EUWAX Aktiengesellschaft
EUWAX Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 24.07.2024 in 70174 Stuttgart, Börsenstr. 4 mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
EQS-News: EUWAX Aktiengesellschaft
/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Deloitte GmbH
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Andreas Koch
Wirtschaftsprüfer |
Martina Mietzner
Wirtschaftsprüferin |
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Weitere Angaben zur Einberufung
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Alle der insgesamt ausgegebenen 5.150.000 Stückaktien der Gesellschaft sind im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Unterschiedliche Aktiengattungen bestehen nicht, jede Aktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 5.150.000.
2. Allgemeine Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre
Auf Grundlage des § 118a AktG in Verbindung mit § 10 Absatz 2 der Satzung hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Die Hauptversammlung wird am 24. Juli 2024 ab 13:00 Uhr (MESZ) für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte vollständig in Bild und Ton in einem dafür eingerichteten HV-Portal übertragen. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht. Aktionäre, die während der Hauptversammlung im HV-Portal eingeloggt sind, sind im Sinne des § 118a AktG elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet. Das HV-Portal kann über folgende Internetseite erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist im Wege der Briefwahl sowie über Vollmachtserteilung möglich, und zwar auch elektronisch im Sinne des § 118a Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 AktG.
3. Anmeldung, Nachweisstichtag, Anmeldebestätigung
Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist nur berechtigt, wer zum Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, also am 02. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), (nachfolgend „Nachweisstichtag“) Aktionär der Gesellschaft ist, sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmeldet und seine Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte nachweist („ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre“). Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG ausreichend. Zulässig ist ebenfalls ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut in deutscher oder englischer Sprache.
Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, keine Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ausüben können. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind – bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes – im Verhältnis zur Gesellschaft gleichwohl zur Ausübung der Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Veräußerbarkeit der Aktien.
Die Anmeldung zur Hauptversammlung bedarf keiner besonderen Form. Die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag mit Anforderung einer Anmeldebestätigung an die unten genannte Anschrift durch einen Aktionär oder Intermediäre, bspw. das depotführende Institut, verstehen wir als Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Anmeldungen der Aktionäre sowie die jeweilige Bescheinigung des depotführenden Instituts müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse spätestens bis zum 17. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:
EUWAX Aktiengesellschaft |
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises wird die Anmeldebestätigung für die Hauptversammlung ausgestellt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, empfehlen wir eine frühzeitige Anmeldung und Übermittlung des Nachweises. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.
4. Verfahren für die Stimmabgabe
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht mittels Briefwahl schriftlich (per Post oder E-Mail) oder im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal ausüben (nachfolgend auch „Briefwahl“).
a) Schriftliche Stimmabgabe
Für die schriftliche Stimmabgabe können die Aktionäre das Formular verwenden, welches ihnen mit der Anmeldebestätigung für die Hauptversammlung übersandt wird und auf der Internetseite zur Verfügung steht, und an folgende Anschrift übermitteln:
EUWAX Aktiengesellschaft |
Die schriftliche Stimmabgabe muss spätestens bis zum Ablauf des 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf von schriftlichen Stimmabgaben.
b) Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal
Die Stimmabgabe kann auch durch Nutzung des HV-Portals erfolgen. Dort muss die Stimmabgabe spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt können Aktionäre Stimmabgaben über das HV-Portal, aber auch vorherige Stimmabgaben per Briefwahl, ändern oder widerrufen.
Das HV-Portal kann über folgende Internetseite erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
c) Hinweise
Sollten Aktionäre ihre Stimme per Briefwahl auf unterschiedlichen Übermittlungswegen abgegeben haben, betrachten wir unabhängig vom Eingangsdatum die erhaltenen Stimmen mit dem jüngsten Ausstellungszeitpunkt als verbindlich. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per HV-Portal, 2. per E-Mail und 3. per Post.
Sollten wir sowohl eine Stimmabgabe per Briefwahl als auch eine Vollmacht mit Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten, sehen wir die Stimmabgabe per Briefwahl als verbindlich an.
Wir bitten die Aktionäre zu beachten, dass durch Briefwahl eine Abstimmung nur über Beschlussvorschläge und Anträge möglich ist, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Absatz 3 AktG oder Anträge von Aktionären nach § 124 Absatz 1 oder § 126 AktG gibt.
5. Verfahren für die Stimmabgabe bei Stimmrechtsvertretung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, d.h. durch Dritte, einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder – insoweit allerdings nur das Stimmrecht – durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen.
a) |
Wenn weder ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) noch eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution (z.B. eine Aktionärsvereinigung), sondern ein sonstiger Dritter bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem Bevollmächtigten zu erteilen. Die Aktionäre werden gebeten, für die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten das Vollmachtformular zu verwenden, welches die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zusammen mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung erhalten und zusätzlich auch auf der Internetseite zur Verfügung steht. Das Gleiche gilt für die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. |
b) |
Für die Bevollmächtigung von Intermediären (z.B. von Kreditinstituten) oder diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen (z.B. von Aktionärsvereinigungen) sowie für den Nachweis und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs (z.B. eines Kreditinstituts) oder einer diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution (z.B. einer Aktionärsvereinigung) rechtzeitig mit diesen wegen einer möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. |
c) |
Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen Weisungen für jede Ausübung des Stimmrechts enthalten. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht nur aus, wenn ihnen eine ausdrückliche Weisung vorliegt, andernfalls enthalten sie sich der Stimme. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte also nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wir bitten die Aktionäre zu beachten, dass die Stimmrechtsvertreter nur über Beschlussvorschläge und Anträge abstimmen können, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Absatz 3 AktG oder Anträge von Aktionären nach § 124 Absatz 1 oder § 126 AktG gibt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind nicht berechtigt, Fragen, Anträge oder Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars entgegenzunehmen. |
Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte ausüben möchten, werden gebeten, für die Erteilung einer Vollmacht und ggf. von Weisungen die mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung versandten und zusätzlich auch auf der Internetseite zur Verfügung stehenden Vollmacht- und Weisungsformulare zu verwenden und diese bzw. den Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung eines Dritten, sofern diese unmittelbar dem Dritten gegenüber erfolgt, per Post oder per E-Mail an folgende Anschrift zu übermitteln:
EUWAX Aktiengesellschaft |
Die Erteilung, die Änderung oder der Widerruf von Vollmacht und ggf. (bei von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern) Weisungen müssen spätestens bis zum Ablauf des 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), per Post oder per E-Mail bei der zuvor genannten Adresse zugehen.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können auch über das HV-Portal Vollmachten und (im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) Weisungen erteilen. Dies muss spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt erfolgen.
Sollten Aktionäre ihre Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf unterschiedlichen Übermittlungswegen erteilt haben, betrachten wir unabhängig vom Eingangsdatum die Vollmacht und Weisungen mit dem jüngsten Ausstellungszeitpunkt als verbindlich. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per HV-Portal, 2. per E-Mail und 3. per Post.
Haben Aktionäre den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft zwar eine Vollmacht, aber keine Weisungen erteilt, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme.
Aktionäre können auch durch Nutzung des HV-Portals ihre einmal erteilte Vollmacht und (im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) erteilte Weisungen ändern bzw. widerrufen. Widerruf und Änderungen müssen ebenfalls spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt erfolgt sein.
6. Rechte der Aktionäre
a) Ergänzungsanträge auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 EUR erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Diese Schwelle wird mit 257.500 Aktien an der EUWAX Aktiengesellschaft erreicht.
Gemäß § 87 Absatz 4 AktG kann die Hauptversammlung zudem auf Antrag nach § 122 Absatz 2 Satz 1 AktG die nach § 87a Absatz 1 Satz 2 Nr. 1 AktG festgelegte Maximalvergütung für den Vorstand herabsetzen.
Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß § 122 Absatz 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten.
Das Verlangen zur Erweiterung der Tagesordnung ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss spätestens am Sonntag, 23.06.2024, 24:00 Uhr (MESZ), schriftlich unter folgender Kontaktadresse zugehen:
EUWAX Aktiengesellschaft, Vorstand / Ressort CFO, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht werden – unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem alsbald nach ihrer Bekanntmachung den Aktionären gemäß § 125 AktG mitgeteilt und über die folgende Internetadresse zugänglich gemacht:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
b) Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG
Aktionäre sind berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu stellen und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern zu unterbreiten. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an eine der folgenden Adressen der Gesellschaft zu richten:
EUWAX Aktiengesellschaft, Leitung Finance & Tax, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung und gegebenenfalls der nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalte werden wir unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
zugänglich machen, wenn sie uns spätestens bis zum Ablauf des 09. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Anschrift oder der oben genannten E-Mail-Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden wir ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlichen.
Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung oder eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Darüber hinaus braucht ein Wahlvorschlag nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (siehe d) in diesem Abschnitt).
c) Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 AktG
Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder dessen Bevollmächtigter nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung gemäß § 131 Absatz 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht vorgesehen.
Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Absatz 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über das HV-Portal ausgeübt werden können.
d) Rederecht gemäß § 130a Absatz 5 und Absatz 6 AktG
In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zur Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und deren Bevollmächtigte ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Auskunftsverlangen gemäß § 131 Absatz 1 AktG und Nachfragen gemäß § 131 Absatz 1d AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.
Redebeiträge können während der Hauptversammlung über das HV-Portal angemeldet werden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.
Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzungen für eine Live-Videozuschaltung sind daher ein internetfähiges, funktionstüchtiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Weitere Einzelheiten zu den Abläufen und den technischen Voraussetzungen für Redebeiträge werden auf der Internetadresse
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
zur Verfügung gestellt.
e) Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Absätze 1 bis 4 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 130a Absatz 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen.
Solche Stellungnahmen sind in deutscher oder englischer Sprache und ausschließlich über das HV-Portal in Textform in dem dafür vorgesehenen Textfeld einzureichen, dies bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 18. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ). Der Umfang je Stellungnahme darf 10.000 Zeichen inkl. Leerzeichen nicht überschreiten.
Das HV-Portal kann unter folgendem Link erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Stellungnahmen, die den genannten Anforderungen genügen, werden spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens zum Ablauf des 19. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), im HV-Portal unter Veröffentlichung des Namens des Aktionärs den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten zugänglich gemacht, soweit nicht ausnahmsweise gemäß § 130a Absatz 3 Satz 4 AktG von einer Zugänglichmachung abgesehen werden kann. Im Rahmen von Stellungnahmen übermittelte Fragen, Gegenanträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung werden nicht als solche berücksichtigt. Sie sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert beschriebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären. Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet zudem keine Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Fragen nach § 131 Absatz 1a AktG.
f) Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG
Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, wird die Möglichkeit eingeräumt, im Wege der elektronischen Kommunikation gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären (§ 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG). Ein Widerspruch kann ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter erklärt werden.
Hierfür steht ebenfalls das HV-Portal zur Verfügung, das unter folgendem Link erreicht werden kann:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.
g) Erhalt einer Bestätigung über den Zugang der Stimmabgabe gemäß § 118 Absatz 1 Satz 3 bis 5, Absatz 2 Satz 2 AktG und eines Nachweises der Stimmzählung gemäß § 129 Absatz 5 AktG
Nach § 118 Absatz 1 Satz 3, Absatz 2 Satz 2 AktG ist bei elektronischer Ausübung des Stimmrechts dem Abgebenden der Zugang der elektronisch abgegebenen Stimme nach den Anforderungen gemäß Art. 7 Absatz 1 und Artikel 9 Abs. 5 Unterabsatz 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 von der Gesellschaft elektronisch zu bestätigen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 118 Absatz 1 Satz 4 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln. Aktionäre bzw. Bevollmächtigte können im HV-Portal die Bestätigung des Zugangs ihrer Stimmabgabe unmittelbar nach deren Ausübung abrufen und ausdrucken.
Ferner kann der Abstimmende von der Gesellschaft nach § 129 Absatz 5 Satz 1 AktG innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde. Die Gesellschaft hat die Bestätigung gemäß den Anforderungen in Artikel 7 Absatz 2 und Artikel 9 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 zu erteilen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 129 Absatz 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.
Die vorbezeichnete Anfrage von Aktionären oder Bevollmächtigten kann innerhalb der genannten Frist gerichtet werden an:
EUWAX Aktiengesellschaft, Leitung Finance & Tax, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
7. Veröffentlichungen auf der Internetseite
Unter der folgenden Internetadresse können die nach § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Informationen und Dokumente und die Informationen gemäß § 125 AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 eingesehen werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Nach der Hauptversammlung werden dort auch die Abstimmungsergebnisse sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden veröffentlicht.
8. Weitere Angaben zu den Abstimmungen gemäß Tabelle 3 DVO (EU) 2018/1212
Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet. Eine Abstimmung ist dazu nicht vorgesehen (siehe Erläuterung bei Tagesordnungspunkt 1). Unter den Tagesordnungspunkten 2 bis 4 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschluss- bzw. Wahlvorschläge verbindlichen Charakter, unter dem Tagesordnungspunkt 5 hat die Abstimmung über den bekanntgemachten Beschlussvorschlag empfehlenden Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).
9. Erläuterung der UTC Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO)
Sämtliche Zeitangaben in der Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MEZ bzw. MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. MESZ minus zwei Stunden.
10. Technischer Support und Hinweise zur Verfügbarkeit der Übertragung und des HV-Portals
Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und/oder Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht der Gesellschaft zurechenbares vorsätzliches Verhalten vorliegt. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
11. Hinweise zum Datenschutz
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die EUWAX Aktiengesellschaft. Kontaktdaten:
EUWAX Aktiengesellschaft |
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
EUWAX Aktiengesellschaft |
Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre und gegebenenfalls ihrer gesetzlichen Vertreter oder rechtsgeschäftlich Bevollmächtigten: Namen, Wohnort bzw. Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Aktienbesitzart, die Anmeldebestätigungsnummer, die Zugangsdaten zum HV-Portal und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z. B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Eingereichte Stellungnahmen werden mit Namen im HV-Portal veröffentlicht. Zudem werden Namen, Wohnort, Aktienbestand, Aktienbesitzart und Anmeldebestätigungsnummer über das Teilnehmerverzeichnis zur Verfügung gestellt.
Sofern Aktionäre oder deren Bevollmächtigte mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder dem Bevollmächtigten angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären im Zusammenhang mit der Hauptversammlung. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlicht (§§ 126 Absatz 1, 127 AktG).
Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und gegebenenfalls ihren Bevollmächtigten die Teilnahme an der (virtuellen) Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist insoweit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Die Dienstleister, die im Rahmen der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden (bspw. für Versand der Einladung oder bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und deren Durchführung), verarbeiten diese Daten in Deutschland, wobei bei Ausfällen ggfs. auf europäische Länder ausgewichen werden kann. Sie erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EUWAX Aktiengesellschaft.
Wir bzw. unsere beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den Intermediären (i.d.R. die depotführenden Institute der Aktionäre) oder von den Aktionären selbst z.B. bei der Eingabe von Fragen im HV-Portal.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Danach anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
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Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO), |
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das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO), |
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das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO), |
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das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO). |
Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die oben genannten Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO zu:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Stuttgart, im Juni 2024
EUWAX Aktiengesellschaft
Der Vorstand