Pfeiffer Vacuum Technology AG
Aßlar
ISIN DE0006916604 / WKN 691660
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Hiermit laden wir unsere Aktionäre herzlich ein zu unserer
ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
AM FREITAG, DEN 5. JULI 2024, 10:00 UHR
(Mitteleuropäische Sommerzeit – MESZ),
die ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
als virtuelle Hauptversammlung stattfindet.
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Pfeiffer Vacuum Technology AG und des gebilligten Konzernabschlusses zum
31. Dezember 2023, des zusammengefassten Lage- und Konzernlageberichts für die Pfeiffer Vacuum Technology AG und den Pfeiffer
Vacuum Technology Konzern, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sowie des Berichts
des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2023
Die vorgenannten Unterlagen sind ab dem Datum der Einberufung und während der Dauer der Hauptversammlung über die Internetseite
der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
zugänglich.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss
ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Zu Tagesordnungspunkt 1 ist daher keine Beschlussfassung der Hauptversammlung
vorgesehen.
Ein Bilanzgewinn, über dessen Verwendung die Hauptversammlung gemäß § 174 Abs. 1 Satz 1 AktG beschließen könnte, existiert
wegen des bestehenden Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags mit der Pangea GmbH nicht.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
Dies betrifft:
| 2.1 |
Dr. Britta Giesen
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| 2.2 |
Wolfgang Ehrk
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Es ist vorgesehen, die Abstimmung im Wege der Einzelentlastung vorzunehmen.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
Dies betrifft:
| 3.1 |
Ayla Busch
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| 3.2 |
Götz Timmerbeil
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| 3.3 |
Minja Lohrer
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| 3.4 |
Henrik Newerla
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| 3.5 |
Timo Birkenstock
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| 3.6 |
Stefan Röser
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Es ist vorgesehen, die Abstimmung im Wege der Einzelentlastung vorzunehmen.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses, vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.
Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014
des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme
durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers (Art. 16 Abs. 6
der EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts 2023
Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a
Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen.
Der Vergütungsbericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 wurde in Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer
darauf formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts
ist dem Vergütungsbericht beigefügt.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr
2023 zu billigen.
Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung in Abschnitt II. wiedergegeben und zudem ab dem Datum der Einberufung
und während der Dauer der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
zugänglich.
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| 6. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 12 der Satzung
Für die Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung des Stimmrechts und die Stellung von Anträgen setzt § 12 Abs. 4 und
5 der Satzung voraus, dass sich die Aktionäre vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der
Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Der Nachweis der Berechtigung muss sich dabei gemäß § 12 Abs.
5 Satz 2 der Satzung auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen, womit die Satzung den Wortlaut von §
123 Abs. 4 Satz 2 AktG a.F. abbildet.
Durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz, BGBl. I 2023, Nr. 354)
wurde § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG zur Angleichung an europarechtliche Vorgaben insoweit geändert, als sich der Nachweis nunmehr
auf den „Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung zu beziehen“ hat. Eine materielle Änderung der Frist ist hiermit
nicht verbunden. Gleichwohl soll § 12 Abs. 5 Satz 2 der Satzung an den geänderten Gesetzeswortlaut angepasst werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
In § 12 Abs. 5 Satz 2 der Satzung werden die Wörter „Beginn des 21.“ durch die Wörter „Geschäftsschluss des 22.“ ersetzt.
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| II. |
Anhang
Zu Tagesordnungspunkt 5:
Vergütungsbericht nach § 162 AktG und Prüfervermerk
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Vergütungsbericht 2023
Der diesjährige Vergütungsbericht 2023 enthält die Darstellung und Erläuterung der Vergütung, die die gegenwärtigen und ehemaligen
Mitglieder des Vorstands der Pfeiffer Vacuum Technology AG (nachfolgend: „Gesellschaft“) sowie die Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft im Geschäftsjahr 2023 erhalten haben. Der Vergütungsbericht trägt
den Anforderungen des deutschen Handelsgesetzbuchs (HGB) sowie des deutschen Aktiengesetzes (AktG) Rechnung. Insbesondere
enthält er alle Angaben gemäß § 162 AktG in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie.
Diese umfassen Erläuterungen, inwieweit und auf welche Weise das vom Aufsichtsrat entwickelte und von der Hauptversammlung
gebilligte Vergütungssystem für den Vorstand umgesetzt worden ist. Entsprechendes gilt für die Umsetzung des Vergütungssystems
für den Aufsichtsrat, welches in der Hauptversammlung vom 12. Mai 2021 gebilligt wurde.
Das ursprünglich im Jahr 2021 vom Aufsichtsrat verabschiedete und von der Hauptversammlung gebilligte Vergütungssystem wurde
im Jahr 2022 im Hinblick auf die verhältnismäßige Gewichtung finanzieller sowie nicht-finanzieller Leistungsparameter angepasst
und im Anschluss ebenfalls von der Hauptversammlung gebilligt („Vergütungssystem für den Vorstand 2022“). Im Jahr 2023 hat sich der Aufsichtsrat erneut dazu entschlossen, weitergehende Anpassungen an dem Vergütungssystem des
Vorstands vorzunehmen („Vergütungssystem für den Vorstand 2023“). Die diesbezüglichen Änderungen betreffen neben einer Erhöhung der Maximalvergütung (von 1,2 Mio. € auf 1,6 Mio. € für
den Vorsitzenden des Vorstands und von 800.000 € auf 1,0 Mio. € für einfache Vorstandsmitglieder), insbesondere auch die Anpassung
der Gewichtung der einzelnen Vergütungskomponenten des Vorstands (vgl. Ziffer 5 des Vergütungssystems für den Vorstand 2023),
die Einführung von spezifischen Fallgruppen für die Bemessung nicht-finanzieller Ziele innerhalb der Bestimmung der Zieltantieme
(vgl. Ziffer 7.1 des Vergütungssystems für den Vorstand 2023) und der Bestimmung der Outperformance-Komponente der langfristigen
variablen Vergütung (LTI), die sich zukünftig nicht anhand des EBIT, sondern anhand einer Bemessung des Höchst-CO2-Ausstoß der Produktions- und Vertriebsgesellschaft am Standort Asslar orientieren wird. Durch diese Änderungen soll im Rahmen
der variablen Bestandteile der Vorstandsvergütung eine noch stärkere Gewichtung derjenigen Zielparameter herbeigeführt werden,
durch die der Verfolgung einer langfristigen und nachhaltigen Unternehmensentwicklung unter besonderer Berücksichtigung von
ESG-Zielen (Environmental, Social and Governance) Rechnung getragen wird.
Das entsprechend angepasste Vergütungssystem für den Vorstand 2023 wurde von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 2. Mai
2023 mit einer Mehrheit von 88,89 % des bei der Beschlussfassung anwesenden Grundkapitals gebilligt. Das durch die Hauptversammlung
gebilligte Vergütungssystem für den Vorstand 2023 ist seit Vorlage an die Hauptversammlung und der entsprechenden Billigung
für den Aufsichtsrat im Anwendungsbereich neu abzuschließender Vorstandsverträge bindend. Im Hinblick auf die Vorstandsdienstverträge
der derzeit amtierenden Vorstandsmitglieder wurden die Zielvereinbarungen im Hinblick auf die Zieltantieme und die langfristig
variable Vergütung (LTI) bereits vor der Hauptversammlung vom 2. Mai 2023 abgeschlossen, sodass in dieser Hinsicht noch das
Vergütungssystem 2022 zur Anwendung kommt.
Auch der vorherige Vergütungsbericht 2022 wurde der Hauptversammlung der Gesellschaft am 2. Mai 2023 vorgelegt und von dieser
mit einer Mehrheit von 95,73 % des bei der Beschlussfassung anwesenden Grundkapitals gebilligt.
VERGÜTUNG DES VORSTANDS
Berücksichtigung des Vergütungssystems des Vorstands und Bestätigung durch die Aktionär:innen
Neben den gesetzlichen Erfordernissen des AktG und des HGB berücksichtigt die Überarbeitung des Vergütungssystems für den
Vorstand 2022 auch die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodexes („DCGK“) und trägt diesen weitestgehend Rechnung. Der Aufsichtsrat hat sich lediglich dagegen entschieden, den Empfehlungen in G.10
Satz 1 und Satz 2 des DCGK zu entsprechen. Der Empfehlung in G.10 Satz 1 DCGK, wonach die variablen Bestandteile der Vorstandsvergütung
überwiegend in Aktien angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt werden sollen, steht der Aufsichtsrat unverändert skeptisch
gegenüber, weil die Mitglieder des Vorstands damit dem Risiko negativer, auf Marktschwankungen beruhender Kursentwicklungen
ausgesetzt wären, auf die der Vorstand keinen unmittelbaren Einfluss hat. Außerdem wird der Empfehlung in G.10 Satz 2 DCGK,
wonach langfristig variable Gewährungsbeträge erst nach vier Jahren verfügbar sein sollen, nicht entsprochen. Stattdessen
sieht das Vergütungssystem eine langfristige variable Vergütung bezogen auf einen dreijährigen Bemessungszeitraum vor, wobei
die Auszahlung jeweils im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung nach Ablauf des dreijährigen Bemessungszeitraums erfolgt.
Der Aufsichtsrat ist nach wie vor der Auffassung, dass damit die angestrebte langfristige Incentivierung hinreichend sichergestellt
ist und durch einen längeren Auszahlungszeitraum nicht gesteigert würde.
Der Aufsichtsrat überprüft die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütung auf horizontaler Ebene auf der Basis eines Vergleichs
mit geeigneten anderen, im TecDAX oder im SDAX börsennotierten Unternehmen, wobei für diesen Marktvergleich insbesondere die
Kennzahlen Umsatz, Anzahl der Mitarbeitenden und Marktkapitalisierung berücksichtigt werden. Der Aufsichtsrat hat in diesem
Zusammenhang die Heidelberger Druckmaschinen AG, die Deutz AG, die Jenoptik AG und die Carl Zeiss Meditec AG als Vergleichsunternehmen
ausgewählt.
Gemäß den Vorgaben des von der Hauptversammlung gebilligten Vergütungssystems lässt sich der Aufsichtsrat bei der Festsetzung
der Vorstandsvergütung von den folgenden Grundsätzen leiten:
| • |
Die Mitglieder des Vorstands sollen dazu angehalten werden, auf die Erreichung der strategischen Unternehmensziele hinzuwirken.
In deren Mittelpunkt stehen (i) die Sicherstellung einer nachhaltigen und langfristigen Unternehmensentwicklung und Wertsteigerung,
(ii) die Steigerung des Marktanteils und des weiteren Wachstums, (iii) der Ausbau der globalen Präsenz, insbesondere in ausgewählten
Wachstumsmärkten, (iv) die Verfolgung einer an der Kundenzufriedenheit orientierten Vertriebspolitik, sowie (v) die Verfolgung
von Nachhaltigkeitszielen, zu denen insbesondere eine Steigerung der Effizienz im Umgang mit Energie und Rohstoffen gehört.
Im Rahmen der variablen Vergütung werden deshalb teilweise neben finanziellen auch nichtfinanzielle Leistungskriterien festgesetzt,
die Aspekten der Corporate Social Responsibility und der Nachhaltigkeit verpflichtet sind.
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| • |
Insbesondere die langfristige variable Vergütung ist ein wesentlicher Bestandteil der Vergütungsstruktur und soll die nachhaltige
und langfristige Unternehmensentwicklung und die Geschäftsstrategie unterstützen.
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| • |
Die Vergütung soll der Größe und wirtschaftlichen Lage des Unternehmens Rechnung tragen.
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| • |
Die Vergütung soll dem individuellen Leistungsbeitrag angemessen entsprechen. Besondere Leistungen sollen mit einer entsprechend
höheren Vergütung honoriert werden, während das Verfehlen von Leistungszielen zu spürbaren Abschlägen bei der Vergütungshöhe
führen soll.
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| • |
Im Vergleich zu Unternehmen ähnlicher Größenordnung soll die Vergütung attraktiv sein, um besonders qualifizierte Vorstandsmitglieder
zu gewinnen und auf Dauer zu halten.
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| • |
Die Vergütung soll zu einer Harmonisierung der Interessen der Vorstandsmitglieder mit denjenigen der Aktionär:innen und der
weiteren Stakeholder:innen beitragen. Insbesondere den variablen, performance-abhängigen Vergütungsbestandteilen kommt in
diesem Zusammenhang eine wesentliche Bedeutung zu.
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In Entsprechung dieser Grundsätze, sowie in Entsprechung des Vergütungssystems für den Vorstand 2023 und der mit den Vorstandsmitgliedern
vereinbarten Vorstandsdienstverträgen, setzte der Aufsichtsrat, unterstützt durch seinen Personalausschuss, im Berichtsjahr
die konkreten Zielparameter der Vorstandsmitglieder fest und traf eine Feststellung über die jeweils individuell vereinbarten
Zielerreichungsparameter. Insbesondere der Definition und etwaigen Anpassung der variablen, performance-abhängigen Vergütungsparameter
kam dabei eine entscheidende Bedeutung zu, um gewährleisten zu können, dass die Vergütung der Vorstandsmitglieder einen wichtigen
Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft leistet.
Das Vergütungssystem des Vorstands 2023 enthält, ebenso wie die Vorstandsdienstverträge der amtierenden Vorstandsmitglieder,
Malus- und Clawback-Regelungen, von denen der Aufsichtsrat im Einzelfall Gebrauch machen kann. Hiernach kann der Aufsichtsrat für die Gesellschaft bei schwerwiegenden
unterjährigen Sorgfaltspflichtverstößen eines Vorstandsmitglieds die entsprechenden variablen Vergütungsbestandteile eines
Vorstandsmitglieds kürzen, vollständig streichen beziehungsweise nach bereits erfolgter Auszahlung ganz oder teilweise zurückfordern.
Der Aufsichtsrat entscheidet hierüber im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen und hat in seiner Entscheidung insbesondere
die Schwere des Verstoßes sowie die Höhe des dadurch verursachten Vermögens- oder Reputationsschadens zu berücksichtigen.
Im Berichtszeitraum hatte der Aufsichtsrat keinen Anlass, von der Möglichkeit der Malus- bzw. Clawback-Regelung Gebrauch zu
machen.
In den Vorstandsdienstverträgen von Dr. Britta Giesen und Wolfgang Ehrk sind ferner – ebenfalls in Entsprechung des geltenden
Vergütungssystems für den Vorstand – Regelungen getroffen worden, nach denen diesen im Falle einer vorzeitigen Beendigung
der Vorstandstätigkeit keine Zahlungen gewährt, zugesagt oder geleistet werden dürfen, die den Wert von zwei Jahresvergütungen
bzw. den Wert der für die Restlaufzeit der Vorstandsdienstverträge überschreiten (sog. „Abfindungs-Cap“). Leistungen in diesem Zusammenhang waren im Berichtsjahr nicht zu erbringen, weil kein Vorstandsmitglied ausgeschieden
ist.
Entsprechend der Vorgabe des Vergütungssystems des Vorstands 2023 sehen die Vorstandsverträge Wettbewerbsverbote vor. Danach
dürfen die Vorstandsmitglieder während der Dauer ihres Anstellungsvertrags nicht für ein Unternehmen tätig werden oder an
einem Unternehmen beteiligt sein, das mit der Gesellschaft oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen im Wettbewerb steht
oder in wesentlichem Umfang Geschäftsbeziehungen zu der Gesellschaft oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen unterhält.
Unzulässig ist zudem auch eine freiberufliche oder beratende Tätigkeit für ein solches Unternehmen. Der Vorstandsdienstvertrag
mit Dr. Britta Giesen hatte eine initiale Laufzeit bis zum 31. Dezember 2023. Auf der Hauptversammlung der Gesellschaft am
2. Mai 2023 hat der Aufsichtsrat der Gesellschaft bekannt gegeben, dass der Vorstandsdienstvertrag von Dr. Britta Giesen vorzeitig
um weitere 5 Jahre bis zum 31. Dezember 2028 verlängert wurde. Aus dem verlängerten Vertrag ergeben sich noch keine Auswirkungen
auf das Berichtsjahr 2023, insbesondere auch keine auf die Höhe der gewährten oder geschuldeten Vergütung. Der bestehende
Vorstandsdienstvertrag mit Wolfgang Ehrk wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2023 um weitere 2 Jahre verlängert und endet am 31.
Dezember 2024.
Der Aufsichtsrat hat für das Berichtsjahr geprüft, dass die im Vergütungssystem des Vorstands 2022 festgesetzte Maximalvergütung
auf Basis der zufließenden Beträge für die amtierenden Mitglieder des Vorstands, nämlich brutto 1,2 Mio. € für den Vorsitzenden
des Vorstands und brutto 800 T € für ordentliche Vorstandsmitglieder, im Berichtszeitraum nicht überschritten wurde. Ausweislich
der nachstehend dargestellten konkreten Vergütungstabellen war dies für die derzeit amtierenden Vorstandsmitglieder nicht
der Fall. Dr. Britta Giesen ist eine Vergütung in Höhe von 695 T € zugeflossen. Wolfgang Ehrk flossen 571 T € zu. Die erhöhten
Maximalvergütungsbeträge des Vergütungssystems des Vorstands 2023 gelten erst für das Berichtsjahr 2024.
Sofern nachfolgend nicht anders angegeben, entsprechen die aktuell bestehenden Vorstandsdienstverträge dem verabschiedeten
Vergütungssystem.
Festvergütung und Sachbezüge
Jedes Vorstandsmitglied erhält eine jährliche Festvergütung, die in zwölf gleichen Teilbeträgen jeweils am Monatsende ausbezahlt
wird. Beginnt oder endet der Dienstvertrag im Verlauf des für die Zahlung der Vergütung maßgeblichen Geschäftsjahres, wird
die Festvergütung für dieses Geschäftsjahr zeitanteilig gezahlt.
Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Vorstands Sachbezüge, insbesondere in Form von zur Verfügung gestellten Firmenwagen,
Auslagen- und Reisekostenersatz sowie einer Unfallversicherung. Die Gesellschaft hat zugunsten der Mitglieder des Vorstands
eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) abgeschlossen, die einen gesetzlich vorgeschriebenen Selbstbehalt
in Höhe von 10 % der Schadenssumme, maximal bis zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds
vorsieht (§ 93 Abs. 2 Satz 3 AktG). Darüber hinaus stellt die Gesellschaft der Vorstandsvorsitzenden Dr. Britta Giesen in
bestimmten Fällen einen Fahrer. Die Nebenleistungen sind von den Vorstandsmitgliedern grundsätzlich selbst zu versteuern.
Davon abweichend besteht in Bezug auf die Gestellung eines Fahrers für Dr. Britta Giesen eine Nettoentgeltvereinbarung, sodass
die Versteuerung in diesem Fall von der Gesellschaft getragen wird.
Erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile
Die erfolgsabhängigen Bestandteile der Vorstandsvergütung setzen sich aus einer jahresbezogenen Tantieme („Zieltantieme“) und einer langfristigen variablen Vergütungskomponente, die auf einen dreijährigen Bemessungszeitraum bezogen ist (Long
Term Incentive, kurz „LTI“), zusammen.
Zieltantieme
Die Zieltantieme soll Mitglieder des Vorstands dazu motivieren, während eines Geschäftsjahres anspruchsvolle und herausfordernde
finanzielle, operative und strategische Ziele zu erreichen. Die Ziele spiegeln die Unternehmensstrategie wider und sind darauf
ausgerichtet, den Unternehmenswert zu steigern.
Die Zieltantieme der Vorstandsmitglieder beträgt bei vollständiger Zielerreichung für die Vorstandsvorsitzende Dr. Britta
Giesen 220 T € und für Wolfgang Ehrk als weiteres Vorstandsmitglied 140 T €. Dabei ist anzumerken, dass maximal die genannten
Beträge als Zieltantieme verdient werden können und dass die Zieltantieme auch bis auf einen Minimalwert von null absinken
kann. Die Zieltantieme wird vom Aufsichtsrat, unterstützt durch den Personalausschuss, entsprechend der Erreichung der mit
den Vorstandsmitgliedern vereinbarten individuellen Leistungskriterien nach Ablauf des Berichtszeitraums festgesetzt, indem
der Grad der tatsächlichen Zielerreichung ermittelt und in das Verhältnis zur angenommen Zielerreichung von 100 % gesetzt
wird. Die Zieltantieme wird im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung für das jeweils vorausgegangene Jahr ausbezahlt.
Die Ermittlung der Zieltantieme für das Berichtsjahr basierte auf den zwischen dem Aufsichtsrat und den einzelnen Vorstandsmitgliedern
vereinbarten individuellen Zielvereinbarungen.
Die Zusammensetzung der gewährten und geschuldeten Vergütung in Bezug auf die Zieltantieme 2022, also die diesbezüglich zugeflossenen
Beträge im Jahr 2023, basiert auf den nachfolgend dargestellten individuellen Zielvereinbarungen, den jeweiligen Gewichtungen
und den sich daraus ergebenden Zielerreichungsgraden. Dabei werden alle amtierenden und ehemaligen Vorstandsmitglieder aufgeführt,
die im Berichtsjahr eine diesbezügliche variable Vergütung erhalten haben.
Die vereinbarten individuellen Zielvorgaben des Jahres 2022 entsprechen sowohl den Vorgaben des Vergütungssystems für den
Vorstand 2022 als auch dem Vergütungssystem für den Vorstand 2023. Zukünftig wird die Zieltantieme entsprechend der Vorgaben
des Vergütungssystems für den Vorstand 2023 ausgestaltet.
Die Auszahlung der Zieltantieme 2022 wurde nach der Hauptversammlung am 2. Mai 2023 vorgenommen.
Noch während der Erstellung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2023 hat sich der Personalausschuss und im Anschluss
daran auch der Gesamtaufsichtsrat außerdem mit der Bewertung der Zieltantieme für das Jahr 2023 beschäftigt. Die individuellen
Zielvereinbarungen, die jeweiligen Gewichtungen und die sich daraus ergebenden vorläufigen Zielerreichungsgrade ergeben sich
aus nachfolgender Übersicht.
Mit Dr. Britta Giesen wurde am 9. April 2024 einvernehmlich ein Aufhebungsvertrag geschlossen. Die Regelungen aus diesem Vertrag
haben sich auf die Höhe der Vergütung im Jahr 2023 nur insoweit ausgewirkt, als der Aufsichtsrat im Zuge dieser Gesamtvereinbarung
die Zielerreichungsgrade für die Zieltantieme 2023 von Dr. Britta Giesen verbindlich, aber abweichend vom sonstigen Festlegungsprozess,
geregelt hat. Auf dieser Grundlage ergaben sich bei ihr für die nichtfinanziellen Zielvorgaben zur Erarbeitung und Vorschlag
einer CSR-Strategie, zur Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und zur Durchführung von Kunden-/Lieferantenbesuchen
Zielerreichungsgrade von jeweils 100 %.
Wolfgang Ehrk erfüllte das Ziel zur Erarbeitung und Vorschlag einer CSR-Strategie zu 91 %, das Ziel zur Durchführung von Kunden-/Lieferantenbesuchen
zu 92 % und das Ziel zur Durchführung von Kapazitätserweiterungen an vier wesentlichen Produktionsstandorten zu 100 %.
Bei den individuellen Zielvorgaben im Hinblick auf die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems bei zwei US-Tochtergesellschaften
lag der Zielerreichungsgrad bei 60 % (Dr. Britta Giesen) beziehungsweise bei 68 % (Wolfgang Ehrk). Ursächlich für die reduzierte
Zielerreichung waren vor allem die nachteiligen Auswirkungen der Implementierung auf die Dokumentation und die Übernahme der
Inventurergebnisse.
Die genannten Beträge wurden als Rückstellung für die Zieltantieme 2023 im Jahresabschluss erfasst.
Langfristige variable Vergütungskomponente/LTI
Darüber hinaus erhält jedes Vorstandsmitglied am Ende eines dreijährigen Bemessungszeitraums eine langfristige variable Vergütung
(Long-Term Incentive oder „LTI“) in Abhängigkeit von der Erreichung bestimmter, zu Beginn eines jeden dreijährigen Bemessungszeitraumes festgelegter Ziele.
Dazu wird dem Vorstandsmitglied zum 1. Januar eines jeden Kalenderjahres innerhalb des dreijährigen Bemessungszeitraums ein
in Euro zu bemessender Ausgangswert der langfristigen variablen Bruttovergütung zugeteilt („zugeteilter Ausgangswert“).
Ob und in welcher Höhe hieraus am Ende eines dreijährigen Bemessungszeitraums eine Auszahlung des LTI erfolgt, bestimmt sich
im Ausgangspunkt – mit je hälftiger Gewichtung – zum einen nach Maßgabe der EBITDA-Entwicklung der Gesellschaft sowie zum
anderen nach der Entwicklung eines oder mehrerer, für den jeweiligen Bemessungszeitraum festgesetzten bzw. festgesetzter Key
Performance Indicators.
Um der nachhaltigen Unternehmensentwicklung über den gesamten dreijährigen Bemessungszeitraum Rechnung zu tragen, unterliegt
die Summe der zugeteilten Ausgangswerte zum Abschluss eines jeden Bemessungszeitraums einer Validierung. Diese Validierung
wurde in dem bisherigen Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands 2022 in der Weise vorgenommen, dass das im Jahresdurchschnitt
erzielte EBIT ins Verhältnis zu einer im Vorfeld vom Aufsichtsrat definierten Ziel-EBIT-Kennzahl gesetzt wird. Weicht das
durchschnittliche EBIT des dreijährigen Bemessungszeitraums von dem Ziel-EBIT insofern ab, als dass es weniger als 75 % beträgt,
entfällt jegliche Zahlung unter dem LTI. Liegt das durchschnittliche EBIT zwischen 75 % und dem Betrag des Ziel-EBIT, erfolgt
eine anteilige Anpassung. Überschreitet das durchschnittliche EBIT im dreijährigen Bemessungszeitraum das Ziel-EBIT, wird
diese Outperformance mit einem anteiligen Zuschlag auf den vertraglich vereinbarten Brutto-LTI-Betrag belohnt, der maximal
25 % des Ausgangswerts betragen kann. Daraus ergibt sich ein maximaler Auszahlungsbetrag in Höhe von 125 % des Ausgangswerts.
Diese Validierung gilt für alle amtierenden Vorstandsmitglieder für jeden dreijährigen Bemessungszeitraum ab dem Jahr 2021
und findet für die derzeitigen Vorstandsmitglieder für die Dauer ihrer derzeit bestehenden Vorstandsdienstverträge Anwendung.
Zukünftige Vorstandsdienstverträge (so insbesondere der ab dem 1. Januar 2024 geltende Vorstandsdienstvertrag von Dr. Britta
Giesen) werden dem Validierungsprozess des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands 2023 folgen. Dieser Validierungsprozess
sieht vor, dass der Aufsichtsrat anstatt eines Ziel-EBIT einen CO2-Höchstausstoß für den Standort Asslar festsetzt. Je nach Erreichung der entsprechenden Zielparameter über den nachfolgenden
dreijährigen Bemessungszeitraum findet eine Einwertung des jeweils erreichten Zielerreichungsgrades statt. Liegt der CO2-Ausstoß niedriger als der definierte CO2-Höchstausstoß, wird der Auszahlungsbetrag am Ende des jeweiligen Bemessungszeitraums umgekehrt proportional und linear entsprechend
des niedrigeren tatsächlichen CO2-Ausstoßes erhöht. Liegt der tatsächliche CO2-Ausstoß höher, findet eine Reduzierung des Auszahlungsbetrages statt. Eine Outperformance ist analog des Vergütungssystems
für die Mitglieder des Vorstands 2022 auf maximal 125 % begrenzt. Gleichzeitig führt eine Überschreitung des CO2-Höchstausstoßes am Standort Asslar um mehr als 125 % zu einem vollständigen Entfall des LTI.
Die vertraglich vereinbarte Zielvergütung innerhalb des LTI liegt, eine vollständige Zielerreichung ohne Berücksichtigung
eines Outperformance-Zuschlags vorausgesetzt, nach drei Jahren bei 230 T € für Dr. Britta Giesen und 160 T € für Wolfgang
Ehrk als weiteres Vorstandsmitglied. Dabei ist anzumerken, dass maximal die genannten Beträge verdient werden können (ohne
Outperformance-Zuschlag) und dass die Zielvergütung auch bis auf einen Minimalwert von null absinken kann.
Die langfristige variable Vergütung wird unter den zuvor beschriebenen Voraussetzungen endgültig allerdings erst am Ende des
jeweiligen dreijährigen Bemessungszeitraums festgesetzt. Die Auszahlung der 2020 zugesagten langfristigen variablen Vergütung
kann somit erstmals nach Ablauf des Geschäftsjahres 2022 erfolgen. Die Auszahlung der 2021 zugesagten langfristigen Vergütung
kann entsprechend erstmals nach Ablauf des Geschäftsjahres 2023 vorgenommen werden. Davon abweichend gibt es im Fall der Beendigung
der Dienstverträge gesonderte Fälligkeitsregelungen, die besagen, dass auch die LTI nach der Hauptversammlung ausgezahlt werden,
die über das dem letzten Dienstjahr entsprechende Geschäftsjahr beschließt.
Die Zusammensetzung der gewährten und geschuldeten Vergütung in Bezug auf die verschiedenen LTIs, also die diesbezüglich zugeflossenen
Beträge im Jahr 2023, basiert auf individuellen Zielvereinbarungen, den jeweiligen Gewichtungen und den sich daraus ergebenden
Zielerreichungsgraden. Im Berichtsjahr 2023 wurde erstmals an Wolfgang Ehrk eine langfristige variable Vergütung nach Maßgabe
der vorgenannten Ausführungen ausgezahlt, die sich wie folgt zusammensetzt:
Noch während der Erstellung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2023 hat sich der Personalausschuss und im Anschluss
daran auch der Gesamtaufsichtsrat außerdem mit der Bewertung der LTI-Zielerreichung für das Jahr 2023 beschäftigt. Die individuellen
Zielvereinbarungen, die jeweiligen Gewichtungen und die sich daraus ergebenden Zielerreichungsgrade ergeben sich aus nachfolgender
Übersicht. Auch hier ist zu beachten, dass die Zielerreichungsgrade bei Dr. Britta Giesen durch den am 9. April 2024 geschlossenen
Aufhebungsvertrag vom Aufsichtsrat abschließend festgesetzt wurden.
   
Das umsatz- und ertragsseitig erfolgreiche Geschäftsjahr der Gesellschaft führte auch im Rahmen der LTI zu einer vollständigen
beziehungsweise annähernd vollständigen Zielerreichung der Vorstandsmitglieder bezogen auf alle laufenden LTI-Dreijahreszyklen.
Insofern wurden die finanziellen Zielvorgaben bezogen auf die Steigerung des EBITDA über ein definiertes Niveau beziehungsweise
über das Vorjahresniveau von allen Vorstandsmitgliedern zu 100 % beziehungsweise zu 94 % erfüllt. Ebenso verhielt es sich
bei den finanziellen Zielsetzungen im Hinblick auf die Steigerung des Pro-Kopf-Konzernumsatzes (LTI Dr. Britta Giesen 2021-2023)
und die Steigerung des Umsatzes im Service-Geschäft (LTI 2022-2024). Die Zielsetzung der Erhöhung der Produktivität von Mitarbeitenden
um jährlich 3 % (LTI Wolfgang Ehrk 2021-2023) und die Reduktion der umsatzbezogenen CO2-Emissionen sowie die Erreichung einer
definierten Anzahl von erfolgreichen Qualifizierungen von Neuentwicklungen bei Kunden (LTI 2022-2024 beziehungsweise LTI 2023-2025
bei beiden Vorstandsmitgliedern) wurde von den Vorstandsmitgliedern ebenso vollumfänglich erfüllt. Die im jeweiligen Dreijahreszeitraum
positive Ergebnisentwicklung war auch für die Erfassung der vorläufigen Outperformance-Zuschläge ursächlich, die für beide
Dreijahreszeiträume 2021-2023 und 2022-2024 Anwendung findet.
Die genannten Beträge wurden als Rückstellung für die Vergütung der jeweiligen LTIs für das Jahr 2023 im Jahresabschluss erfasst.
Gesamte Höhe der Vorstandsvergütung im Geschäftsjahr 2023
In der nachfolgenden Tabelle sind die jedem einzelnen Mitglied des Vorstands im Geschäftsjahr 2023 gewährten und geschuldeten
Gesamtzuwendungen, also die im Geschäftsjahr 2023 und im Vergleichsjahr tatsächlich zugeflossenen Gesamtzuwendungen individuell
für alle amtierenden und ehemaligen Vorstandsmitglieder, die im Berichtsjahr eine Vergütung erhielten, dargestellt. Die Zuflüsse
und Zuwendungen werden zu den entsprechenden Referenzwerten des Geschäftsjahres 2022 ins Verhältnis gesetzt. Nach den Regelungen
des § 162 AktG sind als gewährte und geschuldete Vergütung (Zuflüsse) die Beträge anzugeben, die im Berichtszeitraum fällig
wurden und dem einzelnen Vorstandsmitglied bereits zugeflossen sind oder deren fällige Zahlung noch nicht erbracht ist.
Ergänzend werden nachfolgend die im Berichtsjahr 2023 aufwandswirksam im Jahres- und Konzernabschluss erfassten Vergütungen
der amtierenden Vorstandsmitglieder dargestellt.
Angaben zur relativen Entwicklung der Vorstandsvergütung, der Vergütung der übrigen Belegschaft sowie zur Ertragsentwicklung
der Gesellschaft
Die nachfolgende Mehrjahresübersicht stellt die relative Entwicklung der im jeweiligen Geschäftsjahr zugeflossenen Vergütung
der im Berichtsjahr aktiven Vorstandsmitglieder im Verhältnis zur Vergütung des vorhergehenden Geschäftsjahrs, sowie zu der
Vergütung des oberen Führungskreises der Gesellschaft (nach Maßgabe des Vergütungssystems), der übrigen Belegschaft der Pfeiffer
Vacuum Gruppe sowie ausgewählter Ertragskennziffern der Pfeiffer Vacuum Gruppe dar. Die der Übersicht zugrunde gelegten Bezüge
der Vorstandsmitglieder entsprechen den im betreffenden Geschäftsjahr und im Vorjahr jeweils insgesamt zugeflossenen Beträgen.
Versorgungszusagen zugunsten der Mitglieder des Vorstands
Für Dr. Britta Giesen besteht eine Versorgungszusage in Form eines jährlichen fixen Beitrags zu einer Unterstützungskasse
in Höhe von 50 T €. Eine analog strukturierte Zusage mit einem fixen Jahresbeitrag in Höhe von 25 T € besteht seit dem 1.
Januar 2023 für Wolfgang Ehrk. Die Leistungen der Unterstützungskasse werden über eine Rückdeckungsversicherung einer Lebensversicherung,
die an das jeweilige Vorstandsmitglied verpfändet ist, finanziert.
Weitere Leistungen an ehemalige Mitglieder des Vorstands
Es bestehen endgehaltsabhängige Versorgungszusagen gegenüber ehemaligen Vorstandsmitgliedern. Die auf diesen Personenkreis
entfallenden IFRS-Nettopensionsaufwendungen des abgeschlossenen Geschäftsjahres belaufen sich auf 180 T € (Vorjahr: 840 T
€).
Nach einer Rückführung von 377 T € im Jahr 2022 wurde im Jahr 2023 insgesamt eine Rückführung vom Pfeiffer Vacuum Trust e.
V. in Höhe von 308 T € vorgenommen. Die für ehemalige Vorstandsmitglieder bestehende Nettopensionsverpflichtung (IFRS) beträgt
6.591 T € (Vorjahr: 4.947 T €). Die laufenden Pensionen im Jahr 2023 betrugen 489 T € (Vorjahr: 468 T €). Davon entfallen
87 T € auf Dr. Matthias Wiemer, Mitglied des Vorstands bis 30. Juni 2019 (Vorjahr: 87 T €).
VERGÜTUNG DES AUFSICHTSRATS
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ausschließlich eine fixe Vergütung, die von der Hauptversammlung festgelegt wird.
Am 12. Mai 2021 stimmte die Hauptversammlung dem vorgelegten Vergütungssystem für den Aufsichtsrat zu und setzte in Übereinstimmung
damit die Aufsichtsratsvergütung mit Wirkung ab Beginn des Geschäftsjahres 2021 neu fest.
Danach erhält nunmehr jedes Mitglied des Aufsichtsrats eine jährliche Grundvergütung in Höhe von 45 T €. Die oder der Vorsitzende
des Aufsichtsrats erhält eine jährliche Grundvergütung in Höhe von 105 T €, sein oder ihr Stellvertreter erhält eine Grundvergütung
in Höhe von 70 T €. Zusätzlich zu ihrer Grundvergütung erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats erstmals für die Tätigkeit
in Ausschüssen des Aufsichtsrats jährlich:
| • |
als einfaches Mitglied eines Ausschusses jeweils 5 T €, und
|
| • |
als Vorsitzende:r des Prüfungsausschusses 15 T € und als Vorsitzende:r eines anderen Ausschusses jeweils 10 T €.
|
Diese zusätzliche Vergütung fällt nicht an, sofern in dem Geschäftsjahr keine Sitzung des jeweiligen Ausschusses stattgefunden
hat.
Sofern Aufsichtsratsmitglieder während eines Geschäftsjahres neu gewählt werden oder aus sonstigem Grund ausscheiden, wird
die Vergütung zeitanteilig gezahlt.
Die Zusammensetzung der aufwandswirksam in den Jahren 2023 und 2022 erfassten Aufsichtsratsvergütung stellt sich wie folgt
dar:
Ergänzend stellen wir nachfolgend die in den Jahren 2023 und 2022 gewährte und geschuldete, also die tatsächlich geflossene,
Vergütung dar.
Entsprechend der Beschlussfassung der Hauptversammlung wurde die auf das Jahr 2021 entfallende Vergütung im Januar 2022 an
die Mitglieder des Aufsichtsrats ausgezahlt. Daher ist im Jahr 2021 grundsätzlich keine Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder
ausgezahlt worden. Davon abweichend wurde die Vergütung der Aufsichtsratsvorsitzenden Ayla Busch für das Jahr 2020 erst im
Januar 2021 ausgezahlt. Alle Aufsichtsratsmitglieder erhielten ihre Vergütung für 2021 wie oben ausgeführt im Jahr 2022. Ebenso
verhält es sich mit der Vergütung des Jahres 2022, die den Aufsichtsratsmitgliedern erst zu Beginn des Jahres 2023 ausgezahlt
wurde.
Aus rechentechnischen Gründen können in den in diesem Dokument dargestellten
Informationen Rundungsdifferenzen auftreten.
Asslar, den 7. Mai 2024
Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG
An die Pfeiffer Vacuum Technology AG, Aßlar
Prüfungsurteil
Wir haben den Vergütungsbericht der Pfeiffer Vacuum Technology AG, Aßlar, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31.
Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden.
In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.
Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs.
1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.
Grundlage für das Prüfungsurteil
Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards:
Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (09.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser
Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben.
Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstandards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement
in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1 (09.2022)) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und
der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben
wir eingehalten.
Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats
Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich
der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen
Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen
Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen
der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.
Verantwortung des Wirtschaftsprüfers
Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen
die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.
Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben
mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können.
In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen
Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.
Frankfurt am Main, den 7. Mai 2024
PricewaterhouseCoopers GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
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Dirk Wolfgang Fischer
Wirtschaftsprüfer
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ppa. Samuel Artzt
Wirtschaftsprüfer
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| III. |
Weitere Hinweise und Informationen für die Aktionäre
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| 1. |
Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre und
ihrer Bevollmächtigten
Der Vorstand hat auf der Grundlage von § 118a AktG in Verbindung mit § 12 Abs. 10 der Satzung entschieden, die Hauptversammlung
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) durchzuführen.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der Pfeiffer Vacuum Technology AG, Berliner Straße
43, 35614 Aßlar. Eine physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.
|
| 2. |
Passwortgeschützter Online-Service (InvestorPortal), Übertragung der Hauptversammlung und elektronische Zuschaltung
Die Gesellschaft hat einen passwortgeschützten Online-Service für die Hauptversammlung eingerichtet („InvestorPortal“). Das InvestorPortal ist über die Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
erreichbar und kann voraussichtlich ab Freitag, den 14. Juni 2024, genutzt werden.
Die gesamte Hauptversammlung wird am Freitag, den 5. Juli 2024, ab 10:00 Uhr MESZ live in Bild und Ton über das InvestorPortal
übertragen.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre (dazu Ziffer 4 dieses Abschnitts) bzw. deren Bevollmächtigte können über das InvestorPortal
die Hauptversammlung live in Bild und Ton verfolgen und Aktionärsrechte ausüben. Sie können hier gemäß dem hierfür vorgesehenen
Verfahren unter anderem ihr Stimmrecht wahrnehmen, Vollmachten erteilen, Stellungnahmen einreichen, ihr Auskunftsrecht im
Wege der elektronischen Kommunikation und ihr Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation ausüben oder Widerspruch
zum Protokoll erklären (dazu noch Ziffern 5 und 6 dieses Abschnitts).
Für die Nutzung des InvestorPortals sind Zugangsdaten erforderlich, welche der Anmeldebestätigung zu entnehmen sind, die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten zugesandt wird. Mit diesen Zugangsdaten müssen sich die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte einloggen.
Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erfolgt in Form der elektronischen Zuschaltung zu der Hauptversammlung. Bei
Nutzung des InvestorPortals während der Dauer der Hauptversammlung am 5. Juli 2024 sind die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre
bzw. deren Bevollmächtigte elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.
|
| 3. |
Internetseite der Gesellschaft und dort zugängliche Unterlagen und Informationen
Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen
im Zusammenhang mit der Hauptversammlung – insbesondere die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen – sind ab
dem Datum der Einberufung und während der Dauer der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
zugänglich.
Etwaige im Vorfeld der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge
und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die vorstehende Internetseite zugänglich gemacht. Gleiches gilt
– nach der Hauptversammlung – auch für die Abstimmungsergebnisse.
Über die vorstehende Internetseite der Gesellschaft ist auch das InvestorPortal erreichbar, das den ordnungsgemäß angemeldeten
Aktionären und deren Bevollmächtigten unter anderem die Möglichkeit bietet, die gesamte Hauptversammlung live in Bild und
Ton zu verfolgen (dazu Ziffer 2 dieses Abschnitts).
|
| 4. |
Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 12
Abs. 4 und 5 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer
Sprache anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachweisen, indem sie einen von ihrem depotführenden Institut (Letztintermediär)
in Textform (§ 126b BGB) erstellten besonderen Nachweis über ihren Anteilsbesitz übermitteln. Ein in Textform (§ 126b BGB)
in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3 AktG durch den
Letztintermediär reicht zum Nachweis aus.
Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens Freitag, den 28. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, unter der nachfolgenden Adresse zugehen:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich gemäß §§ 123 Abs. 4 Satz 2, 121 Abs. 7 AktG auf den Geschäftsschluss des 22. Tages
vor der Hauptversammlung, demnach auf Donnerstag, den 13. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, („Nachweisstichtag“) zu beziehen. Diesem kürzlich entsprechend geänderten und vorliegend maßgeblichen Wortlaut von § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG
entspricht weiterhin – materiell unverändert – der in § 12 Abs. 5 Satz 2 der Satzung genannte Stichzeitpunkt, wonach sich
der Nachweis auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen hat (siehe dazu auch Tagesordnungspunkt 6,
unter welchem die Anpassung der Satzung an den geänderten Wortlaut von § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG vorgesehen ist).
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme und die Ausübung der Aktionärsrechte nur derjenige als Aktionär, der
sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts fristgerecht
nachgewiesen hat („ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre“).
Bedeutung des Nachweisstichtages
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem
im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die
Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes
nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts gegenüber der Gesellschaft
ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, das heißt Veräußerungen von Aktien nach dem
Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts.
Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch
keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur berechtigt (insbesondere
stimmberechtigt), soweit sie sich von dem bisherigen Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf eine etwaige Dividendenberechtigung.
Anmeldebestätigung und Zugangsdaten für die Nutzung des InvestorPortals
Nach dem fristgerechten Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes wird dem jeweiligen Aktionär oder seinem
Bevollmächtigten eine Anmeldebestätigung mit den für die Nutzung des InvestorPortals erforderlichen Zugangsdaten sowie mit
Formularen für Vollmachtserteilung an Dritte und die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter übersandt.
|
| 5. |
Verfahren für die Stimmrechtsausübung
| a) |
Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann zum einen vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) unter der nachfolgenden Adresse erfolgen:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Auf diesem Übermittlungsweg abgegebene Briefwahlstimmen müssen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens
Donnerstag, den 4. Juli 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Bis zu diesem Zeitpunkt können sie auch in der gleichen Weise geändert
oder widerrufen werden.
Aus abwicklungstechnischen Gründen sollte für die Briefwahl in Textform das dafür von der Gesellschaft bereitgestellte Formular
genutzt werden. Dieses Formular wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären mit der Anmeldebestätigung zugesandt und ist
auch über die Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
abrufbar.
Die Abgabe von Briefwahlstimmen kann zum anderen vor und während der Hauptversammlung unter Nutzung des InvestorPortals (dazu Ziffer 2 dieses Abschnitts) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen („elektronische Briefwahl“). Die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl über das InvestorPortal ist voraussichtlich ab dem 14.
Juni 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 5. Juli 2024 durch die Versammlungsleiterin für die jeweilige Abstimmung
angekündigten Zeitpunkt möglich. Über das InvestorPortal können Aktionäre und deren Bevollmächtigte auch während der Hauptversammlung
bis zu diesem Zeitpunkt etwaige zuvor im Wege der Briefwahl – auch auf anderem Wege – erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.
|
| b) |
Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte können sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft
benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten lassen („Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft“).
Den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft müssen neben der Vollmacht auch ausdrückliche und eindeutige Weisungen der Aktionäre
für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß
abzustimmen; sie können das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche
und eindeutige Weisung erteilt wurde, enthalten sie sich der Stimme. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden keine
Aufträge zu Wortmeldungen oder Fragen, zum Stellen von Anträgen oder zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
entgegennehmen.
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann zum einen vor der Hauptversammlung
in Textform (§ 126b BGB) unter der nachfolgenden Adresse erfolgen:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auf diesem Übermittlungsweg müssen
der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens Donnerstag, den 4. Juli 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Bis zu
diesem Zeitpunkt können Vollmacht und Weisungen auch in der gleichen Weise geändert oder widerrufen werden.
Ein Formular für die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in Textform wird den
ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären mit der Anmeldebestätigung zugesandt und ist auch über die Internetseite der Gesellschaft
unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
abrufbar.
Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann zum anderen vor und während
der Hauptversammlung unter Nutzung des InvestorPortals (dazu Ziffer 2 dieses Abschnitts) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Die Vollmachts- und Weisungserteilung
über das InvestorPortal ist voraussichtlich ab dem 14. Juni 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 5. Juli
2024 durch die Versammlungsleiterin für die jeweilige Abstimmung angekündigten Zeitpunkt möglich. Über das InvestorPortal
können Aktionäre und deren Bevollmächtigte auch während der Hauptversammlung bis zu diesem Zeitpunkt eine etwaige zuvor –
auch auf anderem Wege – erteilte Vollmacht bzw. zuvor erteilte Weisungen ändern oder widerrufen.
|
| c) |
Bevollmächtigung Dritter
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können sich – neben den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft – auch durch einen sonstigen
Dritten, z.B. einen Intermediär vertreten und durch diesen ihr Stimmrecht (sowie ihre sonstigen Rechte) ausüben lassen. Die
bevollmächtigten Dritten können ihrerseits das Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht und Weisungen
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Für den Fall, dass ein Aktionär mehr als eine Person bevollmächtigt,
kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Sofern nicht Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG
oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten
(i.S.v. § 135 Abs. 8 AktG), bevollmächtigt werden, bedürfen die Erteilung einer Vollmacht, deren Widerruf und der Nachweis
der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Dabei kann die Vollmacht entweder gegenüber der
Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem bevollmächtigten Dritten erteilt werden.
Für die Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft, ihren Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber einem
Bevollmächtigten erklärten Vollmacht beziehungsweise deren Widerruf steht die nachfolgend genannte Adresse zur Verfügung:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht in Textform verwendet werden kann, wird den ordnungsgemäß angemeldeten
Aktionären mit der Anmeldebestätigung zugesandt und ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
abrufbar.
Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft
auf dem Postweg oder per E-Mail, so muss diese Erklärung der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens Donnerstag,
den 4. Juli 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen.
Vollmachten können voraussichtlich ab dem 14. Juni 2024 bis zum Schluss der Hauptversammlung auch unter Nutzung des InvestorPortals erteilt, geändert und widerrufen werden. Dies gilt auch für zuvor auf anderem Wege erteilte Vollmachten.
Bei der Bevollmächtigung von Intermediären sowie Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig
gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG), sowie
den Widerruf der entsprechenden Vollmacht und den Nachweis der Bevollmächtigung sind die relevanten gesetzlichen Bestimmungen
zu beachten, es gilt § 135 Abs. 1 bis 7 AktG. Insbesondere muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Intermediär
erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit
der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Intermediäre können zum Verfahren für ihre Bevollmächtigung und
zu deren Form eigene Regelungen vorsehen. Entsprechendes gilt für Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder Personen,
die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (§ 135 Abs. 8 AktG).
Aktionäre, die einen Intermediär oder eine in § 135 Abs. 8 AktG genannte Person bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten,
mit diesen Institutionen oder Personen mögliche Besonderheiten in Bezug auf Verfahren und Form der Vollmachtserteilung abzustimmen.
Auf das Verfahren nach § 135 Abs. 1 Satz 5 AktG wird hingewiesen.
Die Nutzung des InvestorPortals durch Bevollmächtigte setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten
erhält.
|
| d) |
Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung
Sollten fristgemäß auf unterschiedlichen Übermittlungswegen Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
erteilt beziehungsweise Briefwahlstimmen abgegeben werden, wird unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs, sofern vorhanden, ausschließlich
die elektronisch über das InvestorPortal erfolgte Briefwahl beziehungsweise die elektronisch über das InvestorPortal vorgenommene
Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft als verbindlich betrachtet, andernfalls entsprechende
Erklärungen per E-Mail.
Gehen auf demselben Übermittlungsweg mehrere Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu, wird
von diesen die zuletzt zugegangene als verbindlich betrachtet. Dies gilt entsprechend für mehrere Briefwahlstimmen.
Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
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| 6. |
Angaben zu den Rechten der Aktionäre
| a) |
Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre der Gesellschaft, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht 493.383 Aktien
der Gesellschaft) oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000,00 (dies entspricht 195.313 Aktien der Gesellschaft) erreichen,
können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden.
Ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung muss schriftlich (im Sinne des § 122 Abs. 2 in Verbindung mit § 122 Abs. 1 Satz
1 AktG) an den Vorstand der Pfeiffer Vacuum Technology AG gerichtet werden und der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den
4. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Das Ergänzungsverlangen kann an folgende Adresse gerichtet werden:
Vorstand der Pfeiffer Vacuum Technology AG
Berliner Straße 43
35614 Aßlar
E-Mail: HV2024@pfeiffer-vacuum.com
|
| b) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können in der Hauptversammlung Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder
Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten stellen sowie Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
oder Abschlussprüfern machen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge werden mit den jeweils zugehörigen weiteren Angaben über die Internetseite der Gesellschaft
unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft – bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft
zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG – bis spätestens Donnerstag, den 20. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, unter der
nachfolgenden Adresse zugehen:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
Investor Relations
Berliner Straße 43
35614 Aßlar
E-Mail: HV2024@pfeiffer-vacuum.com
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 Abs. 1 AktG bzw. § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten
gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu diesen Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen kann
das Stimmrecht nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung (dazu Ziffer 4 dieses Abschnitts) auf den in dieser Einladung beschriebenen
Wegen (dazu Ziffer 5 dieses Abschnitts) ausgeübt werden. Sollte der Gegenantrag oder Wahlvorschlag von einem Aktionär stammen,
der nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist, so muss der Gegenantrag oder Wahlvorschlag in
der Hauptversammlung nicht behandelt werden.
Das Recht eines jeden Aktionärs, auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft (und Zugänglichmachung)
während der Hauptversammlung (im Rahmen seines Rederechts im Wege der Videokommunikation über das InvestorPortal) Gegenanträge
zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten zu stellen bzw. Wahlvorschläge zu machen, bleibt unberührt.
|
| c) |
Einreichung von Stellungnahmen nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte können vor der Hauptversammlung gemäß § 130a Abs. 1, 2 und Abs.
4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einreichen. Derartige Stellungnahmen
sind in Textform ausschließlich über das InvestorPortal einzureichen und müssen der Gesellschaft so bis spätestens Samstag,
den 29. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Anderweitig adressierte Stellungnahmen werden nicht berücksichtigt. Die Länge
der Stellungnahme darf 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten.
Die Gesellschaft wird ordnungsgemäß eingereichte Stellungnahmen bis spätestens Sonntag, den 30. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ,
unter Nennung des Namens des einreichenden Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft unter
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
veröffentlichen. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden dort ebenfalls veröffentlicht. Stellungnahmen müssen nicht zugänglich
gemacht werden, wenn ein Fall des § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 3 oder 6 AktG entsprechend vorliegt oder die Stellungnahme mehr
als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfasst.
Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Einreichung von Fragen, zum Stellen von
Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung. Im Rahmen von Stellungnahmen
erklärte Fragen, Anträge oder Wahlvorschläge sowie Widersprüche werden daher in der Hauptversammlung nicht bzw. nur dann berücksichtigt,
wenn sie nach den in dieser Einladung jeweils geregelten Vorgaben gestellt bzw. erklärt werden.
|
| d) |
Rederecht nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben
in der Versammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Spätestens ab dem Beginn der Hauptversammlung
können Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im InvestorPortal Redebeiträge anmelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a
Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG und alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG können Bestandteil des Redebeitrags sein.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten benötigen für die Ausübung des Rederechts ein internetfähiges Endgerät (z.B. PC, Laptop,
Tablet oder Smartphone), welches über eine Kamera und ein Mikrofon verfügt, auf die jeweils vom Browser aus zugegriffen werden
kann. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem
und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit
nicht sichergestellt ist.
|
| e) |
Auskunftsrecht nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG
Gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf ein in der Hauptversammlung gestelltes Verlangen vom Vorstand Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft, einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem
verbundenen Unternehmen, der Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, zu geben, soweit
die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht
besteht.
Die Versammlungsleiterin ist berechtigt und plant gemäß § 131 Abs. 1f AktG anzuordnen, dass das Auskunftsrecht nach § 131
Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über das InvestorPortal, also im Rahmen
der Ausübung des Rederechts (siehe zuvor unter Buchstabe d)) wahrgenommen werden kann. Eine anderweitige Einreichung von Fragen
im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.
Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre können Verlangen nach § 131 Abs. 4 und Abs. 5 AktG im Wege der elektronischen
Kommunikation ebenfalls über das InvestorPortal übermitteln.
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| f) |
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8, 245 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben
die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG Widerspruch gegen die Beschlüsse
der Hauptversammlung zu erklären. Solche Widersprüche können ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung
durch die Versammlungsleiterin über das InvestorPortal zur Niederschrift des Notars erklärt werden.
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| g) |
Weitergehende Erläuterungen zu den Aktionärsrechten
Weitergehende Erläuterungen zu den vorgenannten Rechten der Aktionäre können über die Internetseite der Gesellschaft unter
der Adresse
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
abgerufen werden.
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| 7. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Euro 25.261.207,04, eingeteilt
in 9.867.659 auf den Inhaber lautende Stückaktien (Aktien).
Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung
9.867.659 Stück. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
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| 8. |
Informationen zum Datenschutz
Im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, sowie im Rahmen der Teilnahme an der Hauptversammlung
verarbeitet die Pfeiffer Vacuum Technology AG, als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung
personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Aktionärsvertreter (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung,
Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer), um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Zusammenhang
mit der der Hauptversammlung zu ermöglichen. Außerdem verarbeitet die Pfeiffer Vacuum Technology AG die personenbezogenen
Daten zur Erfüllung ihrer rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung.
Soweit die Pfeiffer Vacuum Technology AG zur Ausrichtung der Hauptversammlung Dienstleister beauftragt, sind diese zur Vertraulichkeit
verpflichtet und verarbeiten diese personenbezogenen Daten ausschließlich nach ausdrücklicher Weisung der Pfeiffer Vacuum
Technology AG.
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen hat jeder Betroffene ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-,
Löschungs- und ggf. Widerspruchsrecht bezüglich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung.
Diese Rechte können gegenüber der Pfeiffer Vacuum Technology AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht
werden:
Pfeiffer Vacuum Technology AG
Investor Relations
Berliner Straße 43
35614 Aßlar
Tel.: +49 6441 802-1360
E-Mail: investor.relations@pfeiffer-vacuum.com
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH
Henning Welz
Tel.: +49 6421 8 04 13 – 10
E-Mail: data.protection@pfeiffer-vacuum.com
Zudem steht jedem Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung
zu.
Weitergehende Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Pfeiffer Vacuum Technology AG und deren Bevollmächtigte im Hinblick
auf die Datenverarbeitung für Zwecke der Hauptversammlung können über die Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse
group.pfeiffer-vacuum.com/hauptversammlung
abgerufen oder bei unserem Datenschutzbeauftragten postalisch oder per E-Mail angefordert werden.
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| 9. |
Technischer Support
Bei technischen Fragen zum InvestorPortal stehen den Aktionären, ihren Bevollmächtigten und Intermediären von Montag bis einschließlich
Freitag (außer an Feiertagen) zwischen 09:00 und 17:00 Uhr MESZ die Mitarbeiter unseres Hauptversammlungs-Dienstleisters Computershare
unter der Telefonnummer
+49 89 3 09 03 – 63 65
zur Verfügung.
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Aßlar, im Mai 2024
Pfeiffer Vacuum Technology AG
Der Vorstand
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