Pacific Retail Merchants AG
München
ISIN DE000A1TNNL9 und ISIN DE000A1PHEF0 (WKN A1PHEF)
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2013
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
hiermit laden wir Sie ein zur
ordentlichen Hauptversammlung
am Donnerstag, dem 26. September 2013, um 10:00 Uhr (Einlass ab 09:30 Uhr),
in das Convention Center, Rochusberg 6, D-80333 München.
I. Tagesordnung und Beschlussvorschläge
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012
Die vorgenannten Unterlagen stehen im Internet unter http://www.investors.pacificretailmerchants.com/ zum Abruf bereit.
Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen gebilligt und damit festgestellt. Die
Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 daher keinen Beschluss zu fassen.
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2. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2012 amtierenden Mitgliedern des Vorstandes für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
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3. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2012 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
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4. |
Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers und des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht des
verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts
Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen
(1) |
Die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, wird zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft und für den Konzern
für das Geschäftsjahr 2013/2014 gewählt.
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(2) |
Die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, wird zum Prüfer für eine gegebenenfalls erfolgende prüferische
Durchsicht des im Halbjahresfinanzbericht enthaltenen verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts (§§ 37w, 37y Wertpapierhandelsgesetz)
im Geschäftsjahr 2013/2014 gewählt.
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5. |
Wahlen zum Aufsichtsrat
Die Mandate der Mitglieder des Aufsichtsrats enden mit dem Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, weswegen eine Neuwahl
ansteht. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 96 Abs. 1 AktG, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 6 Abs. 1
der Satzung der Gesellschaft zusammen und besteht aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende drei Personen zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen, und zwar mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016/2017 beschließt:
(1) |
Herr Kai Kuan, Geschäftsführer der Sustainomics GmbH, München, wohnhaft in München;
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(2) |
Herr Edwin Kai Ip Li, Direktor der Friedland Global Capital Pte. Ltd., Singapore, wohnhaft in Denver, Colorado, USA;
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(3) |
Herr Fred Altberger, Vice President Friedland Global Capital Pte. Ltd., Singapore, wohnhaft in Denver, Colorado, USA.
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Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.
Die vorgeschlagenen Personen sind nicht Mitglieder in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten.
Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl durchzuführen.
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6. |
Änderung des Geschäftsjahrs und entsprechende Satzungsänderung
Im Konzern, welchem die Gesellschaft angehört, treffen gegenwärtig unterschiedliche Geschäftsjahreszyklen aufeinander, nämlich
der dem Kalenderjahr entsprechende Zyklus der Gesellschaft und die vom Kalenderjahr abweichenden Zyklen der anderen Gesellschaften.
Das Geschäftsjahr der Gesellschaft soll daher an den im Konzern üblichen Geschäftsjahreszyklus angepasst werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
(1) |
Das Geschäftsjahr der Gesellschaft wird mit Wirkung zum 1. Oktober 2013 auf den Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 30. September
umgestellt. Das seit dem 1. Januar 2013 laufende Geschäftsjahr wird entsprechend am 30. September 2013 enden und damit zum
Rumpfgeschäftsjahr.
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(2) |
§ 1 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:
‘(3) |
Ab dem 1. Oktober 2013 beginnt das Geschäftsjahr am 1. Oktober und endet es am 30. September. Der Zeitraum vom 1. Januar 2013
bis zum 30. September 2013 ist ein Rumpfgeschäftsjahr.’
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‘(3) |
Starting at 1 October 2013, the financial year shall commence at 1 October and end at 30 September. The period from 1 January
2013 to 30 September 2013 shall be a short financial year.’
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II. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft eingeteilt in 6.403.007 Stückaktien,
die jeweils eine Stimme gewähren. Eigene Aktien hält die Gesellschaft nicht. Es existieren keine unterschiedlichen Aktiengattungen.
III. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich
nach Maßgabe der folgenden Erläuterungen rechtzeitig anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen.
Die Anmeldung hat in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen.
Zum Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein Nachweis des
Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich und ausreichend. Hinsichtlich solcher Aktien, die nicht bei
einem depotführenden Institut verwahrt werden, kann der besondere Nachweis des Anteilsbesitzes auch von einem deutschen Notar
oder einem Kreditinstitut ausgestellt werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes ist in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher
oder englischer Sprache zu erstellen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen; das ist Donnerstag, der 5. September 2013, 00:00 Uhr (sog. Record Date oder ‘Nachweisstichtag‘).
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft in jedem Falle mindestens sechs Tage vor der Versammlung,
also spätestens bis Donnerstag, den 19. September 2013, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:
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Pacific Retail Merchants AG c/o Computershare Operations Center 80249 München Telefax: +49 89 30 90 37 46 75 E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
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Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für
die Hauptversammlung übersandt. Diese dienen den Aktionären als Ausweis für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts.
Sie sind jedoch reine Organisationsmittel und stellen kein zusätzliches Teilnahmeerfordernis dar.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes bezogen auf den Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme
und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Der Nachweisstichtag
ist daher von entscheidender Bedeutung für das Bestehen und den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts.
Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag sind für das Teilnahme- und Stimmrecht ohne Bedeutung. Aktionäre,
die zum Nachweisstichtag keine Aktien besessen, sondern ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, besitzen
mit Blick auf diese Aktien daher kein Teilnahme- und Stimmrecht. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis
ordnungsgemäß erbracht haben, sind indes auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat daher keine Auswirkung auf die
Veräußerbarkeit von Aktien.
IV. Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Die Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in
der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten – z. B. ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären – ausüben
lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer ordnungsgemäßen Anmeldung des betreffenden Aktienbestandes nach den Bestimmungen
des vorstehenden Abschnitts III, entweder durch den Aktionär oder einen Bevollmächtigten.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform,
wenn nicht Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gemäß § 135 Absatz 8 und Absatz 10 des Aktiengesetzes gleichgestellte
Personen oder Institute (nachfolgend zusammen ‘Institute oder Aktionärsvereinigungen‘) bevollmächtigt werden. Von Instituten oder Aktionärsvereinigungen wird vom Gesetz lediglich verlangt, dass sie ihnen erteilte
Vollmachten nachprüfbar festhalten. Institute oder Aktionärsvereinigungen können deshalb zur Form und zum Verfahren für ihre
eigene Bevollmächtigung besondere Regelungen vorsehen, welche von dem vorstehenden Textformerfordernis abweichen. Wir bitten
daher unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Bevollmächtigung von Instituten oder Aktionärsvereinigungen mit diesen
abzustimmen.
Wird eine Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung
nicht erforderlich. Wird hingegen die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft
einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit nicht gemäß § 135 AktG für Institute oder Aktionärsvereinigungen etwas
anderes gilt.
Die Erteilung von Vollmachten an Dritte gegenüber der Gesellschaft und der Widerruf von Vollmachten, die Dritten erteilt wurden,
müssen entweder am Tag der Hauptversammlung an der Eingangskontrolle zur Hauptversammlung vorgenommen bzw. vorgewiesen werden
oder der Gesellschaft unter der folgenden Adresse oder Telefaxnummer zugehen:
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Pacific Retail Merchants AG c/o Computershare Operations Center 80249 München Telefax: +49 89 30 90 37 46 75
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Nachweise der Bevollmächtigung müssen am Tag der Hauptversammlung an der Eingangskontrolle zur Hauptversammlung vorgewiesen
werden oder der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse oder Telefaxnummer oder unter der E-Mail-Adresse PRM-HV2013@computershare.de
zugehen.
Sollten Aktionäre persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können sie noch während der Versammlung Vollmacht an einen
Anwesenden erteilen.
V. Angaben zu den Rechten der Aktionäre
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Absatz 2 des Aktiengesetzes
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals erreichen, das sind zum Zeitpunkt der Einladung zur
Hauptversammlung EUR 320.150,35, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand
der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen, also spätestens am Montag, dem 26. August 2013, 24:00 Uhr.
Wir bitten die Aktionäre, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu richten:
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Pacific Retail Merchants AG Der Vorstand c/o Computershare Deutschland GmbH & Co. KG Carl-Zeiss-Str. 6/8 D-85247 Schwabhausen.
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Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie mindestens seit Dienstag, dem 25. Juni 2013, 24:00 Uhr Inhaber der für den Antrag erforderlichen Aktien sind.
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Absatz 1, § 127 des Aktiengesetzes
Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten
Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zu übermitteln. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Diese
Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
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Pacific Retail Merchants AG Der Vorstand c/o Computershare Deutschland GmbH & Co. KG Carl-Zeiss-Str. 6/8 85247 Schwabhausen Telefax: +49 8138 9306 11 E-Mail: PRM-HV2013@computershare.de
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Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des
Aktionärs, etwaiger zugänglich zu machender Begründungen und etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Internet unter http://www.investors.pacificretailmerchants.com/
veröffentlichen. Dabei werden ausschließlich Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge berücksichtigt, die mindestens 14 Tage vor der
Versammlung, also bis zum Mittwoch, dem 11. September 2013, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 des Aktiengesetzes
Jedem Aktionär bzw. Aktionärsvertreter ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten
der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen
sowie der Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit diese Auskunft zur sachgemäßen
Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 des
Aktiengesetzes stehen im Internet unter http://www.investors.pacificretailmerchants.com/ zur Verfügung.
VI. Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
Die Informationen und Unterlagen nach § 124a des Aktiengesetzes einschließlich dieser Einberufung der Hauptversammlung sowie
etwaiger zugänglich zu machender Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären können im Internet unter http://www.investors.pacificretailmerchants.com/
eingesehen und heruntergeladen werden. Sämtliche der Hauptversammlung gesetzlich zugänglich zu machende Informationen liegen
in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.
München, im August 2013
Pacific Retail Merchants AG
Der Vorstand
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