promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Mönchengladbach
WKN 693 460 * ISIN DE 0006934607
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
(virtuelle Hauptversammlung)
Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft herzlich zur ordentlichen Hauptversammlung 2021 ein, welche am Montag,
dem 13. Dezember 2021, um 9:30 Uhr stattfindet.
Die Hauptversammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in den Räumlichkeiten der vorgenannten
AG, Oberlinstr. 26, 4239 Mönchengladbach, statt.
Die gesamte Versammlung wird unter der Internetadresse der Gesellschaft
www.promedtheus.de/hv
im Wege elektronischer Zuschaltung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (keine elektronische Teilnahme) in Bild und Ton
übertragen.
I. Tagesordnung
1. |
Vorlage des durch die Billigung des Aufsichtsrates festgestellten Jahresabschlusses. Lagebericht und Erläuterung des Jahresabschlusses
2020 durch den Vorstand und Bericht des Aufsichtsrates
|
2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 119.933,69 EUR,
der dem ausgewiesenen Jahresüberschuss 2020 entspricht, wie folgt zu verwenden:
a) |
118.125,00 EUR auszuschütten an die Aktionäre der Gesellschaft in Form einer Dividende in Höhe von 1,35 EUR je Stückaktie,
(Die Ausschüttung erfolgt bezogen auf 87.500 Stückaktien, da 2.500 Stückaktien aktuell durch die AG selbst und damit weder
stimm- noch dividendenbezugsberechtigt gehalten werden.)
|
b) |
1.808,69 EUR einzustellen in die Gewinnrücklage.
|
|
3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
|
4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
|
5. |
Sonstiges
|
II. Teilnahme an der Hauptversammlung (im Wege elektronischer Zuschaltung)
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß Satzung nur diejenigen Aktionäre zugelassen,
welche sich bis 7 Tage vor der Hauptversammlung (demnach bis zum Ablauf des 06. Dezember 2021) durch Vorlage der Aktienurkunde oder der Bestätigung eines Notars oder einer Wertpapiersammelbank, wonach die Aktien bis
zum Ablauf der Hauptversammlung hinterlegt sind, legitimieren.
Nach fristgerechter Anmeldung und fristgerechtem Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden
den Aktionären oder den ordnungsgemäß Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Zugangskarten für die elektronische Zuschaltung
zur Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig
für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Eine elektronische
Zuschaltung zur Hauptversammlung ist nur mit den auf der Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten möglich.
III. Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation
Aktionäre oder Aktionärsvertreter können das Stimmrecht nur im Wege elektronischer Kommunikation mittels elektronischer Briefwahl
(oder über Vollmachtserteilung) ausüben. Eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung ist für
die Ausübung des Stimmrechts nicht erforderlich. Es wird darauf hingewiesen, dass zur Stimmabgabe eine ordnungsgemäße Anmeldung
zur Hauptversammlung in der vorstehend unter Abschnitt II (‘Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung’)
angegebenen Weise erforderlich ist und dass Aktionäre zur Stimmrechtsausübung die Zugangskarte benötigen, die ihnen nach ordnungsgemäßer
Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung zugeschickt wird. Die Stimmabgabe per elektronischer
Briefwahl erfolgt sowohl vor als auch während der Hauptversammlung über das über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.promedtheus.de/hv
erreichbare promedtheus‐Investor‐Portal unter dem Punkt ‘Briefwahl’. Die Stimmabgabe ist für angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter
ab 06. Dezember 2021, 12:00 Uhr, und damit bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 13. Dezember 2021 um 09:30 Uhr unter
Verwendung der auf der ihnen zugesandten Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten ebenfalls über die Internetseite der Gesellschaft
unter
www.promedtheus.de/hv
über das promedtheus‐Investor‐Portal unter dem Punkt ‘Briefwahl’ möglich. Die Möglichkeit zur Stimmabgabe endet nach dem Ende
der Generaldebatte nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater,
Akionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der elektronischen Briefwahl
bedienen. Weitere Hinweise zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl finden sich auch auf den Zugangskarten, welche die
ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, sowie auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.promedtheus.de/hv
IV. Rechte der Aktionäre, Fragemöglichkeiten
1. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 und § 127 AktG
Jeder Aktionär hat das Recht, einen Gegenantrag gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten
der Tagesordnung zu stellen. Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse
mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am Montag, den 29. November 2021, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden
nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme
der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.proemdtheus.de/hv
zugänglich gemacht. Für die Übermittlung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich:
promedtheus AG Vorstand Oberlinstr. 26 41239 Mönchengladbach
oder in elektronischer Form gemäß § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuchs per E‐Mail an:
info@promedtheus.de
Daneben werden Aktionären, die dies schriftlich unter der vorgenannten Anschrift beantragen, etwaige Begründungen, Wahlvorschläge
und gegebenenfalls nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzende Inhalte sowie eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung unverzüglich
kostenlos per Briefpost übermittelt.
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und einer etwaigen Begründung sowie eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft
unter den in §§ 127 Satz 1, 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen.
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen nicht zugänglich gemacht werden. Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich
zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt,
wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.
2. Auskunftsrecht; Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation
Der Vorstand hat mit Beschluss vom 02. November 2021 mit Zustimmung des Aufsichtsrats vom selben Tag entschieden, dass Fragen
bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 11. Dezember 2021 (24:00 Uhr), im Wege elektronischer
Kommunikation bei der Gesellschaft einzureichen sind. Fragen sind ausschließlich in deutscher Sprache einzureichen. Nach Ablauf
der vorstehend genannten Frist oder nicht in deutscher Sprache eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt. Zugleich hat
der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats vom selben Tag entschieden, dass nur solche Aktionäre oder Aktionärsvertreter
die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, die sich bis spätestens 06. Dezember 2021 (24:00 Uhr) in der vorstehend unter Abschnitt
II. (‘Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung’) angegebenen Weise bei der Gesellschaft ordnungsgemäß
angemeldet haben.
Die Einreichung von Fragen kann nur durch angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter unter Verwendung der auf der ihnen
zugesandten Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.promedtheus.de/hv
über das promedtheus‐Investor‐Portal unter dem Punkt ‘Fragen’ erfolgen.
Es können auch Fragen im Rahmen der Hauptversammlung selbst gestellt werden, sofern der teilnehmende Aktionär über die geeignete
technische Ausstattung verfügt (siehe dazu auch V. Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung).
Der Vorstand bemüht sich, alle Fragen zu beantworten, entscheidet aber ggf. – abweichend von § 131 AktG – nach pflichtgemäßem,
freien Ermessen über die Beantwortung von Fragen. Ausweislich der Gesetzesbegründung zum COVID‐19‐Gesetz hat die Verwaltung
keinesfalls alle Fragen zu beantworten, sie kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen
auswählen. Sie kann dabei Aktionärsvereinigungen und Institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.
Die Beantwortung eingereichter Fragen erfolgt in der Hauptversammlung am 13. Dezember 2021.
Es ist derzeit vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese
der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen haben.
V. Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung sowie zur Nutzung des promedtheus‐Investor‐Portals und zur Ausübung von
Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild‐ und Tonübertragung der
Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit
empfohlen.
Nutzen Sie zum Empfang der Bild‐ und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser
und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den Zugang zum promedtheus‐Investor‐Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangskarte,
welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersandt bekommen.
Auf dieser Zugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im promedtheus‐Investor‐Portal auf
der Anmeldeseite anmelden können.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung
zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich -, die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der
Hauptversammlung auszuüben. Über das promedtheus‐Investor‐Portal ist die Ausübung des Stimmrechts für angemeldete Aktionäre
oder Aktionärsvertreter ab dem 10. Dezember 2020 (0:00 Uhr) – entsprechend dem Nachweisstichtag/’Record Date’ – möglich.
VI. Hinweis zur Verfügbarkeit von Bild- und Tonübertragung
Die Aktionäre können die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild‐ und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild‐
und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des promedtheus‐Investor‐Portals kann nach dem heutigen
Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen
von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher
keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste,
der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild‐ und Tonübertragung sowie den Zugang zum promedtheus‐Investor‐Portal
und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der
für den Online‐Service eingesetzten Hard‐ und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen,
soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten
zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
Mönchengladbach, im November 2021
Der Vorstand
Hinterlegungsstelle:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG Oberlinstr. 26 D-41239 Mönchengladbach Fax: +49 2431 / 948438-9
|