitgestellt. Die Gesellschaft behält sich vor, sich eines Dritten zur Bereitstellung der elektronischen Bestätigung der elektronischen Ausübung des Stimmrechts zu bedienen.

Werden Stimmen durch einen Intermediär im Sinne des § 67a Abs. 4 AktG mittels elektronischer Briefwahl abgegeben, wird dem Aktionär die elektronische Bestätigung über die elektronische Ausübung des Stimmrechts unverzüglich vom Intermediär übermittelt.

Weitere Hinweise zur Briefwahl über das Aktionärsportal sind im Aktionärsportal bzw. in dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandten Formular bzw. der Anmeldebestätigung, welche die Bevollmächtigten nutzen können, enthalten. Entsprechende Informationen und eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

abrufbar.

Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung Sorge zu tragen (siehe oben unter Abschnitt 5.). Die Vollmachts- und Weisungserteilung kann wahlweise in Textform per Post oder E-Mail oder elektronisch über das Aktionärsportal erfolgen.

Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern müssen neben der Vollmacht auch ausdrückliche und eindeutige Weisungen der Aktionäre oder deren Bevollmächtigte für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wird, enthalten sie sich der Stimme.

Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von dem Aktionär erteilten Weisungen aus. Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen.

Vor der Hauptversammlung steht Aktionären oder deren Bevollmächtigten für die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in Textform das zusammen mit den Einladungsunterlagen bzw. mit der Anmeldebestätigung übersandte Vollmachts- und Weisungsformular der Gesellschaft zur Verfügung. Darüber hinaus können Vollmachtsformulare auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

heruntergeladen werden. Vollmacht und die Weisung an die von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter können in Textform ausschließlich

spätestens bis zum 2. Mai 2024 (18:00 Uhr (MESZ)) erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Vor und während der Hauptversammlung steht Aktionären oder deren Bevollmächtigten für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch das unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Vollmachts- und Weisungserteilung über das Aktionärsportal ist voraussichtlich ab dem 5. April 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 3. Mai 2024 durch den Versammlungsleiter für die jeweilige Abstimmung angekündigten Zeitpunkt möglich. Über das Aktionärsportal kann auch während der Hauptversammlung bis zu diesem Zeitpunkt eine etwaige zuvor – auch auf anderem Wege – erteilte Vollmacht und Weisung geändert oder widerrufen werden.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind im Aktionärsportal bzw. in dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandte Formular bzw. der Anmeldebestätigung, welche die Bevollmächtigten zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

abrufbar.

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können zur Ausübung ihres Stimmrechts und sonstiger Rechte auch einen Dritten, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechtsberater bevollmächtigen (bevollmächtigte Dritte). Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung des Aktionärs Sorge zu tragen (siehe oben unter Abschnitt 5.). Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung Dritter gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung Dritter zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre (insbesondere Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten. Aktionäre, die eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG erteilen wollen, werden gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu bevollmächtigenden Dritten zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.

Intermediären (insbesondere Kreditinstituten), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten und die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts mit der Aktionärs-Hotline (siehe dazu unten im Abschnitt „Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung“) oder unter der oben genannten Adresse mit der Anmeldestelle in Verbindung zu setzen.

Wenn weder ein Intermediär (insbesondere ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird, kann die Vollmacht entweder gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem bevollmächtigten Dritten (in diesem Falle bedarf es des Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Textform) erteilt werden. Die Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist der Gesellschaft

zu übermitteln. Entsprechendes gilt für den Widerruf der Vollmacht.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg oder per E-Mail, so muss diese Erklärung der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 2. Mai 2024 (18:00 Uhr (MESZ)) zugehen.

Aktionäre, die einen Dritten bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das zusammen mit den Einladungsunterlagen übersandte Vollmachtsformular zu verwenden, das die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Darüber hinaus kann ein Vollmachtsformular auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

heruntergeladen werden.

Vollmachten können voraussichtlich ab dem 5. April 2024 bis zum Schluss der Hauptversammlung auch elektronisch über das Aktionärsportal erteilt, geändert und widerrufen werden. Dies gilt auch für zuvor auf anderen Wegen erteilte Vollmachten.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind im Aktionärsportal bzw. in dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandten Formular bzw. der Anmeldebestätigung, welche die Bevollmächtigten zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der Vollmachtserteilung über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

abrufbar.

Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über das Aktionärsportal oder, sofern durchgeführt, gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212) durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das Aktionärsportal, 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212, 3. per E-Mail und 4. per Brief.

Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Eine spätere Stimmabgabe als solche gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe.

Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung eingehen, gilt: Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und Letztere haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.

Die Stimmabgaben per Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zugänglich, auf der sich zudem auf freiwilliger Basis die Informationen gemäß § 124a AktG sowie die derzeit gültige Fassung der Satzung der Aareal Bank AG befinden.

Während der virtuellen Hauptversammlung wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zur Verfügung stehen. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben Internetadresse bekanntgegeben.

*********************************
 

Angaben zu den Rechten der Aktionäre

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von 500.000 € am Grundkapital erreichen (dies entspricht 166.667 Aktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller hat/haben nachzuweisen, dass er/sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien ist/sind und dass er/sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten wird/werden. Bei der Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Bestimmte Aktienbesitzzeiten Dritter werden dabei gemäß § 70 AktG angerechnet.

Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) oder in elektronischer Form, d.h. unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB), an den Vorstand der Aareal Bank AG zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens zum 8. April 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) zugehen. Aktionäre werden gebeten, die folgende Adresse zu verwenden:

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zugänglich gemacht.

Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung. Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

Mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, also bis spätestens zum 18. April 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und – bei Gegenanträgen – der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags oder eines Wahlvorschlags und jeweils seiner etwaigen Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Darüber hinaus braucht ein Wahlvorschlag nach § 127 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieds bzw. Abschlussprüfers enthält.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu diesen Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen kann das Stimmrecht nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden (siehe oben unter Abschnitten 6. und 7.). Sollte der Gegenantrag oder Wahlvorschlag von einem Aktionär stammen, der nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist, so muss der Gegenantrag oder Wahlvorschlag nicht in der Hauptversammlung behandelt werden.

Aktionäre, die ordnungsgemäß angemeldet und elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, können gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG in Verbindung mit § 130a Abs. 5 AktG ihre Anträge und Wahlvorschläge während der Hauptversammlung im Rahmen ihres Rederechts im Wege der Videokommunikation über das Aktionärsportal stellen.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Versammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Ab Beginn der Hauptversammlung können Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im Aktionärsportal Redebeiträge anmelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG und alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG können Bestandteil des Redebeitrags sein.

Gemäß § 17 Abs. 2 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Verlauf der Hauptversammlung, für die Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- und Redebeitrag angemessen festzusetzen.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten benötigen für die Ausübung des Rederechts ein internetfähiges Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet oder Smartphone), welches über eine Kamera und ein Mikrofon verfügt, auf die jeweils vom Browser aus zugegriffen werden kann. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären ist auf Verlangen in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu ihren verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in dem Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu erteilen, soweit die begehrte Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und dem Auskunftsverlangen kein Auskunftsverweigerungsrecht entgegensteht. Außerdem besteht in der Hauptversammlung ein Nachfragerecht gemäß § 131 Abs. 1d AktG zu allen vom Vorstand gegebenen Antworten.

Der Versammlungsleiter ist berechtigt und plant gemäß § 131 Abs. 1f AktG anzuordnen, dass das Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG und das Nachfragerecht nach § 131 Abs. 1d AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über das Aktionärsportal, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (siehe zuvor unter Abschnitt 3.) wahrgenommen werden können. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.

Zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre können Verlangen nach § 131 Abs. 4 und Abs. 5 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation ebenfalls über das Aktionärsportal übermitteln.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können vor der Hauptversammlung gemäß § 130a Abs. 1, 2 und Abs. 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung einreichen. Derartige Stellungnahmen sind der Gesellschaft in Textform ausschließlich über das Aktionärsportal einzureichen und müssen der Gesellschaft spätestens am 27. April 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) zugehen. Anderweitig adressierte Stellungnahmen werden nicht berücksichtigt. Die Länge der Stellungnahme darf maximal 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) betragen.

Die Gesellschaft wird ordnungsgemäß eingereichte Stellungnahmen spätestens bis zum 28. April 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) unter Nennung des Namens des einreichenden Aktionärs auf der Internetseite unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

veröffentlichen. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden dort ebenfalls veröffentlicht. Stellungnahmen müssen nicht zugänglich gemacht werden, wenn ein Fall des § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 3 oder 6 AktG entsprechend vorliegt oder die Stellungnahme 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) überschreitet.

Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Einreichung von Fragen, zum Stellen von Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung. Im Rahmen von Stellungnahmen erklärte Fragen, Anträge oder Wahlvorschläge sowie Widersprüche werden daher in der Hauptversammlung nicht bzw. nur dann berücksichtigt, wenn sie nach den in dieser Einladung jeweils geregelten Vorgaben gestellt bzw. erklärt werden.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, können gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Derartige Widersprüche können von Beginn bis zum Schluss der Hauptversammlung über das Aktionärsportal zu Protokoll des Notars erklärt werden. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über das Aktionärsportal ermächtigt und erhält die Widersprüche über das Aktionärsportal.

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1 und 4, 127, 130a, 131 Abs. 1 und 1d AktG, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere wenn Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten sich zur virtuellen Hauptversammlung anmelden, ihre Aktionärsrechte ausüben (einschließlich der Erteilung von Vollmachten), das Aktionärsportal nutzen oder sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten über diese Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und individuelle Zugangsdaten für die Nutzung des Aktionärsportals). Dies geschieht, um Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die Zuschaltung zur und die Ausübung ihrer Rechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen sowie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung. Sofern wir sonstigen interessierten Personen (Gäste) wie z.B. Pressevertretern, die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung ermöglichen, verarbeiten wir dafür auch deren personenbezogene Daten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei stets auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.

Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Soweit wir uns zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung Dienstleister bedienen, verarbeiten diese personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und sind im Übrigen zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen steht jedem Betroffenen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Löschungs- und ggf. Widerspruchsrecht bezüglich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung und auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und zu Rechten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung können jederzeit auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/

abgerufen oder unter folgender Adresse angefordert werden:

*********************************
 

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. Für die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung benötigen Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ebenfalls ein internetfähiges Endgerät sowie Lautsprecher oder Kopfhörer. Für die Ausübung von Aktionärsrechten, für die die Videokommunikation vorgesehen ist, benötigen die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten über die vorstehenden Hard- und Softwarevoraussetzungen hinaus eine funktionsfähige Videokamera und ein funktionsfähiges Mikrofon.

Die Gesellschaft behält sich gemäß § 130a Abs. 6 AktG vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Ab dem 2. Mai 2024, 10:00 Uhr (MESZ), wird unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

eine Testsequenz (Bild und Ton) angeboten werden, mit welcher Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten die Eignung ihrer Hard- und Software für die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung überprüfen können.

Für den Zugang zum Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen sie sich im Aktionärsportal anmelden können. Diese finden Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten entweder auf den mit der Einladung übersandten Unterlagen oder deren Bevollmächtigte auf der Anmeldebestätigung.

Am 3. Mai 2024 können sich die angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ab 10:30 Uhr (MESZ) unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

durch Eingabe der Zugangsdaten zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten und ihre Aktionärsrechte wahrnehmen. Nicht angemeldete Aktionäre können die Hauptversammlung verfolgen, jedoch keine weitergehenden Aktionärsrechte wahrnehmen.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts voraussichtlich ab dem 5. April 2024 möglich.

Weitere Einzelheiten zum Aktionärsportal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit den zugesandten Anmeldeunterlagen bzw. Bevollmächtigte mit ihrer Anmeldebestätigung. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Nutzung des Aktionärsportals sind unter der Internetadresse

www.aareal-bank.com/investorenportal/aktieninvestoren/hauptversammlung-2024/
 

abrufbar.

Bei technischen Fragen zum Aktionärsportal oder zur Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung stehen Aktionären vor und während der Hauptversammlung die Mitarbeiter unseres Hauptversammlungs-Dienstleisters Computershare unter der folgenden Rufnummer gerne zur Verfügung.

Aktionärs-Hotline: +49 89 30903 6334

Die Aktionärs-Hotline ist Montag bis Freitag, jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr (MESZ), und am Tag der Hauptversammlung, dem 3. Mai 2024, ab 9:00 Uhr (MESZ) erreichbar.

Bei technischen Fragen vor Beginn der virtuellen Hauptversammlung können sich Aktionäre auch per E-Mail an unseren Hauptversammlungs-Dienstleister Computershare unter der E-Mail-Adresse aktionaersportal@computershare.de wenden.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals können nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Hinweis zu Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung und in den weiteren Angaben zur Einberufung sind in der für Deutschland für diese Zeiträume maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden. MESZ entspricht demnach UTC+2.