HASYTEC Electronics AG
HASYTEC Electronics AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 18.07.2024 in Kiel mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

HASYTEC Electronics AG

Kiel

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Der Vorstand der HASYTEC Electronics AG lädt hiermit die Aktionärinnen und Aktionäre zu der

am 18. Juli 2024 um 10 Uhr

in den Räumen des Hotels Nordic Avantage GmbH,
Braunstraße 40, 24145 Kiel,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung
der HASYTEC Electronics AG, Sitz in Kiel,

ein.

TAGESORDNUNG:

– ENDE DER TAGESORDNUNG –

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 513.333,00 und ist eingeteilt in 513.333 Stückaktien. Diese sind vollumfänglich Stammaktien, die je eine Stimme gewähren, so dass sich die Gesamtanzahl der Stimmrechte auf 513.333 beläuft.

BERECHTIGUNG ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS

Die im Aktienregister eingetragenen Namensaktionäre sind nach § 15.1 der Satzung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie sich bis fünf Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 12. Juli 2024, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft angemeldet haben. Die Anmeldung hat

Aktionäre und Aktionärinnen erhalten anschließend eine Anmeldebestätigung mit der sie an der Hauptversammlung vor Ort teilnehmen können.

Entscheidend für die Rechtzeitigkeit der Anmeldung ist der Zugang. Eine ordnungsgemäße Anmeldung vorausgesetzt, ist für das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag entscheidend. Veränderungen des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag haben auf das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts keine Auswirkungen. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen oder Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind in dieser Hauptversammlung nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Wir weisen darauf hin, dass Aktionäre, die nicht rechtzeitig angemeldet sind, nicht stimmberechtigt sind, sondern nur als Gäste an der Hauptversammlung teilnehmen können.

STIMMRECHT / BEVOLLMÄCHTIGUNG

Die Aktionäre sind berechtigt, sich durch einen Bevollmächtigten vertreten zu lassen. Gemäß § 134 Abs. 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 BGB). Für den Nachweis der Bevollmächtigung genügt die elektronische Übermittlung an die vorstehend genannte E-Mail-Adresse.

VERLANGEN AUF ERGÄNZUNG DER TAGESORDNUNG GEMÄß § 122 ABS. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals (dies sind EUR 25.666,65) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden („Ergänzungsverlangen“). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Ergänzungsverlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss dem Vorstand spätestens 24 Tage vor der Hauptversammlung bis zum Ablauf des 23. Juni 2024 (24:00 Uhr) unter nachstehender Adresse zugehen: HASYTEC Electronics AG, Vorstand, Liebigstraße 17, 24145 Kiel. Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass er seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien ist und die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag hält.

Ordnungsgemäße Ergänzungsverlangen sind von der Gesellschaft unverzüglich nach Zugang des Ergänzungsverlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt zu machen.

ANTRÄGE UND WAHLVORSCHLÄGE VON AKTIONÄREN GEMÄß §§ 126 ABS. 1, 127 AKTG

Nach § 126 Abs. 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Abs. 1-3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die folgende Adresse: HASYTEC Electronics AG, Vorstand, Liebigstraße 17, 24145 Kiel oder E-Mail-Adresse:

ohv2024@hasytec.com
 

übermittelt hat. Bei der Berechnung der Frist sind der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen. Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 S. 1 AktG vorliegt; die Begründung braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Sie müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer vorgeschlagenen Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft vorab übermittelt worden sind, sind in der Hauptversammlung nur dann vom Versammlungsleiter zu beachten, wenn sie dort mündlich gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

AUSKUNFTSRECHT DES AKTIONÄRS GEMÄß § 131 ABS. 1 AKTG

Jedem/r Aktionär/in und deren bevollmächtigtem Vertreter ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand kann unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen von der Beantwortung einzelner Fragen absehen. Gem. § 19 Abs. 3 der Satzung kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre angemessen beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Verlauf der Versammlung oder für die Aussprache zu einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die Rede- und Fragezeit generell oder für den einzelnen Redner festsetzen.

BEKANNTMACHUNGEN / UNTERLAGEN

Hat die Minderheit nach § 122 Abs. 2 verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, so sind diese unverzüglich nach Zugang des Verlangens bekannt zu machen. Bekanntmachung und Zuleitung erfolgen dabei in gleicher Weise wie die Einberufung.

Alle Vorlagen und Berichte liegen ab dem Tag der Einladung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Liebigstraße 17, 24145 Kiel, zu Ihrer Einsicht aus. Auf Verlangen wird jedem/r Aktionär/in eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. Sie werden außerdem in der Versammlung zur Verfügung der Aktionäre und Aktionärinnen stehen.

DATENSCHUTZ

Die HASYTEC Electronics AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der angemeldeten Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Bevollmächtigten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung und für die Stimmrechtsausübung rechtlich zwingend erforderlich.

Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten oder ihrer Bevollmächtigten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die HASYTEC Electronics AG diese ggf. von der Depotbank des Aktionärs. Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ausschließlich nach Weisung der HASYTEC Electronics AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Soweit Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO ist, steht den Aktionären unter den gesetzlichen Voraussetzungen zudem ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der HASYTEC Electronics AG unter:

datenschutz@hasytec.com
 

oder per Post unter unserer Anschrift HASYTEC Electronics AG, Liebigstr. 17, 24145 Kiel mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.